企業檔案信息化工作實踐與探討

黃榮姣

摘 要：本文對怎樣開展企業檔案信息化工作進行了全面闡述，從人才培養、信息安全、檔案收集及開發利用四方面，對企業檔案工作難點及如何解決提出了一定的創新見解，指出要做好企業檔案信息化工作，首先要解決檔案人才培養問題，其次應在實際工作中注重橫向協作，加強與企業各業務部門及員工的溝通，對企業檔案工作實務具備一定的參考價值。

關鍵詞：檔案管理復合型人才；檔案實體與信息安全；部門溝通與協作；檔案開發與利用

隨著時代的發展，信息社會的迅猛到來，消除信息“孤島”、加快檔案信息化建設已成為檔案事業的必然選擇。

2016年4月，國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，分析我國檔案管理所面臨的形勢與挑戰，指出要加快檔案管理信息化進程，全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合。

現代企業在檔案信息化過程中，面臨多重困難和挑戰，一是對檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求；二是如何保證檔案在信息化過程中的實體與信息安全；三是電子檔案資源收集應完整齊全、真實有效，并與實體檔案一一對應；四是怎樣加大檔案信息資源的開發利用率，使檔案信息更好地為企業發展服務。現就筆者在實際工作中遇到的具體問題及做法，提出如下探討：

1 加快對檔案管理復合型人才的培養

傳統的檔案管理工作，由于所處位置在企業生產經營的最后端，工作成績不易顯現，一般不直接對企業產生顯性的經濟效益而容易被忽視。很多企業，領導對檔案工作的看法就是庫房管理員，認為文件就放在那里就行了，沒有多少事要做。這就造成了配備的檔案管理人員要么年齡偏大，思想相對保守，技能較低，對信息化系統和設備的使用及管理有困難；要么兼職，在從事文書、秘書工作的間隙時間進行檔案整理、管理，兼職檔案員首要保證完成的是領導重視的工作，檔案工作得過且過。因此，要做好新形勢下的檔案工作，必須解決“人”的問題，轉變企業領導層及檔案工作者的思想觀念。

1.企業應加大對檔案管理人才的投入，確保企業檔案管理專職人員的配備，一方面引進既熟悉檔案業務又具備計算機相關知識的新鮮血液，另一方面應給予現有檔案工作者新知識、新技術培訓機會，創新用人機制，規劃檔案工作崗位提升方案并落到實處，讓檔案工作者能看到職業前景，調動他們的積極性、主動性和創造性。

2.檔案工作者自身也應該克服安于現狀、墨守陳規的思想，刻苦鉆研學習，努力掌握檔案信息化專業知識及其他管理知識，提高業務能力，使自己由傳統的“檔案保管者”轉變為“檔案信息資源的管理者”，開發多種檔案信息利用方式，為企業的持續發展提供有力支撐。

2 加強檔案信息的安全保密工作

在對存量檔案進行數字化加工和增量檔案的電子化過程中，必須做好相應紙質檔案及電子檔案的安全保密工作，確保檔案實體與信息安全。應嚴格按照檔辦發【2014】7號《檔案數字化外包安全管理規范》要求及企業相關保密規定，采取必要措施：

1.選取具備有效資質的服務機構，服務合同中應有專項條款對保密工作做出具體要求，未經允許不得以任何形式對外提供資料、數據，如有失泄密事件發生，將支付違約金，并終止協議，追究其法律責任。保密條款不因協議終止而終止，而是永久有效；

