論如何高質量做好會議安排工作

周建軍

摘要：作為一名機關事業單位行政事務人員，組織安排會議是一項本職工作內容，如何簡單高效高質量的策劃組織一場會議，是一場復雜的課題，牽扯到很多的人和事，本文就自己經驗和體會來分享高質量組織安排好企事業單位的會議。

關鍵詞：高質量；會議安排

一、會議通知是高質量會議安排的前提

參加過會議的人有時都有這樣的感受，看到會議通知或邀請就來參加會議了，但一進入會場就發現自己為什么來開會，主要內容議題是什么，特別是現在目前的社會，會議邀請漫天飛，特別是一些非官方的組織機構，胡亂組織會議亂邀請、亂開會，參會的人事后也搞不清楚開會到底達成了什么意識，這種情況在現代的職場不斷發生，形成了不正常的社會現象。在這里，會議的通知和會議的議程安排就顯得很重要了，一份高質量的會議通知和日常，就應該讓參會者簡單明了的知道自己為什么參會？如何參會？會議應解決的問題或達成的目標等等，這才是一個成功的會議組織安排。首先，會議邀請或通知上必須明確會議的組織方或召集人，這樣參會者才能根據自己所處的角色或職能決定參會是否有意義；其次會議的主題也很重要，是本次會議保障目標達成的最終效果，沒有結果的會議是很失敗的；會議日程的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。會議的時間和地點必須明確醒目，這是保證與會者按時到會的前提，對于一些大型的會議來講，會有很多的外地會議參加者，這就要附上到達會議地點和住宿賓館的詳細路線圖，并說明各種路線的最佳方案。

二、會議邀請在會議安排中的作用

（一）會議邀請可以避免會議沖突

會議邀請有一個好處就是告訴對方確切的時間和地點，不用到時再為了這個事臨時溝通。但是問題一般不是出在“濫用”，而是“亂用”上。該用會議邀請的時候沒有用，比如要約談事情的人不發邀請，甚至已經請對方發邀請了，還是沒發，結果到了開會的時候臨時找人。發會議邀請市文字表達不清楚，又會浪費很多的時間讓被邀請人研究半天。這么做的好處一方面是避免開會前大家互相問對方地點，另一方也可以避免忙碌的同事無法安排其他相鄰會議，比如有的同事會議是秘書安排的，如果日歷上沒有地址，秘書是無法知道下一個會要間隔多久去安排才算合理。

（二）可以有效的提升效率

發了一個邀請是不可能萬事大吉的，會前會后還要發郵件。恰如其分的事前提醒和事后跟進，可以有效的提升效率，且體現自己的專業性。問一下是否有人有特殊情況無法到來且給對方充足的時間閱讀和回復，也可以提早重新安排。

三、會議場地的安排是重點

（一）會場選擇

在會議的籌備工作階段，要更加清楚會議的參會人數和會議內容綜合考慮接待的規格，選擇相適應的接待標準。選擇會場首先要考慮大小適中，選用一個大小適中的房間，不能用房間太大的地方做會場，那樣的話由于參會的人數太少，會導致座位空得太多，加之與會者坐得松散會給人一種不景氣的感覺；如果選擇的房間會場太小，參會的人數過多甚至后來的人員因座位不夠，加座位或者擠在一起，不僅顯得小氣而且也會造成會場亂糟糟的感覺根本無法把會開好。其次，會場地點的選擇也要合理，會議議程少，時間短的一兩個小時就散的會議，可以把會議的場地定在參會人員相對比較集中的地方。議程超過一天以上的會議，要考慮是否有賓館的住宿安排，如果參會人員沒有集中的地點，要注意參會者來回的路線里程確定地點，近的優先。第三，會議場地的附屬設施要齊全，一定選擇會場明亮，通風較好衛生干凈的地方，開會用的話筒、麥克風、照相、橫幅標語等等都要進行檢查確保到位，否則，會影響開會的質量和效率。第四：會議的停車場問題，現在參加會議的人大都有自備車，會場的選擇要考慮到有一定量的停車位，確保參與會議的人員到達后的轎車、摩托車都要有停放處，這樣會議才能按期開得成。

（二）會議現場的布置

無論開大會還是小會議，會議現場的布置往往也很重要，好的會場布置會讓參會者心情舒暢，提高會議的氣氛，通過懸掛會議的主題標志、標語可以更好的讓大家理會會議內容主題，也會讓會議的組織者得到大家的認可和稱贊。會議桌前擺放適當的輕松花卉鮮花，在會場的門口張貼標語。在每個參會者的座位桌上擺放茶杯、會議記錄紙張和筆，但要注意節約和美觀、統一。坐席的擺布要講究會議的風格，是討論型、任務布置型、還是匯報型等，可以參考幾種方法：

1.圓桌型：這種布置形式適合于人數較少的小型會議，10—20人左右的會議，可以用把桌子布置成圓形或橢圓形。這種布置使參與的領導和嘉賓一起圍坐在一體，大家都能清楚地看到對方的面容，有利于互相交換意見，大家會議一種平等對待的感覺，有利于會議。

2.講座型：這種布置形式適合于人數較多的中大型會議，在20人以上的會議可以采用的一種形式，它比較適用于作報告，匯報交流和傳達布置動員講話等以領導指示為目的類型會議，由于參會人數較多，多數情況下都是少對多或一對多，與會者之間不需要討論、交流意見。

四、會議的服務禮儀

（一）會議資料的準備工作

會議的組織者應該準備根據會議的內容準備有關會議資料，為了方便與會者的使用應提前發在會議材料袋或與會者的桌面上。會前應做好會議各項準備工作的檢查工作，這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查會議麥克風、會議桌椅是否有損壞、廁所洗手間是否干凈衛生等是否準備齊全。會議的后勤服務人員和會議工作人員是否提前進入接待崗位。

（二）會議前的接待服務禮儀工作

一般會議的接待工作分以下幾個崗位：簽字臺及工作人員，會議檔次高一些的可以安排專門的禮儀小姐進行，一般1-2人，配備好簽到本和筆，如有分發會議資料和紀念品的還要多一些人。簽到本內容應設計簡潔明了，然與會簽到者一目了然，會前負責簽到的人員應及時向會議組織者匯報到會人數。簽到后的引座工作，參會人員簽到后，應有接待人員禮貌地將與會者引入會場指定的座位就座。

參考文獻：

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（作者單位：江蘇省鹽城市檔案館（局））