對(duì)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的思考

鄒靜

摘 要：國(guó)家檔案局10號(hào)令是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理工作要求，是企業(yè)結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行的文件。我公司通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善檔案人員隊(duì)伍，充分發(fā)揮專兼檔案員職能，分步驟確定歸檔范圍，完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)歸檔文件的應(yīng)歸盡歸。

關(guān)鍵詞：檔案局10號(hào)令；檔案資源；資產(chǎn)關(guān)系檔案管理

2012年12月17日，國(guó)家檔案局頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)，以下簡(jiǎn)稱10號(hào)令），自2013年2月1日施行。

我所在單位公司對(duì)10號(hào)令開始加大力度組織學(xué)習(xí)和落實(shí)。在學(xué)習(xí)過程中深刻認(rèn)識(shí)到10號(hào)令不僅是對(duì)企業(yè)文件材料的歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，也是在企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體地位不斷凸顯的大背景下，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展特點(diǎn)開展企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要依據(jù)。

1 10號(hào)令出臺(tái)的重要背景

1、企業(yè)檔案管理隨著市場(chǎng)的發(fā)展而發(fā)展

近年來，我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)管理再社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下伴隨著信息化的發(fā)展帶來了包含企業(yè)檔案管理的變化，其變化在兩個(gè)方面表現(xiàn)得尤為突出，一方面企業(yè)管理在規(guī)范企業(yè)內(nèi)控管理、科研生產(chǎn)一線輸入、研發(fā)實(shí)力積累、追蹤產(chǎn)品質(zhì)量、展現(xiàn)企業(yè)形象等方面所起的重要憑證依據(jù)和參考作用越來越明顯；另一方面，企業(yè)檔案管理的環(huán)境、對(duì)象等都發(fā)生全新的變化，特別是電子文件的大量產(chǎn)生，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

2、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對(duì)檔案管理提出了更高的要求

國(guó)際上，安然事件出現(xiàn)后，美國(guó)版本了“薩班斯法案”，該法案明確了會(huì)計(jì)檔案的保管期限，而且要求必須充分保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和長(zhǎng)期可用性。在國(guó)內(nèi)，財(cái)政部、審計(jì)署、證監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)五部門印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用、評(píng)價(jià)和審計(jì)指引》中，要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)妥善保存相關(guān)記錄或資料，要求企業(yè)建立完善的檔案記錄管理。

3、10號(hào)令引入了資產(chǎn)關(guān)系的內(nèi)容

10號(hào)令第三條指出：“各級(jí)檔案管理部門依照資產(chǎn)關(guān)系分別負(fù)責(zé)對(duì)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。”這其中將“資產(chǎn)關(guān)系”概念引入到檔案工作中，是十分必要和及時(shí)的。也就是說，企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍，而且從10號(hào)令的歸檔范圍來看，也是囊括了企業(yè)所有的各類活動(dòng)中產(chǎn)生的重要文件。

2 10號(hào)令的法律地位

10號(hào)令“以令”的形式發(fā)布，屬國(guó)務(wù)院部門規(guī)章，是除《檔案法》和《檔案法實(shí)施方法》等法律法規(guī)外最有效的文件，居于一般的辦法、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范上。10號(hào)令對(duì)企業(yè)文件材料收集、歸檔的范圍和相應(yīng)的保管期限的規(guī)定實(shí)用性和操作性很強(qiáng)，是對(duì)現(xiàn)有企業(yè)檔案管理依據(jù)的有益補(bǔ)充。

3 在落實(shí)10號(hào)令過程中的思考

1、組織學(xué)習(xí)、完善隊(duì)伍

公司對(duì)專職檔案員和兼職檔案員進(jìn)行10號(hào)令內(nèi)容的宣貫和組織學(xué)習(xí)。按照“企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍”思路的指引，我們意識(shí)到兼職檔案員掌握的第一手材料很關(guān)鍵，只有充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，讓其掌握10號(hào)令對(duì)本部門文件材料的要求，才有可能實(shí)現(xiàn)文件材料的“應(yīng)歸盡歸”。

2、分步梳理公司檔案歸檔范圍和保管期限

集中學(xué)習(xí)后，考試分步梳理公司實(shí)際的檔案歸檔范圍和保管期限。第一步是部門層級(jí)的梳理。部門兼職檔案員對(duì)照10號(hào)令的范圍要求，梳理各部門應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍和保管期限。第二步是公司級(jí)的梳理。專職檔案在匯總部門的情況后，進(jìn)行集中討論，確定公司文件材料的歸檔范圍和保管期限，并納入公司檔案頂層文件。

3、與現(xiàn)有檔案類目劃分的銜接

公司按照10號(hào)令的總歸檔范圍，設(shè)計(jì)了規(guī)檔方案，最大限度地發(fā)掘現(xiàn)有檔案類目的包容性，將新的歸檔范圍盡可能合理地納入其中。并要求完成歸檔范圍與檔案類目劃分的對(duì)應(yīng)關(guān)系的梳理。同時(shí)，完善公司現(xiàn)有各門類的檔案管理方法，將新的歸檔范圍和保管期限要求納入到具體的管理方法中。兼職檔案員只需要熟知自己部門的歸檔范圍和保管期限，做到應(yīng)歸盡歸。歸檔材料與檔案類目的銜接由專職檔案員完成。

4、加強(qiáng)預(yù)立卷指導(dǎo)，積極為公司各類檢查提供檔案材料

公司檔案部門樹立了檔案前端控制思想，要求對(duì)檔案產(chǎn)生部門的預(yù)立卷指導(dǎo)工作，監(jiān)督歸檔前的文件管理活動(dòng)，與業(yè)務(wù)部門配合。

通過上述幾個(gè)方面的措施，公司的檔案資源體系建設(shè)進(jìn)一步完善。然而，檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的基礎(chǔ)性工作，以后我們將持續(xù)深入貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局10號(hào)令，大力推進(jìn)檔案資源建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展助力。

參考文獻(xiàn)

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[2]朱桂玲薩班斯-奧克雷法案與企業(yè)文檔管理《山西檔案》2016（2）endprint