醫(yī)院文書檔案的創(chuàng)新性管理方法探討

康繼文

摘要：醫(yī)院文書檔案作為了解醫(yī)院歷史活動的重要憑證，重要性不言而喻。文書檔案管理是醫(yī)院檔案管理的一部分，對于推動醫(yī)院管理體制改革有著不可忽視的作用。因此，本文從醫(yī)院文書檔案管理中出現(xiàn)的問題入手，探討醫(yī)院文書檔案的創(chuàng)新性管理方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案 文書檔案管理 創(chuàng)新性管理方法

醫(yī)院文書檔案包括會議材料、公文材料、報告和總結(jié)、工作計(jì)劃、合同、協(xié)議書、干部任免的文件、醫(yī)院的歷史沿革、大事記及反映本醫(yī)院重要活動的剪報等重要內(nèi)容，是對醫(yī)院各項(xiàng)活動的原始記錄，是醫(yī)院開展管理的重要憑證。醫(yī)院文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的指標(biāo)之一，醫(yī)院文書檔案管理水平的高低又決定了檔案文書管理的質(zhì)量與效率。因此，醫(yī)院如何進(jìn)行文書檔案管理才能適應(yīng)新形勢的要求，使工作充滿生機(jī)與活力？這是一個值得思考的問題。

面對社會日新月異的變化，醫(yī)院文書檔案管理也應(yīng)該隨時代的發(fā)展而不斷創(chuàng)新。只有通過創(chuàng)新，醫(yī)院文書檔案工作才能適應(yīng)社會的發(fā)展，醫(yī)院才能提高文書檔案的管理水平，使醫(yī)院文書檔案管理高效化、科學(xué)化。

一、醫(yī)院文書檔案管理中面臨的問題

（一）對文書檔案的重視程度不足

很多醫(yī)院對文書檔案的認(rèn)識不足，認(rèn)為文書檔案沒有多大的價值，保存起來也只是浪費(fèi)人、財(cái)、物。上至領(lǐng)導(dǎo)，下至員工，甚至文書檔案管理人員都沒有對文書檔案有正確的認(rèn)識，這就容易造成文書檔案信息資源的浪費(fèi)，使其沒有得到充分的利用。

由于醫(yī)院各級對文書檔案重視程度不夠，醫(yī)院檔案館（室）的大多數(shù)工作人員可能并沒有文書檔案管理的專業(yè)知識背景，不了解醫(yī)院文書檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容和任務(wù)，僅僅根據(jù)已有的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為只要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作就可以了。這樣容易導(dǎo)致文書檔案信息資源開發(fā)不足，服務(wù)不到位，文書檔案管理工作效率低。

（二）文書檔案管理工作設(shè)備投入不足

隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和深入，醫(yī)院中文書檔案信息資源，面臨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的沖擊。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案會越來越多，增長速度也越來越快，文書檔案管理部門需要收集的信息也會迅速增多。如果僅僅依靠文書檔案管理人員手工完成收集、整理、檢索工作，這不僅會降低文書檔案管理的效率，還容易出現(xiàn)錯誤。

由于醫(yī)院的主要職責(zé)是治病防治、保障人民健康的事業(yè)單位，所以在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)比較完備，設(shè)備良好。但是比較邊緣化的文書檔案工作的設(shè)備明顯投入不足，醫(yī)院文書檔案管理部門沒有完善的文書檔案管理系統(tǒng)，硬件陳舊，甚至是手工管理。

（三）檔案管理機(jī)構(gòu)和制度不健全

醫(yī)院中生成的檔案類型多樣，有醫(yī)療檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等。一般，醫(yī)療檔案和財(cái)務(wù)檔案由其主管部門對口管理，并非納入醫(yī)院綜合檔案館（室）進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。這樣容易造成檔案重復(fù)保存，信息管理與檔案管理脫節(jié)。

