淺析云計算技術(shù)在高校數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

王姝姝

摘 要：云計算技術(shù)是一種新興的數(shù)據(jù)計算和存儲技術(shù)，將資料上傳至云端服務(wù)器，從而享受云計算成本低廉、不受空間限制的特點，以及其強(qiáng)大的運(yùn)算能力和傳輸速度給檔案管理工作帶來的好處。同時也要注意云傳輸過程中的保密工作和終端硬件的保養(yǎng)，防止傳輸過程中出現(xiàn)資料毀壞。本文通過對幾個詳細(xì)的例子進(jìn)行解析，進(jìn)而分析出云計算技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用方式。

關(guān)鍵詞：云計算 檔案管理 數(shù)字化

引 言

隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的興起，云計算技術(shù)也運(yùn)用到了各行各業(yè)之中去。在高校的檔案管理過程中引入云計算技術(shù)將檔案管理數(shù)字化，能夠?qū)n案管理方式變得更加現(xiàn)代化，從而提高檔案管理的便利性和效率。

一、云計算技術(shù)概念與特點

（一）概念

云計算技術(shù)是一種將計算過程分布于互聯(lián)網(wǎng)上的一種計算方法[1]。所謂的云計算是運(yùn)用連在同一個服務(wù)器上的計算機(jī)群進(jìn)行計算。通過將計算機(jī)聯(lián)系在一起，從而提高運(yùn)算速度，突破傳統(tǒng)計算機(jī)硬件上的桎梏，從而提升計算速度。具體操作流程是利用終端計算機(jī)將資料上傳到云端服務(wù)器，通過所有連接該服務(wù)器的計算機(jī)共同承擔(dān)計算負(fù)載，在計算完成之后將計算結(jié)果存儲到云端服務(wù)器之中。這時任何一臺終端機(jī)便可隨時下載其內(nèi)容，做到數(shù)據(jù)的云端共享。在此程度之上消除了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲上的局限于空間方面的問題。只要在任何一臺能夠連接于云端服務(wù)的終端機(jī)上都能夠下載到之前存儲過的數(shù)據(jù)。

（二）特點

1.云計算技術(shù)成本相對低廉

云計算技術(shù)在存儲過程中相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言成本低廉。不論是在管理維護(hù)費(fèi)用上還是管理難度上都是云技術(shù)更加優(yōu)秀。

2.云計算技術(shù)不受空間限制

云計算一大特點就是數(shù)據(jù)的瀏覽和下載不受空間的影響，只要手頭有一臺能夠登錄云端服務(wù)器的終端，不論是筆記本電腦也好手機(jī)也好都能夠隨時獲得儲存在云端服務(wù)器里的數(shù)據(jù)，這也彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理過程中出現(xiàn)的檔案尋找困難和空間上的局限性[2]。云計算應(yīng)用于高校的數(shù)字化檔案管理手段之中，使得隨時隨地進(jìn)行檔案的閱覽和管理成為了可能。

3.云計算技術(shù)傳輸速度極快

云計算的傳輸速度有著網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)乃刑攸c，而其傳輸速度也是十分迅速的。在有相關(guān)條件的高校里通過架設(shè)專用服務(wù)器，能夠讓信息以極快的速度在校內(nèi)架設(shè)的終端之間快速傳遞，不僅使檔案管理過程更加的簡便，還使傳輸?shù)馁Y料變?yōu)榱瞬粌H限于文字和圖像的多媒體資料。運(yùn)用高速傳輸?shù)奶卣鳎瑢⒃贫藱n案應(yīng)用于校內(nèi)教學(xué)等方面，能夠有效地提高教學(xué)質(zhì)量，提升校方管理質(zhì)量。

4.云計算技術(shù)計算能力強(qiáng)大

云計算技術(shù)的計算能力十分突出。在運(yùn)用云端的所有計算機(jī)進(jìn)行聯(lián)合運(yùn)算的過程中，不僅便于資料的統(tǒng)一，還能夠讓主服務(wù)器的負(fù)載降低，分散到各個終端上，提高計算能力。與傳統(tǒng)的單個計算機(jī)進(jìn)行計算的方式相比，計算速度與整理速度都大幅增加。能夠有效提高高校的檔案管理整理速度，提升校方的檔案管理效率。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）紙質(zhì)檔案不易管理

傳統(tǒng)的檔案管理方式是利用紙媒介來對檔案進(jìn)行儲存，紙媒介十分容易出現(xiàn)受潮、蟲蛀、發(fā)霉等情況。紙媒介的維護(hù)與管理十分地不方便，且尋找過程十分地費(fèi)時費(fèi)力。有些學(xué)校雖然引進(jìn)了數(shù)字化設(shè)備，但是數(shù)字設(shè)備一般將檔案存儲在本機(jī)內(nèi)存之內(nèi)，這些檔案受到硬件的限制，一旦內(nèi)存受損，整個檔案就全都損壞了，也有將檔案存貯至硬盤里后保管起來的方法，然而這些硬盤也會遭受紙媒介檔案的同樣的困擾。

