如何成功實施審核風險評估

如何成功實施審核風險評估

編者按

本文發表于2017年2月的《質量世界》雜志，作者安德魯?沃德是Get On With Business公司的獨立顧問，專門從事系統過程分析和風險評估。本文介紹了英國保富集團和橫貫鐵路公司定制的審核解決方案。該方案將審核流程分解成六個階段：生成適用的審核清單、識別評估因子、確定各因子的權重、設定評估因子評分標準、應用評分、設定重要邊界。

就核查質量流程和產出而言，審核計劃是一項基本要求，它決定了在什么時候審核哪些方面的內容。然而，理解“哪些方面”和“什么時候”也是一個很大的挑戰。

英國保富集團與橫貫鐵路公司在合同期內產生了這一問題。為期三年的新伍爾維奇站建設項目在修建到一半時，發現盡管制訂了審核計劃，卻沒有現成的、可應用于該項目的審核方法。質量團隊很快意識到，沒有可供參考的先例則意味著需要專門定制一個系統方法，來精準地滿足該項目的審核需要。

當他們開始這個項目的時候，他們希望技術方案包含幾個可交付成果，使其在合同期限內得到有效應用（并適用于其他工作或情況）。其中，風險評分必須是可視化的，以便客戶進行審查，數據必須以便于審核的方式進行編排；項目的審核過程還必須有足夠的靈活性，可以增加額外指標，以便在不必重新評定現有主題的情況下進行評分；在對風險進行評估時，人們通常容易忽略許多可能導致事件發生和后果的風險因子。這些因子被定義為子主題，并可基于交互作用進行評分。

所采用的評分流程必須確保可能導致風險發生和后果的因子是預先確定的，并且在每個主題中都是一致的。它應是一個定量的系統，其結果以數字形式表現，可以用來比較。在風險評估中采用數字形式會產生一個問題，即人們傾向于將數字絕對化，并避開對問題的解決。該團隊通過設定一系列比對來克服這一困難。一旦要實現的目標明確下來，他們就設計了一個實現這些目標的流程。整個審核流程被劃分為六個階段，可以被系統地應用、添加或在后期加以更改。

表1

表2

一、生成適用的審核清單

遺憾的是，許多審核計劃根本沒有完成，而且不是利用系統方法生成的。這些審核計劃通常做得很漂亮，但它們缺少生成適用的審核清單的明確依據。

審核清單應當通過系統的方式來生成。針對橫貫鐵路公司的合同，他們審查了相關的文件，包括合同交付、說明書、設計標準、計劃和策略，以及橫貫鐵路公司自身的管理系統。他們必須要確保接受審核的主題是可管理的。經驗表明，如果主題超過40個，將會導致審核重復并耗費大量的資源。

首先，他們會生成一個很長的審核主題清單，并注釋它們的來源、概述它們的范圍。然后，他們標注出合同中要求執行審核的地方，以確保它們能得到執行。

表3

二、辨識評估因子

在第二階段，該團隊需要識別評估流程中的重要因子。每個因子都適用于審核清單中的全部主題。這些評估因子是基于可能性和后果確定的。表1列出了已識別出的應用于施工工作的評估因子。

三、確定各因子的權重

為了進行成功的審核風險評估，需要對已識別的評估因子進行比較。該團隊為各個因子制定了從1到5的權重，其中5為最高級。合同存續期間，在伍爾維奇項目的實踐應用中，評級大部分保持在3或5（見表2）。

表4

表5

四、設置評估因子的評分標準

接下來，他們對每個評估因子進行描述和分級，并對它們賦值。然后，他們制作了一個清單，對每個評估因子按照1～5設置評分，其中最高的評分意味著影響最大。

五、評分的應用

設定好系統后，就可以將各因子應用于評估。你需要對照所有審核主題逐一查看評估因子，以確定最適合的分值。以表4中“員工的培訓和能力”為例，其下有兩個評估因子：對合同價值的影響分為2，對項目的影響分為3。總分是通過評分乘以權重來計算的。通過電子表格的設置，可以很容易地計算出結果。因此，在該例子中，對于“員工的培訓和能力”，剩余工期分數4乘以權重3為12，然后將12加到總分中。對所有的評估因子重復這一算法，該列計算的總和就是總分。

六、設定重要邊界

如前所述，這個方案設計的目的是避免關于價值和數字的激烈爭論。通過以組別來計算總分，反映審核主題對項目整體交付的影響，這一問題得以解決。根據剩余18個月的合同工期，表5顯示了需要進行主題審核的緊迫性。之后，針對一個連續流程的行業進行了類似的實踐，采用了類似的評分方式，并引入了季度評審。

評估審核計劃

成功的實踐表明，應當對所有的審核計劃進行定期評估，以反映工作場所和工作方法的變化。

這可以是簡單評估每個階段，以確認流程的有效性。如果需要進行變革，則對需要改進的領域重新評分，以便輕松地與以前的審核評分進行比較。通過這樣的方法，審核計劃得以進步和發展，反映出企業或項目當下關注的問題。

采用這一流程選擇審核的主題，意味著你可以從審核流程中獲得最大的經營效益。通常來說，流程本身缺乏被審核的足夠證據，但是通過審核風險評估，你可以確保獲得可供使用的證據。

通過分配數字，你可以清楚地了解決策背后的原因，并且方便客戶或他人（如認證機構）進行審查。

即使情況發生變化，也很容易對整個過程進行重新評估。總之，審核計劃是質量檢測工具箱中的一個有用的技術。

（賈潤田 編譯）