加強和改進企業檔案管理工作的建議

文/劉小艷

加強和改進企業檔案管理工作的建議

文/劉小艷

企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，對保證企業生產經營順利進行，實現可持續發展具有重要意義

檔案管理工作在企業安全生產、經營管理、科技創新活動中發揮著憑證、查考等基礎性作用。持續加強和改進檔案管理工作對于維護公司權益，促進公司生產經營工作順利進行具有重要意義。各級領導要重視分管范圍內的工作，積極支持檔案工作，各單位要把檔案的形成、收集工作貫穿于整個生產經營過程中，保證檔案的真實、完整和規范管理。

近幾年來，一些企業對檔案管理的重要作用認識不夠，認為檔案管理工作不是企業的主要工作，只要能找得見、應付得了檢查就行。一些企業未建立檔案工作體系，未明確檔案分管領導，未明確設置專兼職檔案員，不能形成有效的檔案管控機制。有的單位出現撤并檔案管理機構，減少對檔案工作的投資，減少檔案管理人員和人員不穩定的現象時有發生，一些企業存在檔案資料歸檔率不高，歸檔不及時，項目檔案缺乏強有力的管控措施，檔案整理質量不高，相關文件收集不全，整理不規范，導致項目無法順利通過竣工驗收，因此加強和改進企業檔案管理工作也顯得相當迫切和重要。

一、建立健全檔案工作體系，落實檔案管理責任

各企業要建立相應的檔案工作體系，明確一名檔案分管領導，至少設置一名專職檔案員，配備高素質、責任心強的專兼職檔案工作人員，要把檔案工作納入到日常工作管理日程，納入到企業戰略發展規劃，納入到企業年度月度工作目標考核，納入到領導工作議事日程，納入到相關各崗位職責。

二、推行檔案資料集中統一管理原則

檔案資料必須集中由本單位檔案室統一管理，不得在相關業務部門長期存放，積壓。不設檔案室的基層單位所形成、經辦、經手的各種檔案資料，工作人員一旦辦結該項事務，應及時交由本部門檔案員集中管理，檔案員根據公司檔案歸檔相關規定按時向公司檔案室移交所管檔案資料。公司臨時設立的各種管理項目工作組，由項目主管部門負責落實項目檔案管理責任，要求項目組要做好項目工作所形成的資料收集，保管、整理工作，項目驗收時要通知公司檔案室參加，項目完成后，盡快向公司檔案室提供項目成果資料。

三、加強檔案資料的管控，避免檔案資料流失或損毀

公司各部門都要建立各自的文件收發文登記簿，由專（兼）職檔案員對本單位形成的文件全部登記在冊，納入管控，檔案工作網絡體系內工作人員調整崗位或調出單位時，必須在向本單位檔案員辦理文件資料移交手續后，方可辦理調離手續。任何人不得私自帶走或銷毀應移交的文件資料。基層單位檔案室專職檔案員調離時，該單位要報告公司檔案室，由公司檔案室組織對該檔案室及檔案員的檔案管理情況進行檢查，業務交接合格后才能調離。各部門專（兼）職檔案員調離崗位時，分管領導要組織進行檔案管理工作移交，移交完成后才能準予調出或離開崗位。

四、加強業務培訓，不斷提高檔案管理人員業務能力

公司檔案室每年要制定檔案人員業務培訓年度計劃，并組織落實。既要抓好公司檔案室人員的經常性業務學習，又要集中舉辦全公司檔案人員業務學習班。采取各種有針對性的措施，保證學習效果，力爭培養一批檔案業務骨干，帶動檔案隊伍整體業務素質不斷提高，以適應公司檔案工作上水平的需要。

五、加強建設項目檔案管理，提高項目檔案管理水平

涉及工程項目管理的部門和單位，要建立健全項目檔案管理的各項制度，落實項目檔案管理人員崗位職責。各項目管理部要切實履行項目檔案的收集、控制、保管、質量檢查、檔案移交等項目檔案管理責任，做好項目前期文件的收集整理工作。簽訂工程項目設計、施工、監理等合同時，要明確項目檔案管理的相關要求。設計圖紙提交甲方的同時應給公司檔案室移交一套。工程項目管理部和監理公司項目部要督促參建各方按工程進度同步形成工程檔案資料，并負責對施工單位形成項目檔案資料的真實性、合法性認真審查把關。工程驗工計價，單位工程驗收要組織公司檔案室參與。公司組織的工程項目竣工驗收，需經公司檔案室組織項目檔案專項驗收合格后，方可組織竣工驗收。工程結算時，財務、造價等單位要查驗公司檔案室出具的工程檔案移交手續后方可予結算，返還工程質保金也要經檔案室審簽后，予以退還，以保證工程檔案資料移交到位。

六、嚴格執行公司檔案管理檢查考核辦法

檔案室要舉辦檔案管理檢查考核業務培訓班，進行考核辦法內容宣講，以便深化認識，熟悉標準，統一操作。各單位、各部門要對照檔案工作管理檢查辦法進行一次自檢盤點，摸清情況，查出問題，提出整改時限和措施。自查報告要報告公司檔案室，檔案室要組織有關人員認真研究，有針對性地幫助督促各單位開展檔案工作。

七、充分發揮公司檔案室的檔案管理職能作用

檔案室要切實履行公司檔案管理職能，做好全公司檔案管理的發展規劃，年度計劃，制訂、完善公司檔案管理制度，組織檔案人員業務學習培訓，實施檔案業務檢查指導，督促檔案管理制度人員業務學習培訓，實施檔案業務檢查指導，督促檔案管理制度執行情況，舉辦檔案管理業務活動，開展檔案宣傳和編研工作，做好檔案信息化建設，全面推動公司檔案工作不斷進步。

八、提高檔案崗位人員準入門檻

檔案人員業務水平不高，不能適應檔案內容多元化、管理手段現代化的需要，比如一些企業出現的撤并檔案管理機構、減少對檔案工作的投資、減少檔案管理人員和人員不穩定的現象，隨著企業發展和信息技術的廣泛應用，企業檔案數量的不斷增多，檔案管理的手段日益先進，對檔案人員的素質要求也在不斷提高，因此要改變過去的安置性、照顧性用人觀念，檔案人員的招聘、調劑應征求檔案部門意見，要從滿足檔案管理整體要求，改善檔案人員結構的思路去選人用人。

總之，只有不斷加強和改進檔案工作各項基礎工作，完善制度，加大投入，培養人才，規范管理，推進信息化建設，最大限度地發揮檔案的利用價值，服務企業生產，企業檔案管理才能上水平，才能更好地為企業各項發展服務。

（作者單位：神木匯森涼水井礦業有限責任公司）