淺談事業單位檔案規范化管理的現狀及優化策略

董通升

摘 要 檔案是企事業單位經營決策的重要參考依據，檔案管理工作是各項工作順利運行的基礎。隨著社會的發展，我國事業單位檔案管理面貌有所改善，但是整體來看，事業單位的檔案規范化管理工作仍有待進一步優化。本文結合事業單位檔案規范化管理的現狀，提出了優化事業單位檔案規范化管理工作的策略。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 現狀 優化策略

事業單位是我國行政服務體系的重要組成部分，規范化的檔案管理工作可以為事業單位發展提供可靠的參考依據，事業單位的檔案規范化管理早已起步。不過，隨著社會發展，事業單位檔案工作管理出現了許多新情況、新問題。在這樣的情形下，事業單位有必要進一步探索檔案規范化管理的新方法、新路徑，以促使檔案管理工作持續向前發展。

一、事業單位檔案規范化管理現狀

（一）制度有待完善

如今，我國已經步入改革深水區，在國家建設和經濟發展中，事業單位所承擔的任務越來越重。與此同時，事業單位產出、形成的檔案資料的數量也越來越多，事業單位規范化管理形勢緊迫。面對這樣的環境，傳統的檔案管理模式和策略已經無法滿足事業單位檔案管理工作的需要，事業單位必須在檔案規范化上做出更大的努力，以提高檔案規范化管理水平。但是，結合實際來看，許多事業單位至今對檔案管理工作仍存在錯誤的認識，認為檔案管理工作無法創造直接效益，根本不必在上面花費太多的精力。受此影響，許多單位的檔案管理制度、管理隊伍建設水平都較低。由于缺少制度規范和要求，真正能做到檔案規范化管理的事業單位非常少。

（二）設施簡陋，管理隊伍專業知識匱乏

信息技術的快速發展，為其在各行業的廣泛應用提供了良好的條件。如今，在信息化浪潮的推動下，許多事業單位在檔案信息化管理上也取得了顯著成績。但是，受傳統“重經營、輕管理”思想的影響，部分事業單位始終認識不到檔案管理工作的重要性，單位檔案管理工作仍處于手工、人工的管理階段。由于單位在檔案管理上的投入有限，所以單位檔案管理設備嚴重老化，檔案室環境非常簡陋，許多珍貴的檔案資料都得不到有效保護，檔案破損、丟失等問題時有發生。有的事業單位雖然很早就踏上了檔案信息化管理之路，但是由于經驗不足，人手短缺，檔案信息化管理水平較低，檔案信息化管理局限于檔案信息化加工和存儲等方面，檔案使用和共享信息化還有很長的一段路要走。

二、優化事業單位檔案規范化管理工作的策略

（一）完善檔案規范化管理制度

在信息社會，信息就是財富。檔案是一種寶貴的信息資源，它在事業單位的發展過程中起著重要的作用。而要想發揮檔案在事業單位經營管理中的積極作用，事業單位必須對檔案管理工作給予高度重視，以制度的形式將檔案規范化管理固定下來。這就要求事業單位從檔案信息化管理制度建設入手，完善檔案規范化管理工作制度，就檔案收集、鑒定、歸檔、借閱、保密、復制、統計、管理和銷毀事項作出明確規范，為檔案規范化管理提供制度保障。然后，完善檔案工作崗位責任制，明確檔案部門、檔案員的職責和權限，嚴格檔案規范化管理標準，要求檔案部門、檔案員認真履行職責，做好檔案規范化管理工作。

（二）增強意識，提高服務水平

隨著社會發展與進步，事業單位的各項工作與檔案管理工作的關聯也會更加緊密。這也要求事業單位的領導干部、管理層站在發展的角度，給予檔案管理工作以高度重視和大力支持。首先，事業單位的領導干部要樹立現代管理理念，增強檔案規范化管理意識，為檔案管理工作提供足夠的人力、物理和資源配備。其次，做好檔案管理領導工作，建立檔案管理隊伍，培養檔案管理人才梯隊，并就檔案部門的工作態度、工作標準、工作目標提出具體要求，定期對檔案管理工作進行檢測和指導，督促相關部門嚴格落實管理責任制，配合檔案部門做好檔案管理工作。再次，結合單位檔案管理工作實際，在單位范圍內積極開展檔案宣傳教育工作，借助展板擺放、發放宣傳頁、集體活動等形式宣傳檔案管理工作的重要性，鼓勵檔案部門強化服務意識，積極探索檔案規范化管理途徑，拓寬檔案規范化服務路徑。最后，完善檔案管理考核機制，推動檔案工作朝著制度化、規范化方向不斷前進。

（三）改善檔案管理水平，提高檔案開發水平

如今，許多行業的信息開發和管理已經進入了信息化時代，事業單位在檔案規范管理上也要以信息化為方向，制定信息化、電子化管理目標，逐步提高檔案信息化管理水平。事業單位的檔案信息化管理要從檔案管理環境優化做起，這就要求事業單位加大檔案管理資金投入，建立檔案信息化管理專項資金，實現專款專用，建設專門的檔案室和檔案管理部門，為檔案管理工作配備專業的設備和器材，如檔案柜、專用微機、打印機、掃描儀、除濕器等等，并要求相關人員按照規定做好檔案室的防火、防盜、防潮、防蟲工作，防止檔案損壞或丟失。在此基礎上，檔案部門要加大內部資源整合力度，充分利用信息技術進行檔案信息開發。與此同時，打破部門和地域限制，加強與其他信息部門的聯合，開發檔案檢索工具和檔案資源，互通檔案信息，通過信息化操作、結構連接化實現檔案信息資源優勢互補、資源共享目標。

（四）重視檔案管理隊伍建設

檔案管理人員是事業單位檔案規范化管理所依靠的主要力量，建設一支高素質的檔案管理隊伍，提高檔案管理水平，是事業單位檔案規范化發展的根本要求。因此，事業單位要重視和加強檔案管理隊伍建設，引進一批專業的檔案管理人員，優化檔案管理隊伍的年齡構成、知識結構；然后，改善檔案管理隊伍的薪資待遇，適當提高他們的福利水平，為檔案管理隊伍提供晉升和發展空間；立足于單位內部學習管理制度，針對檔案管理隊伍開展職業技能培訓和思想政治教育，增強他們的服務能力、敬業意識和綜合素質；同時，對檔案管理隊伍采取多元激勵制度，在檔案管理工作中堅決貫徹落實崗位責任制和績效考核制度，以提高檔案管理人員的工作熱情，為事業單位的檔案規范化管理工作注入無窮動力。

總之，在新的歷史時期，事業單位的檔案管理工作仍有待進一步發展和完善。事業單位必須強化檔案規范化管理意識，正視單位檔案規范化管理存在的問題，并通過規范化管理制度的完善、檔案信息化的開發和管理隊伍的建設，為檔案規范化管理營造良好的環境。

（作者單位為威海市文登經濟開發區管理委員會）

參考文獻

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