做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施分析

彭純玲

摘 要：孤殘兒童是兒童福利院的主要組成部分，對他們的檔案進行嚴格的登記與管理至關重要。加強對孤殘兒童檔案的規范化管理，可以在一定程度上展開援助與幫扶。隨著科技的高速發展，信息技術已經滲透到工作與生活的方方面面，孤殘兒童檔案管理可以借助新的信息技術來進一步提升工作效率，更好地為兒童福利院孤殘兒童提供服務。

關鍵字：兒童福利院；孤殘兒童；檔案管理

兒童福利院是由國家民政部門舉辦的，國家給予經費，兒童的公民權利、生存、生活和受教育的權利受到法律保護的兒童福利機構，主要收養的是無人撫養的孤兒、棄嬰和殘疾兒童。孤殘兒童是社會救助的重點對象，對他們在福利院的檔案進行嚴格登記與管理可以有效保障他們的合法權益不受侵害，讓他們更加快樂的成長。

1 兒童福利院孤殘兒童檔案管理的現狀

1.1 檔案管理工作者整體工作水平不高，對工作不重視

由于兒童福利院的領導對于孤殘兒童檔案建立工作的不重視，才導致檔案工作人員工作懈怠情況的出現，在一定程度上制約了孤殘兒童檔案工作的發展。福利院孤殘兒童的信息資料登記一般是由相關的業務部門的人員進行簡單的登記，在收集整理完后交給福利院檔案室進行保管，沒有設立一個專業的檔案管理部門進行登記與保管。負責檔案登記的人員有的是單位其它部門的職工或是兼職人員，由于他們的不專業，對于檔案資料的整理與登記不能抱有謹慎、細致的態度，存在對孤兒與殘疾兒童的概念進行疊加記錄的現象，書寫不規范，字跡不清晰，證明材料不齊全等問題頻頻出現。從孤殘兒童的入院到出院，都沒能及時將這個過程中孤殘兒童病史、體檢、心理障礙、被收養信息和原始憑證進行及時建檔入檔。

1.2 檔案管理部門與其他各部門的聯動性較差

由于檔案室與各職能管理部門之間信息的不對稱，在福利院孤殘兒童的姓名、收養、病史治療等信息改變之后不能在第一時間進行資料的更新，這就會給福利院后續的管理工作帶來阻礙。檔案管理部門被看成是一個形式化的部門，不能夠發揮其真正的效用。檔案管理人員缺乏與其他部門，如醫務部門、康復部門等之間的交流，而這些其他部門有這些孤殘兒童有價值的原始信息。加之，沒有運用到電腦的辦公軟件對兒童資料進行匯總更新，所以對孤殘兒童信息的保存在各個部門零散地進行堆砌，長此以往就會造成孤殘兒童材料的丟失。

1.3 孤殘兒童檔案建檔、更新速度緩慢

很多的福利院對檔案的登記工作還是運用傳統的紙質檔案，這種過時的紙質檔案登記薄一方面會造成大量紙的消耗，另一方面由于檔案室的空間小、濕度大、光照少等原因都會給檔案的保管產生較大的問題。孤殘兒童的信息是不斷進行變動的，比如說：心理疾病治愈情況、尋親父母的結果、收養情況等，在紙質檔案上對孤殘兒童的信息進行涂改是非常不規范的做法。同時，由于檔案的數量多，在對某些孤殘兒童的檔案進行登記、查閱時也需要花費大量的時間與精力。如果不能夠順應時代的發展建立孤殘兒童檔案信息數據庫，那么就無法實現與同級部門之間、上級部門之間的信息共享。

2 如何做好兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作

2.1 出臺嚴格的檔案管理機制，增強檔案意識

隨著經濟社會的不斷發展，我國社會的各項經濟制度已經得到了進一步的完善與改進，但是社會福利制度方面還是存在很多的問題，與發達國家的發展水平還存在一定的差距。福利院等相關的慈善部門還要結合自身的檔案管理水平來完善檔案管理制度，社會上的其它醫療、教育單位也要伸出自己的援助之手，最大范圍為福利事業做出自己的貢獻。孤殘兒童的管理要進行嚴格的保密，不經允許不得擅自讓無關人員進行查看、復制孤殘兒童的檔案，對違反規定的人員要承擔相應的法律責任，構成犯罪的，依法追究刑事責任。檔案管理人員要增強學法、守法、執法的意識，恪盡職守。

