高等學校人事檔案管理工作的挑戰與創新

摘 要：人事檔案管理工作作為高等學校的一項基礎性工作，作為人才的重要載體，人事檔案管理在師資隊伍建設、教研水平提升以及學校總體戰略規劃等方面都發揮著重要的作用。而當前在大數據信息化發展的新形勢下，人事檔案管理工作面臨諸多挑戰，而創新人事檔案管理與運行工作方式等將有助于優化高等學校人力資源的開發和利用，針對人事檔案管理工作面臨的挑戰，創新改進工作方式，對提升高校管理水平，服務高校師資建設和戰略發展等方面將發揮重要作用。

關鍵詞：人事；檔案；挑戰；創新

高校人事檔案是教職工人生軌跡記錄的重要載體，在準確、真實的反映教職工德、能、勤、績、廉等方方面面的表現上起著重要的憑證和參考的作用， 同時也具有法律的效用，更重要的是也是學校歷史發展的重要組成部分，同時也作為重要組成部分鍥入國家人事檔案當中。高校人事檔案同時也具有全面性、真實性、現實性、流動性、動態性和機密性等多種特性。因此在飛速發展的時代背景中，面臨信息化、云計算等大數據的挑戰下， 人事檔案管理工作的創新與否在某種程度上制約著高校人力資源開發的合理利用與學校戰略規劃的實施。

1 高校人事檔案管理遭受的挑戰

第一，缺乏專業檔案管理人員。

伴隨我國社會經濟的全面發展，公立學校與私立學校乃至與企事業單位之間的教師隊伍的流動性與關聯性日益增大，在此背景下各地域的高校教育規模不斷擴大，教師隊伍也日益壯大， 隨著而來的是人事檔案的數量增多與教師隊伍的流動性增大。但面臨這種挑戰，專業檔案管理人員數量相對匱乏，而與之相對應的管理人員又缺乏長效的培訓機制、激勵機制與充足的時間精力進行檔案方面的專門管理。

第二，缺乏合理健全的管理制度。國家雖有明確的相關的法律法規，但由于學校的師資隊伍建設、總體發展情況、所處地域及經濟發展水平等均有所不同，因此因校制宜的系統完備的檔案相關的規章制度等嚴重缺乏，進而影響檔案工作的管理與開展。

第三，缺乏靈活全面真實有效的內容。在高校的人事檔案中，大多內容仍舊偏重于教職工的個人思想表現與政治面貌等較為古板與教條的方面，欠缺鮮活的個人經歷等與之對應的資料。尤其德、能、勤、績、廉等方面的考核材料大相徑庭。 個人檔案信息出現前后不一致，漏填、瞞報、造假等現象，給人事檔案管理工作也帶來了諸多麻煩。

第四，缺乏數字化信息化有效支撐。雖在個別發達地區以及重要城市的高校中實現了檔案管理的數字化，但大部分學校的檔案管理依舊處于低水平的紙質化和手工管理階段，無法高效的進行人事信息檢索查詢等，落后的管理方式無法有效助推高校師資隊伍建設的飛速發展。

第五，缺乏精準充足有效的資金投放。雖然檔案館作為高等學校的重要組成部分作用重大，但在相當一部分高校檔案館作為邊緣部門，依舊面臨資金投入不足，硬件設施設備老化等困難，尤其是一些有助于檔案管理的新型、高效的電子化、信息化設備采購面臨重重阻礙。

在21世紀數字化、信息化飛速發展的當代，如果缺乏行之有效完備健全的檔案管理制度，檔案整理中又面臨個人信息種種情況下的缺失，再加之面臨人才、資金和信息化的多種挑戰，人事檔案工作的發展會變得相當棘手。因此針對以上問題的創新與改進，某種程度上就直接決定了高校人事檔案管理工作的長遠發展與否。

2 高校人事檔案管理工作的變革與改進

高校人事檔案管理工作面臨的主要問題和困難較多，有制度不完備，人員不齊整，硬件不達標，以及與檔案安全保管要求不相配套等。這些問題制約了高校人事檔案作用的發揮。由于高校人事檔案管理工作不同于其他企事業單位，情況復雜交錯。因此打造特色檔案管理平臺，加強人員綜合培訓；明確職責管理，創新工作管理方法；拓寬信息收集渠道，拓展檔案內容；加大資金設備投入力；健全制度； 統一分類號，保證檢索查全率；適當開放可公開人事檔案內容查詢，推動部門合作，資源共享，增強人事檔案管理的統一性和有效性，凡此種種，打造人事檔案管理工作的新面貌。在此諸多挑戰下，具體舉措如下：

首先，各高校針對自身特點，有效定位，制定符合自己的學校發展特點和辦學層次的檔案管理總體發展戰略。涉及為全校師生提供數據資料的服務作用、為干部任免及職稱評審提供支撐作用、服務和諧文明校園的建設作用，為學校發展定位提供輔助的作用等方方面面。同時高校也需要借助檔案這一重要平臺，加之校領導的重視助推，面向全體教職工宣傳普及檔案知識，增強本校教職工對學校的自豪感和認同感。

其次，堅持以人為本，加大資金投入。針對檔案管理的專業人才不足問題，一方面利用政策加強人才引進，另一方面著力培養學校高學歷高層次的專業檔案管理人才，豐富培訓形式，構造培訓體系，多層次提升檔案管理人員的水平。 同時制定系統合理的培訓進修制度，打造持續立體多維的檔案管理人才培訓體系。為支持檔案管理與建設，學校也應劃撥重點資金，保障專用庫房、閱檔室等工作場地的配備，提供計算機、打印機等設施設備支持，集中資金重點發展信息化、數據化等關乎人事檔案管理工作長遠發展的內容上， 同時以點帶面延伸至其他領域。

最后，兼容并包，打造完備有效的人事檔案管理工作制度，以科學的態度和嚴謹的精神，將制度涵蓋在材料歸檔、保衛保密、轉遞統計等方方面面，使工作做到有序可行，有據可依，推動人事檔案管理工作的制度化與規范化。為檔案工作的順利開展提供重要的保障。

高校人事檔案是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。不同的高校面臨不同的檔案發展現狀，針對自己的現狀和存在的問題與困難，直觀的剖析人事檔案管理在發展中所面臨的困難與阻力。前瞻性的的根據高校所在層次及自身定位，創新高校人事檔案管理的新方法、新途徑，這不僅關系著學校教職工的切身利益，而且對高校師資隊伍建設和長遠發展也有著重要的影響。高校檔案管理在當前云計算、大數據時代背景下，人事檔案管理的信息化建設應當提升到學校的戰略高度，通過提升人事檔案管理的綜合水平，有效的服務于高校的師資隊伍建設和高校長遠發展的戰略目標才是新形勢下高校人事檔案管理與發展的應有之義。

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作者簡介

張開震（1987-），男，漢族，山東肥城，歷史學講師，碩士研究生，海南醫學院檔案館，研究方向：歷史與檔案學。endprint