現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

簡娜

摘 要：人事檔案管理在企業人力資源管理中具有舉足輕重的地位，很大程度上決定了企業人力資源管理的水平。隨著我國社會經濟的發展，市場競爭日益激烈，企業為了提高自身核心競爭力，不斷的發展和開發企業人力資源，人事檔案管理也受到了極大的影響，促進了現代人事檔案管理的發展。然而，不可否認的是，隨著現代人事檔案管理的發展，現代人事檔案管理存在的問題也隨之凸顯出來。因此，在這樣的背景下，本文對現代人事檔案管理進行深入研究，并依據現代人事檔案管理存在的問題提出幾點優化策略。本次研究目的主要是為了更為的提升我國現代人事檔案管理的水平有所裨益。

關鍵詞：現代人事檔案管理；企業人力資源；人事檔案

人事檔案管理在企業人力資源管理中具有極其重要的作用，是企業員工思想品質、獎勵懲罰、學習狀態、工作狀態的記載，從而為與企業進行員工的考核與組織提供有效的信息數據依據，提高了企業人力資源管理的質量。在我國社會經濟高速發展的影響下，市場競爭日益激烈的背景下，企業只有加強現代人力檔案管理的質量，才能直接有效的提高企業人力資源管理的水平，從而提高自身核心競爭力。因此，現代人事檔案管理成為了現今較熱的話題，而如何提高現代人事檔案管理的質量成為了各大中小企業和事業單位亟待解決的問題。

1 概述現代人事檔案管理

人事檔案是指對個人的工作業績、工作表現、業務能力、品德思想、政治思想、成長經歷、學習經歷等等方面的文字記載或電子文檔的記載。人事檔案管理是指對人事檔案進行統計、鑒定、保管、整理、收集等等活動。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等，其一，保守檔案機密，現現代市場競爭中，了解競爭對手的情報具有極其重要的作用，有部分機密檔案是企業發展的機密，例如，企業成本材料，客戶信息等都是企業的機密文件。因此，檔案管理員必須具備很強的職業道德、遵守法律法規、嚴格做好檔案管理的保密工作；其二，確保檔案材料完整，在檔案日常維護和管理的工作中，管理人員必須要做到材料的完整性，防止材料遺失或遭到破壞，這是檔案管理人員日程工作中的重要任務和職責；其三，便于檔案利用，只有能夠有效的利用人事檔案管理材料，才能有利提高企業人力資源管理的效率和質量[1]。

2 現代人事檔案管理存在的不足

（一）管理制度存在缺陷

隨著社會經濟的不斷發展，傳統的人事管理已滿足不了現今企業發展的需求。有的企業至今還采用著傳統的管理模式進行檔案管理工作，造成了檔案管理存在諸多問題，例如，員工職責不清晰、制度不完善等，都是造成企業人事檔案管理存在問題的主要因素。人力檔案管理必須要采用現代化管理理念，建立更加完善的企業人事檔案管理制度，才能夠有效直接的提高企業人事檔案管理的質量。

（二）管理人員流動問題

總所周知，企業人事檔案管理是一項具有長久性、連續性、乏味性的工作，在人事制度的影響下，企業各各個部門、各個單位都出現人員流動大的現象，同時也包括了企業人事檔案管理的人員。這就使得人事檔案管理的工作容易出現斷層的現象，如有人事檔案管理人員突然離職，和后來的人事檔案管理人員工作交接不順利和完善整，造成工作存在斷層性，從而使得管理工作重復或著不夠全面進行，造成了人事檔案管理工作質量難以有效的提高，降低了人事檔案管理工作的效率[2]。

（三）管理人員經驗不足

企業人事檔案管理由于其工作存在枯燥乏味、時間長的特點，工作需要具備一定的耐心，使得從事企業人事檔案管理工作人員的年齡普遍較高，人事檔案管理人員年輕人較少。同時，現代人事檔案管理的影響下，人事檔案管理工作人員的管理管理技能已滿足不了現今管理的需求。另外，由于部分年輕人管理經驗不足，造成的人事檔案管理出現問題的例子比比皆是，管理人員的經驗和專業技能直接影響了人事檔案管理的質量[3]。

3 現代人事檔案管理優化的策略

（一）完善檔案管理制度

俗話說：“無規矩不成方圓。”只有不斷的建立和完善企業人事檔案管理的制度，才能有效的提高企業人事檔案管理的質量。人事檔案管理制度必須根據國家頒布的《人事檔案管理法》建立，必須要個遵循國家頒發的法律，是人事檔案管理朝著標準化、程序化、正規化、法制化方向發展，企業單位必須嚴格按照管理人員管理活動的程序進行，將人事檔案管理工作責任落實到每一位管理人員身上，做到責任連帶的用作，使得管理人員之間相互監督，提高管理人員的政治覺悟和綜合素質，若出現違法亂紀的情況，應進行嚴厲的懲罰，徹底追求法律責任。從檔案管理人員自身抓起，建立完善的檔案管理制度，形成一個良好的、和諧的人事檔案管理工作環境。另外，建立現代化符合自身發展的人事檔案管理系統，將現代信息技術與人事檔案管理相結合，建立一個健全和完整的人事檔案管理系統，從而提高檔案管理工作的效率[4]。

（二）降低管理人員流動

企業和單位人事檔案管理人員因流動大，而造成了檔案管理披露存在的問題極其嚴重。因此就需要對管理人員進行更為嚴格的要求，對人事檔案管理人員進行統一的管理，明確管理職責，責任落實到每一位管理人員身上。同時企業單位，應給予人事檔案管理人員足夠的薪資待遇，減低人員流動的問題，并且還需要不斷的引進先進的、有責任心的管理人才。另外，在人事檔案管理工作交接時，必須要做到完整的、全面的交接工作，使后來的員工能夠獨立的完成接下來的管理工作，避免工作出現斷層的問題，從而提高企業單位人事檔案管理的質量[5]。

（三）加強管理人員培訓

在管理人員經驗不足的問題上，企業單位需要加強管理人員培訓的工作，建立完善的培訓制度，進行積極的宣傳工作，使每一位管理人員都能積極參與，提高管理人員的綜合素質和專業技能水平。并且，企業單位需要加強對管理設備資金的投入，例如，現代化信息管理設備等。不斷的引進先進的管理人才、培訓人才，定期的進行人事檔案管理人員的培訓，提高專業技能水平。另外，還需要老人帶新人，一對一帶新人，增加管理人員的管理經驗，從而使管理人員能夠具備獨立工作的能力，提高企業單位人事檔案管理的效率，從而提高企業人力資源管理的質量[6]。

結束語：通過本位的論述得知，現代人事檔案管理有利全面的認識和了解。隨著經濟的發展，傳統人事檔案管理理念和技術已滿足不了現代經濟發展的需求，在現代人事檔案管理存在的問題上，可以通過加強管理人員培訓、建立和完善檔案管理制度、降低管理人員的流動性，從而有效的提高企業單位人事檔案管理的質量。望此次的研究能為我國企業單位提高人事檔案管理的水平提供有效的幫助。

參考文獻

[1]張騰華.關于人事檔案管理現代化過程中存在的問題及對策的研究[J].民營科技，2017，04（01）：129.

[2]焦銀珠，肖紅，等.新形勢下農業科研單位人事檔案管理存在問題及其對策建議[J].遼寧農業科學，2017，02（02）：47-49.

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[4]黃江宏.關于新時期企業人事檔案管理存在的問題分析及對策探討[J].人力資源管理，2017，03（06）：331-332.

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