高校檔案信息資源共享策略探究

羅毓慧

摘 要：信息化技術的快速發展、不斷成熟，對高校檔案管理提出了新的要求。信息化技術為高校檔案管理提供了有力的技術支持，對于提升檔案管理質量和效率具有積極作用。同時，信息化技術進一步促進了檔案信息資源共享，使得檔案信息資源利用率大幅度提升。基于此，本文對高校檔案信息資源共享進行了綜合性闡述，并提出了部分策略，以供參考。

關鍵詞：高校檔案；信息資源；共享

1 高校檔案信息資源內容概述

高校檔案是高校文化及歷史的沉淀，是高校教學、科研及管理活動的真實記錄，它對于高校科研教育工作完善具有指導意義。加強高校檔案信息資源開發、共享既是高校和諧發展的需要，也是國家教育事業發展的需要。實現高校檔案信息資源共享，意味著能夠將檔案信息資源的價值充分發揮出來，從而為高校自身發展及教育事業發展提供可靠的服務。高校檔案信息資源主要涵蓋了11類，包括行政類、黨群類、科研類、教學類、團委政教類、工會類、實物類、設備儀器類、基建類、磁介類以及財務類[1]。除此之外，還有部分具備檔案屬性的信息并未納入至高校檔案管理體系當中，這些信息一般被視作“準檔案信息”。

2 高校檔案信息資源共享的重要性

高校檔案信息資源共享主要是指在高校檔案管理過程中，利用信息技術，并融入現代化管理念，對相關信息資源進行高度整合，以為公眾提供檔案信息服務為主要目標的一種檔案管理模式。通過實現高校檔案信息資源共享，能夠進一步強化相關資源的可獲知性，能夠讓社會公眾與社會組織具備平等的高校檔案信息資源獲取權，有利于高校檔案深度利用、開發，將其價值充分發揮出來[2]。近年來，數字化技術、數據庫技術、網絡通信技術、超文本技術、多媒體技術等的不斷成熟，為高校檔案信息資源共享提供了良好的技術支持，也讓高校檔案信息資源共享愈來愈受到重視。同時，公眾的信息意識也在不斷提升，信息需求量成倍增長。這種大環境趨勢也在一定程度上刺激了高校檔案信息資源共享。高校檔案信息資源共享也為高校聯盟建設提供了巨大支持，推動了高等教育朝著新的方向發展。在信息資源共享的前提下，高校之間能夠形成優勢互補，實現合作發展。另外，高校檔案信息資源共享是維護公眾知情權的基本保障，對于提升高校檔案整體公共服務能力具有積極的意義。

3 高校檔案信息資源共享過程中存在的部分問題

盡管高校檔案信息資源共享愈來愈受到重視，并取得了一定成果，但在具體實施過程中，還是存在一定問題：（1）高校檔案信息資源共享機制不夠健全。很多地區缺少具備獨立行使職權、統籌行業的一體化常設管理機構，這使得區域內高校檔案信息資源共享建設較為滯后，高校之間無法充分合作。同時，缺乏區域性的高校檔案信息資源共享機制。各高校還是“各自為政”，尚未形成一條良好的高校檔案信息資源交互通道[3]，使得檔案信息資源共享效率低下。另外，各高校之間缺乏良好的溝通、協作機制，相關資源配置不合理，存在資源浪費的情況，全局性統籌規劃有所不足。（2）高校檔案信息化建設滯后。部分高校在檔案信息化建設方面投入不足，缺乏專業設施。檔案信息加工、開發依然以人工操作為主，網絡化程度不夠。同時，檔案信息載體較為單調，檔案利用主要以原始資料信息為主，尚未對檔案信息進行深度開發，無法形成特色檔案信息資源。即便一些高校在檔案數字化方面已經取得了一定成果，但尚未形成一個標準化、規范化的管理體系，信息接口、設備等參差不齊，無法統一，對信息資源共享產生了一定阻力。（3）檔案信息服務范圍有待擴展。很多高校在檔案信息服務方面類型較為單一，僅僅提供較為簡單的檔案宣傳服務。檔案信息檢索只是停留在公開檔案目錄查詢階段，使得檔案信息資源的功能價值受到了極大束縛。同時，高校檔案部門在宣傳工作方面力度還不足，導致校園內尚未形成一種良好的信息共享氛圍，高校師生在檔案信息利用方面意識還較為淡薄。