由于醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)不健全，導(dǎo)致不同部門對檔案管理的內(nèi)容沒有統(tǒng)一的管理制度，造成檔案的利用率低下，阻礙醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

二、醫(yī)院文書檔案創(chuàng)新性管理方法

（一）增強(qiáng)文書檔案的整體創(chuàng)新認(rèn)識程度

針對醫(yī)院對文書檔案重視程度不足的現(xiàn)狀，需要從根本是改變醫(yī)院工作者對文書檔案的認(rèn)識。這就需要使員工重新認(rèn)識文書檔案，了解其重要的輔助價值、參謀價值、憑證作用以及教育作用。

文書檔案管理部門可以創(chuàng)新式宣傳檔案文書工作的特色。宣傳是開展所有工作的開始，宣傳工作如果做得好，會提高人們對此項(xiàng)工作的重視程度，對下一步工作的進(jìn)行有直接影響。一直以來，醫(yī)院文書檔案工作的宣傳更加注重檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的解釋，強(qiáng)調(diào)文書檔案的重要意義。這些說教式的宣傳，根本無法吸引醫(yī)院工作者的眼球，很難引起領(lǐng)導(dǎo)以及各部門工作者的注意，達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果文書檔案管理部門，創(chuàng)新性地進(jìn)行宣傳，捕捉文書檔案工作的亮點(diǎn)和特色，使其具有個性化，就有可能達(dá)到宣傳的目的。例如，將開放的文書檔案資源以動圖的形式放在醫(yī)院的內(nèi)外部網(wǎng)站上，并以此方式主動地介紹文書檔案工作。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理手段

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，醫(yī)院應(yīng)該考慮將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用到文書管理當(dāng)中，將其作為重要手段來提高文書檔案管理工作的效率。醫(yī)院投入先進(jìn)的軟硬件設(shè)備到文書檔案管理部門對文書檔案管理工作具有重要意義。第一，先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)通過管理者對文書檔案進(jìn)行電子加工、分類和保存，有助于簡化醫(yī)院文書檔案工作的流程；第二，檔案使用者可以通過醫(yī)院系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)上查閱開放文書檔案，從而提高了文書檔案的利用率。

對于醫(yī)院，要加大對文書檔案管理的設(shè)備投入，使用現(xiàn)代化的管理方法，將先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)投入到檔案館中，提高文書檔案管理的工作效率。對于文書檔案管理部門，要提前準(zhǔn)備好詳細(xì)地計(jì)劃書，積極爭取醫(yī)院的資金投入。面對先進(jìn)的設(shè)備，文書檔案管理工作者還要認(rèn)真學(xué)習(xí)使用方法，適應(yīng)社會的發(fā)展。

（三）創(chuàng)新文書檔案管理機(jī)制

文書檔案管理人員對文書檔案加強(qiáng)“四化”管理。首先，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，嚴(yán)格按照文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施工作。其次，加強(qiáng)規(guī)范化管理。不同于標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范化管理強(qiáng)調(diào)的是有章可循的“法制”化管理，要保證系統(tǒng)思考、員工參與、體系完整、制度健全。醫(yī)院應(yīng)抓好文書檔案管理制度建設(shè)。再次，加強(qiáng)環(huán)節(jié)化管理，確定文書檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)有確定的專人負(fù)責(zé)，并且工作人員互相監(jiān)督，確保文書檔案收集及時、整理系統(tǒng)化、鑒定精確、保管嚴(yán)密、利用有效。最后，加強(qiáng)信息化管理，注重文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，積極使用新的技術(shù)、新的方法，提高管理效率和文書檔案利用率。

三、結(jié)語

總而言之，只有對文書檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，醫(yī)院檔案管理工作才會獲得發(fā)展，醫(yī)院檔案事業(yè)才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，醫(yī)院文書檔案管理應(yīng)緊隨時代發(fā)展，開拓創(chuàng)新，探索文書檔案的管理特色，開發(fā)文書檔案信息資源，更好地為用戶提供服務(wù)。

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