將數(shù)據(jù)上傳到云端服務(wù)器上，有專業(yè)的低溫機(jī)房，有員工對其進(jìn)行專業(yè)的維護(hù)，只要服務(wù)器主機(jī)部分還在接受維護(hù)，在服務(wù)器中存儲的信息就幾乎是半永久地保存在服務(wù)器內(nèi)。只要是傳輸過程不受干擾，其數(shù)據(jù)的完整性是有保證的。

（二）傳統(tǒng)檔案管理資料簡單

傳統(tǒng)的檔案資料一般僅僅包括圖像和文字。在使用云端服務(wù)器作為儲存對象的儲存方式時，可以將音頻、視頻、圖表、圖片、文字等一并上傳到云服務(wù)器中，使傳統(tǒng)的資料不再僅限于少量的文字佐以圖片的單一形式，而是將檔案多媒體化，使檔案更加豐富，使需要查詢檔案的用戶能夠更加便捷地獲取大量的信息。

（三）高校的檔案安全性不足

在高校的檔案管理方面，一般都是在檔案室上掛上一把鎖就完事兒了。這種檔案的管理方式不僅不科學(xué)，也十分地不安全。不論是校內(nèi)檔案還是學(xué)生的檔案，安保措施和保密性都受到質(zhì)疑。一旦有別有用心的人進(jìn)入檔案管理設(shè)施，從中竊取信息，那么不僅造成的損失和影響對于校方而言十分地嚴(yán)重，也是一種對學(xué)生不負(fù)責(zé)任的行為。

三、云計算技術(shù)在高校數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

（一）運(yùn)用云計算存儲方式節(jié)約檔案管理成本示例

在將云計算服務(wù)導(dǎo)入高校檔案管理過程中，將高校的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)傳輸至云端服務(wù)器后，只需對服務(wù)器的管理者按時上繳一定的維護(hù)費(fèi)用，服務(wù)器的管理者便能夠替代校方的管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的維護(hù)和服務(wù)器的維護(hù)。而上繳的費(fèi)用可能僅是傳統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用的幾分之一。從而達(dá)到節(jié)省經(jīng)費(fèi)，提高檔案管理效率的目的。

（二）跨空間下載所需檔案示例

在進(jìn)行檔案調(diào)取的過程中，運(yùn)用校內(nèi)鋪設(shè)的光纖以及wifi信號連上網(wǎng)絡(luò)，將密碼輸入校內(nèi)設(shè)置的網(wǎng)關(guān)和VPN等防御軟件后，便能夠利用任何終端登錄學(xué)校自有或租設(shè)的專用服務(wù)器上進(jìn)行資料的下載或修改，省去了在檔案管理室翻找的麻煩，使得檔案的管理跨越空間的限制。

（三）云計算高速傳輸技術(shù)示例

在上課過程中，教師不必再在上課之前進(jìn)行課件的尋找和教學(xué)檔案的布置，通過高速的校園網(wǎng)線路在學(xué)校的服務(wù)器內(nèi)下載存儲過的課件和資料，避免了因為攜帶的實體硬件損壞或丟失而導(dǎo)致教學(xué)進(jìn)度延后的問題出現(xiàn)。在學(xué)生檔案管理方面也能夠高速地傳輸大量的學(xué)生信息，高速的校內(nèi)專用網(wǎng)絡(luò)甚至能夠達(dá)到10G/s的巨量傳輸速度，對于數(shù)據(jù)量十分大的學(xué)生檔案而言十分高效。

結(jié)束語

將云計算方式導(dǎo)入高校的檔案管理過程中充滿了挑戰(zhàn)。但是世界上沒有絕對萬無一失的技術(shù)，即使如此方便的云技術(shù)仍然有著無法解決的網(wǎng)絡(luò)斷線之后出現(xiàn)的傳輸文檔損壞、傳輸過程中信息容易被攔截，以及服務(wù)器硬件的溫度和干濕度環(huán)境需要進(jìn)行人工的細(xì)致調(diào)控等暫時無法解決的問題。只有在云計算方式上不斷地創(chuàng)新和改善，同時將高校的檔案管理方式進(jìn)一步強(qiáng)化，才能將云計算完美地應(yīng)用于高校的檔案管理工作之中。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊劍云.將“云計算”技術(shù)引入高校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案，2016（02）：64.

[2] 嚴(yán)瑛，王卓平.云計算技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用探索[J].蘭臺世界，2015（23）：94-96.