檔案信息化建設研究

于仲華

摘 要：本文簡要介紹了我國現階段檔案信息化建設的現狀，在肯定我國檔案信息化建設已取得成績的同時，就仍然存在的問題從資金、技術、人才、法制四個方面提出了相關的解決之策，以期對我國的檔案信息化建設提供一定的借鑒。

關鍵詞：檔案信息化建設現狀對策

科學技術的發展日新月異，信息化浪潮席卷全球，也深刻影響了我國社會生活的方方面面，具體到檔案管理方面，檔案信息化亦成為了大勢所趨，深受檔案界相關人士的關注。計算機信息技術的作用日益深廣，以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術的廣泛應用使傳統檔案管理模式發生了重大變革，而變革之目的即在于使檔案建設更加適應信息技術革命以及滿足社會服務的需要。

一、我國檔案信息化建設的現狀

檔案是人類社會活動真實的歷史記錄，屬于國家信息資源中的重要組成部分。而檔案信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。黨中央提出“以信息化帶動工業化”戰略決策后，國家的信息化建設取得了長足的發展，全國檔案信息化被列入國家檔案事業“十五”、“十一五”規劃之中，并漸漸步入正軌，取得了實質性的進展。然而，更為我們所關注的是目前檔案信息化建設中所存在的一些問題。對這些問題進行清醒認識從而尋求解決之道，是促使我國檔案信息化建設不斷發展的不竭動力。

二、我國檔案信息化建設取得的成績

目前，全國已有41個省級檔案部門按計劃開通了檔案信息網站，全國各級檔案信息網站公布開放的檔案目錄已有3000多萬條，現行文件網上查詢利用工作開展較為普遍。許多市和區縣檔案局（館）以及大部分專門、部門檔案館，高檔檔案館已建立了局域網和檔案信息網站，計算機輔助檔案管理全面推行，檔案數字化工作有了較快進展，有些市、區檔案館也在建設檔案目錄中心。全國檔案信息化檔案信息資源以及人才方面的硬件、軟件環境得到明顯改善。

三、我國檔案信息化建設存在的主要問題

1、我國檔案信息化建設資金不足：檔案信息化建設所需的大量計算機、路由器、掃描儀、打印、復印等硬件設備，以及檔案信息網絡的開通、內部局域網的組建、檔案信息數據庫的建設、信息安全防護的加強等等，均離不開龐大的資金投入。而現實中往往存在檔案管理部門因領導重視不夠，政府撥款有限而存在的經費不足問題，這是制約檔案信息化建設的瓶頸。沒有資金投入，許多檔案信息化建設工作無法展開，或半途而廢，致使我國檔案信息化建設成效甚微。

2、我國檔案信息化建設技術稀缺：檔案信息化是源于信息技術進步的一場檔案管理革命，技術雖然只扮演著工具的角色，但卻是這場革命的源動力，是整個檔案信息化的龍頭和先導。這場“手段”上的革命，除了沒有改變檔案工作的社會目標外，給檔案管理帶來的變化是全方位的，從對象、內容、方式、方法到程序、環境，并且這種變化還隨著信息技術的高速發展而不斷改變。由此可見信息技術對我國檔案信息化建設的重要性。在檔案職業從傳統文化行業向現代IT行業轉型的過程中，技術缺失成為檔案界面臨的重要問題之一，其間接導致了資金的巨大浪費和我國檔案信息化建設過程中檔案信息的安全隱患。

3、我國檔案信息化建設人才緊缺：人才是技術的源泉，人才資源始終是我國檔案信息化建設的瓶頸。2012年國家信息化測評中心的調研報告顯示我國信息化指數為38.46時，信息化人才資源指數僅為13.43，4信息化人才十分匱乏，而檔案信息化人才更是緊缺，檔案界面臨著十分嚴峻的人才形勢。另外檔案管理的從業者中尚存在素質不高以及存量流失的問題?，F階段檔案職業隊伍的信息化意識和信息技能普遍偏低，無法適應檔案信息化建設的需要，既熟悉檔案管理業務又精通信息技術的人才是少之又少。加之許多在崗的“雙料型”人才又可能由于“清水衙門”的檔案局、館的經濟待遇和發展前景不符合理想而最終選擇另謀高就，“事實上，恰是現代技術的掌握為他們跳出檔案館，另謀高就創造了條件”。以上種種原因即造成了我國檔案信息化建設人才緊缺的尷尬局面。

四、我國檔案信息化建設的對策

1、多渠道擴大資金投入：爭取政府財政供給，政府的財政供給是檔案工作的主要資金來源，檔案部門應多與領導和政府部門進行溝通，盡量爭取地方領導的重視與支持，從而解決預算經費問題。發揮自身主觀能動性，爭取多渠道籌資解決問題。檔案部門必須拓寬思路，轉變機制，提高資金的利用率。例如，檔案部門可與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的免費或優惠支持（就如中國電信給予政府上網工程提供優惠服務那樣），與大型跨區域IT企業聯合，利用其異地市場政策和形象開拓需要，優惠獲取其資金、技術和資源服務等。

2、技術方面：首先，檔案界應致力于提升自身的信息技術水平，在信息化的過程中始終保持對信息化技術的高度敏感，做到及時追蹤新技術趨勢，研究各種信息技術應用于檔案工作是否可行、是否必要，并分析其引入及應用所可能帶來的消極影響和積極作用。同時，檔案管理部門可通過借助外力的方式解決燃眉之急，適當引入外部技術力量解決問題。當然，這種方式是技術外包，而不是“技術外化”。檔案信息化最佳建設方案必然是技術因素與業務因素整體權衡的結果，將業務設計與技術設計完全割裂開來是十分危險的。有可能導致檔案部門喪失對信息化的控制權，并最終導致系統工程的失敗。因此，在適度引入外部技術力量的同時，檔案界更應積極組織檔案信息化應用技術的研究工作，并最終依靠自身的技術力量對檔案信息化建設進行主導，此即最終目標。

3、人才方面：檔案信息化工作是一項技術性很強的工作，要做好這項工作，除了掌握檔案學基礎理論知識和檔案科學管理知識外，還必須掌握計算機技術、網絡技術等現代信息技術知識。實施檔案信息化建設，人才隊伍的建設是問題的關鍵。檔案管理工作已由原來的手工操作為主的保管、編目、查找、利用等各個關節界限分明的管理方法，轉變為網絡環境下由計算機管理信息系統完成檔案的自動編目、標引、鑒定等工作。檔案管理部門應加強信息化人才的培養，以滿足檔案信息化建設的需要。

信息化是一場革命，它使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發生了巨大改變，引起了檔案管理的深刻變革。檔案信息化成為現代檔案管理模式有別于傳統檔案管理模式的重要特征，也成為信息社會檔案管理工作發展之必然趨勢。隨著檔案信息化進程的不斷推進，我們勢必將面臨越來越多的新問題，對這些問題進行清醒的認識，并理智探索其最佳解決之道，是推進我國檔案信息化建設的最好方法，而隨著問題的不斷解決，我國檔案信息化建設也將迎來更加美好的明天。

參考文獻：

[1]李秀華.我國檔案信息化建設的現狀?問題及對策[J].大學圖書情報學刊，2007.（3）.