試析電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊

韓聰敏

摘 要 隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被電子檔案所取代，電子檔案管理大大提高了檔案管理人員的工作效率，但是也存在一些弊端。基于此，本文對(duì)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理的利弊進(jìn)行了分析，以期對(duì)檔案管理人員的管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞 電子檔案管理 傳統(tǒng)檔案管理 利弊分析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

檔案資料是對(duì)一個(gè)企業(yè)或單位生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程的真實(shí)記錄，具有很好的保存價(jià)值。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，科學(xué)性很強(qiáng)。做好檔案管理工作對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展有著十分重要的意義。因此，我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊研究工作，為檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

1電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，或者說(shuō)，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在不可分割的關(guān)系，傳統(tǒng)檔案管理的信息主要是社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，具有很大的真實(shí)性，而對(duì)于電子檔案管理來(lái)講，傳統(tǒng)檔案資料是電子檔案真實(shí)性的重要保障；三是電子檔案擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息量，由于電子檔案是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，具有很大的容量?jī)?yōu)勢(shì)，既能存儲(chǔ)各種檔案信息，也能實(shí)現(xiàn)資源共享，具有很強(qiáng)的便利性，同時(shí)利用電子檔案也可以查看實(shí)體檔案資料。

2電子檔案管理的利與弊

2.1電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低，紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還有效改善了我國(guó)樹(shù)木砍伐情況，不僅有利于我國(guó)森林資源的保護(hù)，也大大減少了曲別針、訂書(shū)釘、筆墨、打印機(jī)等工具的使用量。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。有效縮短了檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間，使得檔案管理人員的工作效率得到了很大提升。電子檔案可以通過(guò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆绞綄?shí)現(xiàn)資料的傳遞與共享，不需要進(jìn)行文件打印等工作，可以隨時(shí)查詢相關(guān)檔案信息，使檔案信息的查詢與管理更具時(shí)效性。

2.2電子檔案管理的弊端

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，使用電子檔案管理方式，應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，采用先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)和安全管理技術(shù)，保證電子檔案的正常使用和安全。

（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力和信息技術(shù)掌握知識(shí)要求較高。采用電子檔案管理方式，還要增加對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，才能保證電子檔案的安全性。而傳統(tǒng)檔案對(duì)檔案管理人員的要求相對(duì)較低。

（3）電子檔案存儲(chǔ)載體多，數(shù)據(jù)程序復(fù)雜，部分程序出錯(cuò)易影響整個(gè)檔案信息庫(kù)的安全性。此外，應(yīng)用信息技術(shù)，必然就要面對(duì)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊的威脅。電子檔案的開(kāi)放瀏覽端口很可能成為非法篡改檔案的入口，因此，采用電子檔案管理，就需要加強(qiáng)信息安全的防護(hù)措施，保證檔案的安全。如：采用建立防火墻、檔案加密、信息安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等方式。

（4）電子檔案建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，數(shù)字化信息易于刪改變化，載體多樣，單從內(nèi)容、形式和載體特征難以確定檔案的原始性和真實(shí)性。而且電子檔案將實(shí)體的檔案資料編輯成電子版的檔案，在編輯過(guò)程中，稍微有失誤就會(huì)導(dǎo)致檔案信息失真，與傳統(tǒng)檔案相比，其信息出錯(cuò)概率相對(duì)較高。

3傳統(tǒng)檔案管理利與弊

3.1傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)點(diǎn)

（1）傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案鑒別審核非常嚴(yán)格，一旦歸檔完成，將不再變化，只要保管得當(dāng)，就很容易保證其真實(shí)性和原始性。

（2）傳統(tǒng)檔案，采用紙質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，不需要任何電子終端設(shè)備，且相較于計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)能更好的保證檔案的完整性和安全性，不用擔(dān)心網(wǎng)絡(luò)攻擊。

3.2傳統(tǒng)檔案管理弊端

（1）傳統(tǒng)檔案管理主要是通過(guò)人工對(duì)檔案進(jìn)行分類和整理的，通過(guò)檔案管理人員將檔案按照具體的種類、來(lái)源、類型等進(jìn)行分類整理，檔案文件一般按照行政類文件和科技類文件進(jìn)行整理的，但是在整理的時(shí)間上是有著嚴(yán)格的區(qū)分的，科技類文件可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔處理，而行政類文件則需要在第二年進(jìn)行歸檔，這種歸檔模式在檔案整理初期非常簡(jiǎn)單，但是隨著檔案數(shù)量逐漸增多，將會(huì)加大后期檔案整理的工作量，非常不利于檔案的整理工作。

（2）傳統(tǒng)的檔案在歸檔之前就需要對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在鑒別的過(guò)程中要采取逐頁(yè)鑒別的方式，對(duì)每一份檔案文件的價(jià)值和保管期限進(jìn)行審核，檔案歸檔完成后，還要對(duì)其進(jìn)行復(fù)核，這種鑒別方式，工作復(fù)雜，需要很大的工作量，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

（3）傳統(tǒng)檔案管理方式在存貯的時(shí)候需要人工進(jìn)行存貯，持續(xù)的時(shí)間是非常長(zhǎng)的，這樣就會(huì)消耗大量的人力、物力和財(cái)力，檔案種類、數(shù)量會(huì)持續(xù)增加，不便于檔案的查找和使用，使得在檔案的查閱過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。導(dǎo)致查詢某份檔案需要很大的工作量來(lái)完成，查找檔案不僅需要到檔案管理室，而且一份檔案不能同時(shí)被多個(gè)人流覽。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，信息時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和完善，信息技術(shù)必有廣闊的應(yīng)用前景。傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理都有不可替代的優(yōu)點(diǎn)，也存在很多弊端，我們應(yīng)當(dāng)取其精華，去其糟粕，不斷探索更加有效、安全的檔案管理方法，幫助檔案管理工作更加順利地進(jìn)行，為時(shí)代的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。

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