2.檔案的整理加工場所必須在本企業辦公地點內，整理加工用電腦不能連接外網，檔案整理人員不得將任何紙質檔案資料、拷貝有檔案信息的光盤、U盤等載體帶出辦公場所。

3.對于增量電子檔案及已數字化的存量檔案，企業應配備專用服務器進行保管，電子檔案的歸檔、查借閱等必須制定專項制度，嚴格審核程序。

通過以上控制措施，可以有效防止檔案資料的丟失、損毀及檔案信息的失泄密。

3 確保電子檔案收集齊全、真實有效

在檔案收集、管理和利用三個基本環節中，檔案收集是前提、是基礎，沒有豐富的檔案資料，也就談不上對檔案的開發利用，更難以有效的為公司發展提供優質服務。電子檔案的收集整理又有其特殊性，檔案工作者在收集電子檔案時，不僅應審核資料的完整性、真實有效性，并且需要與實體檔案一一對應，保證在需要時能快速查找提供相應的電子檔案及實體檔案。

1.辦公信息化系統應做到企業基本實現無紙化辦公，文書、合同、工程、招投標、會計等均具備相應專業信息化管理系統，從源頭到電子檔案產生各環節再到歸檔，進行全生命周期管理，檔案形成者在每個環節必須按要求提供相應環節產生的所有文檔，否則流程就走不到下一環節去，最大程度保證電子檔案收集齊全、真實有效。

2.要加強企業各部門之間的溝通與協作，做好各專業管理系統與檔案管理系統的數據接口，確保所有電子檔案均能歸檔進入檔案信息化管理系統。檔案管理系統會按照給定的整理規則自動對接收檔案生成唯一電子檔號，檔案整理人員再根據此檔號整理相關紙質檔案，保證電子、紙質檔案的關聯性，避免互不相同，查找困難。

4 加大檔案信息資源開發利用工作

檔案信息資源的開發利用，是整個檔案管理工作的核心和目的所在，企業所保管的檔案只有在利用中才能體現其價值。傳統的檔案利用方式單一，檔案保管人員大都坐等利用者上門，而不能主動提供利用服務，檔案編研工作僅停留在簡單的文件匯編、年鑒等方面，針對企業重點工作的數據分析、專題匯編材料等還為數不多，檔案利用工作未能跟上企業發展熱點，導致檔案利用率低下，時效性不足。

要提升檔案信息資源利用工作，除了做好日常的查借閱服務、傳統的檔案編研工作外，還可以開發多種利用手段：

1.深化室藏檔案編研工作。要根據企業的重點工作及各業務部門的側重點，通過統計分析，做好各類專題檔案編寫，在編寫時不僅是數據的羅列，而應有數據的對比分析、未來預測、對策措施等，真正把檔案用活，充分發揮檔案的利用價值。

2.加快數字檔案館建設。其一，不斷完善和充實數字檔案館的庫存電子檔案，一般工作查考全面實現檔案信息資源網絡共享，減少檔案資料原件借閱及檔案利用者來回的路途奔波。其二，做好檔案信息管理系統首頁的界面安排，可將企業最近所獲得的重要榮譽、近期工作安排、上級管理文件、重大信息、專題匯編等集成在首頁上，讓檔案利用者快速了解企業情況，尋獲所需信息。

3.拓展檔案信息宣傳渠道。加強與企業相關部門的溝通與協作，如通過企業宣傳部門，將檔案宣傳、檔案信息、企業榮譽、專題匯編等通過企業內部手機報、樓宇電視展播系統、辦公網系統等信息化手段，展示給企業內部所有員工；通過企業工會，舉辦檔案主題講座、開展檔案有獎知識競賽等，大力宣傳檔案知識，擴大檔案工作的影響力，使員工更加了解檔案，重視檔案。

4.加強檔案信息利用反饋。應根據企業實際，編制《檔案利用效果登記表》，對重要事件檔案的借閱利用，要求利用者詳細填寫檔案利用原因、目的、利用效果等，檔案部門再根據典型利用事例，編寫《檔案利用成果匯編》，通過各種渠道展示給員工，以此推動檔案利用工作的開展。

總之，企業檔案信息化工作任重而道遠，檔案部門在努力提升工作成效的同時，還必須加強橫向協作，爭取企業各部門和全體員工的支持，從而促進整個檔案工作的發展與進步。endprint