事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探析

文 捷

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探析

文 捷

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但是就目前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，其在諸多方面還存在較多的不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理的實(shí)際效果。本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題和對策進(jìn)行了簡要的分析和探討。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

一、前言

檔案管理信息化建設(shè)具有幾個方面的特征：首先，檔案管理信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的永久保存；其次，檔案管理信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢，操作簡單方便；最后，檔案管理信息化建設(shè)可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量［1］。但是我國事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中遇到了不少的問題，還有待進(jìn)一步改進(jìn)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析

（一）平臺使用率較低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要事業(yè)單位創(chuàng)建一定的信息化管理平臺，然后由工作人員進(jìn)行平臺的利用［2］。但是從當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，雖然事業(yè)單位設(shè)立了有關(guān)信息化建設(shè)平臺，但是平臺的利用率卻較低，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成為空談，影響事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際效果。

（二）人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效果的提高要求管理人員能夠具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，尤其是對信息技術(shù)的使用和操作方面素質(zhì)。但是事業(yè)單位檔案管理人員大部分為老員工，少數(shù)管理人員是依靠人脈而招聘來的，因此在信息化建設(shè)方面的專業(yè)素質(zhì)還存在較多的不足，這一點(diǎn)嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率，需要引起特別注意。

（三）重視程度有待提高

雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識到了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要性的，但是單位對此的重視程度還存在較多的不足，如事業(yè)單位對人員素質(zhì)的提高重視不足，也包括單位沒有及時對檔案管理信息化建設(shè)平臺進(jìn)行更新。少數(shù)事業(yè)單位雖然建立了相應(yīng)的檔案管理信息化建設(shè)平臺以及管理系統(tǒng)，但是卻沒有及時進(jìn)行更新，導(dǎo)致管理徐彤內(nèi)部經(jīng)常會出現(xiàn)模塊設(shè)置落后，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際作用的發(fā)揮。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策探析

（一）加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視

事業(yè)單位需要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視。例如，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的硬件設(shè)施投入和軟件設(shè)施投入，要保證檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際效果。其次，單位還需要定期對檔案管理信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檢測和更新，以便跟上時代發(fā)展的步伐，加大技術(shù)投入力度。不少事業(yè)單位雖然建立了檔案管理信息化建設(shè)專屬平臺和管理系統(tǒng)，但是卻沒有進(jìn)行及時地更新，平臺利用率也較差。新時期事業(yè)單位必須要從這些方面著手，不僅要定期更新檔案信息管理平臺，而且要重視檔案信息管理平臺的利用，提高其利用率，保證檔案管理信息化建設(shè)的效果。此外，單位還需要從檔案管理信息化建設(shè)制度和人才培養(yǎng)等方面進(jìn)行改進(jìn)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮其效用。

（二）制定完善的檔案信息化管理制度

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還要求單位能夠制定完善的檔案信息化管理系統(tǒng)和規(guī)劃，以便發(fā)揮信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用。例如，單位需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)中網(wǎng)技術(shù)和管理人員雙方之間的關(guān)系。從人員安排和崗位設(shè)置上來看，檔案管理信息化建設(shè)必須要求人員相互之間能夠進(jìn)行友好地協(xié)調(diào)和溝通合作，但是同時也要求管理人員能夠具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，以便為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此單位需要對此信息合理地安排和規(guī)劃。此外，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對技術(shù)人員的技術(shù)管理，要求技術(shù)人員能夠定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢測，保證檔案管理信息化建設(shè)的安全和有效。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)

就目前檔案管理信息化建設(shè)的情況來看，如何提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是其首先需要考慮的重要問題，也是單位在建設(shè)過程中面對的難點(diǎn)問題。檔案管理信息化建設(shè)要求管理人員能夠具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，包括業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能以及服務(wù)意識等。而事業(yè)單位內(nèi)部的管理人員在這些方面都存在不同程度的問題，因此單位需要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓管理人員能夠?qū)W習(xí)到更多有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的理論和實(shí)踐知識，提高管理人員的信息技術(shù)操作能力、管理系統(tǒng)使用能力，培養(yǎng)管理人員較高的服務(wù)意識和素質(zhì)，保證檔案信息化管理的效率和質(zhì)量，推動檔案管理信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化建設(shè)是新時期事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理模式的主要方向，也是時代發(fā)展的趨勢，要求各事業(yè)單位能夠加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，保證檔案管理信息化建設(shè)的效果。目前已經(jīng)有不少事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作，但是其中也出現(xiàn)了較多的問題，如人員素質(zhì)問題以及單位投入力度問題等。因此，要推動檔案管理信息化建設(shè)的更好發(fā)展要求單位能夠從以上幾個方面著手，提高人員的素質(zhì)、創(chuàng)新管理機(jī)制，保證檔案信息管理的效果。

［1］蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施［J］.理論觀察，2014（05）:127～128.

［2］楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（03）:290.

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