小議高校檔案創新管理方法

劉顯芳

摘 要：隨著信息數字化日趨成熟和高等學校各項事業的深入開展，作為高校改革的重要的陣地之一，高校檔案管理也必須勇于面對現狀，找出自身存在的問題，采取適應時代要求的發展對策，高校檔案管理創新應當向數字化發展，高校檔案管理現代化是時代的需求。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理創新；檔案管理數字化

1 高校檔案管理現狀

縱觀近幾年高等教育發展情況，2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了幾十所，學生總規模增加了一百萬左右，高校教職工人數增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了三百多所，學生總規模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增；連續三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。

具體地看，全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點：

第一，工作量大：由于高校的獨特環境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業、繼續深造等各種情況，檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標準化程度不高：由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠距離傳遞頻繁：由于學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生，學生的流動性強，所以檔案也經常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。

2 高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠

許多檔案資料處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業性各異，檔案管理人員可能不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學校根據《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領導對檔案管理工作不重視，領導和監察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關法律法規不健全

迄今為止，國家對大學生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學生檔案管理工作的法規。因此，大學生檔案管理體制呈現出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術和手段落后。

傳統的檔案管理內容比較簡單，全部為紙質檔案，以手工服務為主要手段進行檔案管理。近年來，學校招生規模不斷擴大，各項事業快速發展，檔案管理的內容越來越多。隨著計算機技術和通信技術的推廣應用，學校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現代化工作提供了硬件設施。

3 加強高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發展服務。

（一）樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識。

高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。

（二）嚴格執行檔案管理制度。

雖然大多數學校制定了檔案管理制度，但是執行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執行情況，一方面，應該通過教育、培訓、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責任意識、規范意識，建設一支知法、懂法、守法的高素質的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，另一方面，領導應該高度重視各項制度的執行情況，定期檢查，考核指標量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執行，保證檔案管理工作規范高效地進行。

（三）加快檔案管理的信息化建設，從紙質檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據了大量空間，浪費了大量的人力物力。

（四）加強大學生檔案管理隊伍建設，提高其業務能力。

檔案管理工作涉及許多相關學科知識，如歷史學、行為學、公共關系學等，是綜合性的學科，涉及的知識面較廣，對檔案管理人員的素質要求較高。高素質的專業人才是提高檔案管理工作水平的基礎與前提，檔案館應該通過引進人才和培養現有管理人員兩種方式優化檔案管理隊伍。

總之，檔案管理是學校的重要基礎性工作，對學校的健康發展起著重要的作用。同時檔案管理是一項復雜的系統工程，只有引進新的工作思路，與時俱進、改革創新，扎實推進新時期學校檔案工作，才能全面提升學校檔案服務學校和社會的能力和水平，開創高等學校檔案管理、服務與建設的新局面，更好地服務學校的中心工作，不斷促進學校檔案工作的科學發展。

參考文獻

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