兒童福利院管理部門還要加大對檔案管理重要性的宣傳，不要讓檔案管理部門認為自己的工作是可有可無的，要讓工作人員們知道對孤殘兒童的檔案進行管理可以有效避免在孤殘兒童在走向社會后的各種問題與麻煩。加大對檔案管理人員的薪資待遇，重視他們在工作中的地位，調動檔案工作人員的工作積極性。

2.2 引進檔案管理人才，重視對工作人員的日常培訓

在檔案管理人才的招聘方面，增加編制，招收一些有高度的責任心、能夠發揮主觀能動性、有愛心并且善于向同事、領導學習的年輕人來到福利院工作。引進的人才不僅要有較高的思想覺悟和職業道德，還要熟悉電腦辦公技術的運用。在專業技能培養上，定期讓他們去兄弟單位溝通交流辦公技巧、請單位業務能力強的人給大家開展講座、鼓勵檔案管理人員去參加繼續教育等，努力提高知識水平與管理能力。同時，檔案管理人員還要具備信息化技術手段。隨著信息技術的不斷發展，計算機辦公已經應用于社會生活的各個方面，所以檔案管理人員要熟練運用電腦軟件對福利院的孤殘兒童進行建檔入檔，進一步提升工作的效率。此外，檔案管理人員還要在工作的過程中不斷積累經驗，始終抱有一顆謙虛、謹慎、努力、上進之心去對待工作，不斷學習先進的社會制度與理念，創新工作方法，與時俱進，把小事做精做細。

2.3 兒童福利院各管理部門加強聯動，實現信息共享

孤殘兒童的信息資料會涉及到多個部門，這就要求各部門之間要經常進行溝通協調，及時進行數據資料的交接，確保各部門之間信息的對稱。可以在每一個管理部門里專門設置一名檔案資料管理人員，檔案資料管理人員要定期與檔案室的管理人員進行對孤殘兒童的照片、基本信息、病史、收養父母資料、死亡等情況的核對，做好檔案的移交工作，由檔案室收集資料，再統一進行保管。可以通過建立孤殘兒童檔案大數據庫，每個部門的檔案檔案管理人員都有權限登錄到該網站，對孤殘兒童數據庫進行建檔更新，那么各部門之間就可以實現信息的共享。檔案室的管理人員要對各個孤殘兒童的每個信息進行記錄與核對，做好摸底工作，從孤殘兒童、孤殘兒童親戚鄰居及各部門來收集資料信息，確保信息的全面。

2.4 建立電子檔案，個性化定制“一人一檔”

為了更好的記錄這些孤殘兒童的成長經歷，福利院可以建立孤殘兒童信息管理系統，對每一位進入福利院的兒童進行編號，按照編號建立個人檔案，內容包括入院記錄、健康檢查記錄、康復治療記錄、受教育記錄、家庭收養紀錄、離院記錄、反饋記錄、尋親記錄和其他需要登記的信息，確保“一人一檔”。運用電子計算機技術系統完成文件的起草、登記、修改、刪減、打印、統計等工作，減少用手抄寫的時間，進一步提升工作的效率。此外，在對孤殘兒童的檔案進行管理時一定要注意對照片的收集，如果有的孤殘兒童被養父母收留之后會寄來他們收養的孤殘兒童的成長照片，那么福利院的檔案保管室管理人員要把照片及時上傳到該孤殘兒童的個人檔案里，避免信息的錯誤輸入。檔案里的這些信息與資料是對于孤殘兒童來說最寶貴的資料，會對他們以后的人生發展產生巨大的影響。

3 結語

綜上所述，做好兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作不僅可以向孤殘兒童這類弱勢群體提供幫助，還能夠實現檔案管理工作的自身價值。隨著兒童福利事業的推進，對兒童檔案管理的要求會越來越高，檔案管理人員要嚴格遵守相關法律法規，創新工作方式與方法，不斷追求進步，提升對管理工作的認識，把社會先進技術手段融入進自己的檔案管理工作中，努力為我國的福利事業邁上一個更高的臺階做出自己的貢獻。

參考文獻

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