檔案信息化系統建設和評估體系的研究

楊洪權

（哈爾濱市民政局社會救助管理中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案信息化系統建設和評估體系的研究

楊洪權

（哈爾濱市民政局社會救助管理中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著信息化浪潮席卷全球，各種信息傳播工具隨科技進步日新月異地發展，信息技術滲透到人類活動的各個領域，逐漸成為現代社會正常運轉不可缺少的工具和條件之一，信息技術的浪潮沖擊推動著整個信息業的變革和發展。

檔案信息化把檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。這個過程提出了三個要求：要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享必將引發檔案管理模式的變革。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案是機關工作者查考的依據，是生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發展起著多種積極的甚至是不可缺少的作用。國家信息化建設也帶動檔案信息化，為了盡快適應國家信息化建設和檔案事業發展要求，實施信息化帶動策略，國家檔案局明確指出要把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。

一、檔案信息化系統的構建

利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化工作遵循的三個原則:規范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次:一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。在檔案信息化過程中，檔案工作將逐步經歷從封閉的、以實體管理為主的“重管輕用”向開放的、以信息管理為主的“重用促管”的管理理念、管理模式的根本性轉變過程。最終實現以檔案信息化推動檔案事業現代化，真正實現檔案工作與信息時代的結合，實現檔案事業與現代社會的交融。

（一）檔案信息化系統的內涵

信息系統是指以一定的技術手段，有組織地進行信息處理的系統。檔案信息系統是系統收集、加工、傳遞數字檔案信息資源的專門的信息子系統，是信息系統的重要組成部分，由相互聯系的檔案信息及其組織體系構成。每一系統都有其自身的結構即系統內諸要素相互聯系、相互作用的方式，或者諸要素在該系統內的秩序。從系統內部構成來看，檔案信息系統是由檔案信息的輸入、處理、貯存、開發和輸出等要素構成的有機整體。檔案信息系統從社會活動中輸入檔案信息，這是檔案信息系統得以存在的條件同時，檔案信息系統又向社會提供數字化的檔案信息資源，實現為社會服務的目的，這是該系統存在的目的。

（二）檔案信息化系統的外延

1.網站建設。在公共信息服務網站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。檔案網站的功能有:服務功能、宣傳功能、交流功能。檔案網站的主要內容:檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息。

2.數字檔案館建設。利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。數字檔案館的主要特點:存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環境;運行方式上的特點，存取檔案信息的網絡化;功能定位上的特點，以存取為中心。數字檔案館與現行實體檔案館的關系:現行實體檔案館的館藏檔案是數字檔案館形成的基礎;數字檔案館的出現對現行實體檔案館的館藏建設提出了新的要求;數字檔案館為現行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。兩者不是替代關系，而是相互依賴、相互促進的關系。

（三）信息化系統的功能模塊

1.數據輸入。數據輸入功能是檔案自動化管理系統的前提和基礎。如果沒有數據輸入功能，計算機將沒有任何處理對象，則計算機檔案管理必然成為空話。因此，這個功能是其他所有功能的基礎。數據輸入功能可以通過各種方式實現，其中主要是通過計算機的相關輸入設備，比如鍵盤、掃描儀、繪圖儀等，將相關數據輸入計算機中等待處理。

2.數據查詢。輸入計算機的數據在計算機中存貯在不同類型的數據庫里。數據庫的類型可以根據數據量的大小和數據處理的難易程度選擇。系統根據不同的檔案信息查詢需求，形成單項或組合查詢，查找到相應的數據信息。一般地，根據不同的權限，被查詢到的信息還應該有不同的處理方式，比如，管理員可以對查詢到的信息進行修改，而一般的用戶則可能只能進行瀏覽。