4 優化高校檔案信息資源共享的有效途徑

4.1 完善檔案信息資源共享機制

首先，要在區域內構建統籌行業的領導機構。客觀上來看，高校檔案信息資源共享是一項極其復雜的過程，從紙質化檔案到數字化檔案，從平臺建設到資源共享都需要全局性的統籌規劃。因此，需要在區域內設立一個專門的領導管理機構，從而對各高校檔案信息資源共享建設進行宏觀引導、管理，促進高校之間的交流、合作，實現資源配置優化[4]。其次，要建立健全的高校檔案信息資源共享機制，包括運行保障機制、合作激勵機制以及共享管理機制。運行保障機制能夠對高校檔案信息資源共享起到督促作用，有利于協調相關工作，形成一個標準化的共享體系；合作激勵機制能夠鼓勵各高校共同參與到區域性的檔案信息資源共享平臺建設當中，促進彼此之間的交流，讓高校之間能夠總結共享經驗及效益，從而提升檔案信息資源共享質量，進一步擴大共享范圍；共享管理機制主要是針對于共享平臺實施，以經濟學角度進行資源優化配置，簡化平臺管理流程，盡量降低人工干預，逐步實現檔案信息資源共享自動化，以創造更大的共享效益。

4.2 加強檔案信息資源整合

通過加強信息資源整合，對高校檔案信息進行分類、分層次處理，實現分散信息資源集中化。當然，高校檔案信息資源整合是一項長期性的工作，其涉及內容較多，包括檔案信息資源統計、館藏優化、特色信息資源開發、館藏資源數字化轉錄等[5]。要將這些工作充分落實到位，高校應該加大軟、硬件設施投入，并加強相關人才隊伍建設，創造一個可靠的基礎環境。與此同時，要特別關注特色數據庫建設。構建具有特色，且資源配置合理的數據庫對于促進高校檔案信息資源共享具有積極的作用。在特色數據庫構建過程中，高校能夠對檔案信息資源進行深度加工，并按規律組合，形成具有層次性、專題性的檔案類別。結合檔案信息檢索層次的差異，可構建相應的目錄數據庫、全文數據庫以及索引數據庫等，從而為用戶查詢、利用檔案信息資源提供便捷。

4.3 變革檔案信息服務方式

一方面，要加強用戶信息需求分析。在信息化時代下，用戶對于檔案信息的需求逐漸趨于多元化，呈現了新的特點。很多用戶對檔案信息的層次化要求愈來愈高，也愈來愈注重個性化信息定制。在這種情況下，高校聯盟應該對用戶行為習慣、需求進行綜合分析，把握不同類型用戶需求的差異性，打破傳統同質化檔案信息服務屏障，逐漸實現個性化服務，進一步提升服務質量。另一方面，要根據新形勢、新環境對檔案信息服務方式進行變革，為用戶提供在線檔案信息檢索、檔案信息咨詢等針對性的服務，將以往“對面”服務轉變為“對點”服務。

5 結語

高校檔案信息資源共享建設任重而道遠。高校應通過檔案信息資源共享、加強檔案信息資源整合、變革信息服務方式等舉措，不斷優化高校檔案信息資源共享體系及服務體系，從而將這些資源的功能價值充分發揮出來。

參考文獻

[1]楊培決.網絡環境下高校檔案信息資源共享模式探究[J].中國新通信，2015，17（06）：75-76.

[2]王林娜.信息資源共享的高校檔案管理模式探究[J].教育教學論壇，2015（19）：16-17.

[3]黃小忠.建設區域性高校檔案信息資源共享平臺的機制和途徑研究[J].山西檔案，2015（04）：77-80.

[4]何秀清.基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J].皖西學院學報，2013，29（06）：147-152.

[5]秦書凰，王琨，練聰穎，等.網絡環境下高校檔案信息資源共享探析[J].機電兵船檔案，2010（03）：61-64.endprint