3.數據輸出。數據輸出是根據信息利用者的需要，查詢到相應的數據信息后，對該信息進行不同形式的輸出以便利用者利用。輸出方式可以是簡單的瀏覽，比如屏幕顯示，也可以是打印、刻錄入光盤等。特殊格式文件還可以輸出到特殊載體，比如文件可以輸出到繪圖儀。數據輸出是信息的主要出口，是信息利用的重要橋梁，必須通過數據輸出，檔案信息才能得到有效的利用。

4.數據整理。數據整理是對存貯在計算機數據庫里的信息按照一定的要求，進行相應的分析、處理，目的是使所存儲的數據更加有序、合理。數據整理包括兩個方面的內容邏輯整理和物理整理。邏輯整理是指將數據進行分類、匯總等，這種整理不變動數據的物理存儲位置物理整理是指減少數據占用空間、提高數據查找效率的調整，這種整理涉及到數據存儲的物理位置的變化。

5.業務管理。業務管理是檔案自動化管理系統支撐的主要功能之一。實行檔案自動化管理的重要目的就是要實現檔案業務管理的自動化。業務管理工作包含很多方面的內容，目的是在計算機上實現檔案借閱、檔案交接、檔案統計、全宗單制作等工作的自動、半自動處理。通過計算機檔案業務管理可以大大減少檔案管理工作所需要的人力、物力、財力，實現檔案管理工作的減員增效，一定程度上提高檔案管理工作的經濟效益。

6.系統維護。系統維護是計算機檔案管理工作的安全防范措施。通過系統維護，一定程度上保證數據的完整性、有效性。系統維護工作包括口令設置、權限分配、數據的導入、導出、刪除等操作。這些操作都具有一定的危險性，如果操作不當，一定程度上會危及數據的安全，甚至造成毀滅性的損失。因此，系統維護工作也是檔案自動化管理系統的一個重要功能，不可有絲毫疏忽。

二、評估體系

評估指標的選取是建立有效的評估模型的基礎。只有合理的評估指標以及建立其上的評估模型，才可能有效地反映出檔案信息系統建設、維護、使用全過程中的投入與產出，為檔案信息系統的效益管理提供一個可供參考的評估結果，為檔案信息系統的構建、維護、運行提供真正的參考作用。

（一）客觀指標

客觀指標通常是關于檔案信息系統建設與使用情況的客觀數據，由檔案信息系統的建設與運行客觀累計而成，比如檔案信息系統建設中的硬件投入、檔案信息系統使用中的用戶使用次數、檔案信息系統維護中的安全保障設施投入等等?？陀^指標通?？梢杂刹煌目腕w直接提供，或者由檔案信息系統的管理機構利用系統本身的功能自動統計而得?？陀^指標是檔案信息系統效益評估最基本和最重要的指標，是檔案信息系統效益評估的基礎，通過客觀指標能直接地反映出檔案信息系統的基本情況。

（二）半客觀指標

半客觀指標也可以稱為半經驗指標，就是根據經驗計算或對比而得出的半客觀數據，如檔案信息資源下載成本，事實上是無法客觀準確計算的，所以必須根據檔案信息資源的數據庫成本和下載情況估算得出。對于半客觀指標而言，計算公式是獲得相對適用的半客觀指標的關鍵，而計算公式則往往來源于對相關評估項目的經驗估計。

（三）主觀指標

主觀指標也可以稱為純經驗指標，即無法通過計算衡量，只能由分析者根據某些規則或經驗得來的數據項。在檔案信息系統建設與運行過程中，主觀指標用于評估其效益的情況比較復雜，一般也只能得出描述性、結論性的評估情況而不可能獲得可用于比較的量化指標。比如，某類檔案信息資源在提供利用后能產生的社會效益的情況。

在上述三類指標中，第一類指標通常在建設檔案信息系統的工作中由相關單位或部門比如硬件供應商提供，而后兩類指標則必須由檔案信息系統的維護機構根據檔案信息系統的具體運行情況確定。而且，每一類指標都含有量化指標和非量化指標。每一個指標都需要給予一定的界定，在難以精確的情況下盡量準確。