大學生畢業后的檔案問題處理方法

文/重慶科創職業學院檔案館 李玲 劉蘭

大學生畢業后的檔案問題處理方法

文/重慶科創職業學院檔案館 李玲 劉蘭

檔案是一個學生過去所有學習經歷的證明，關系到每個學生畢業后就業、升學、評職稱等重要環節，甚至會影響到養老保險、工齡等社保福利。只要你在中國生活工作，關于檔案的事情就會伴隨每個大學畢業生。然而，并不是每個大學生畢業后，都能及時正確地處理自己的檔案問題。本文就如何正確、有效地處理檔案問題進行分析討論，并給出合適的處理方法。

檔案分類；檔案漠視；檔案用途；檔案去向

有關專家指出，隨著我國經濟水平的不斷發展，大學生畢業后的去向也越發多元化，有越來越多的大學生在畢業后產生棄檔現象。大學生畢業后的檔案問題處理成為每個學生必須面對的畢業環節。作為從事檔案管理的工作人員，面對這樣的現象，如何使畢業大學生對檔案問題引起足夠的重視，如何引導畢業大學生正確處理檔案問題，是每個檔案管理人員必須面臨的問題，值得每個檔案管理人員深思研究。

一、檔案的定義

檔案的定義要以畢業生所處于的階段劃分定義。畢業生在未畢業前，檔案指的便是學生的學籍檔案，每一個參加過國家統一組織的考試的考生，并且被高等院校錄取的，都會建立一份學籍檔案；當畢業生真正參加工作以后，學籍檔案就轉變為人事檔案，進而伴隨每個畢業生的職業生涯。

學籍檔案又包括了高考學籍檔案和大學學籍檔案，其中，高考學籍檔案記錄了高中畢業生登記表、高考登記表、報考志愿信息、體檢結果等內容。大學學籍檔案記錄了學生的學籍信息、獎懲信息、黨團信息、成績單、畢業論文情況、就業情況等內容。學籍檔案由各高校檔案館管理。

人事檔案其實就是在學籍檔案的基礎上，通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，將勞務合同、婚姻情況、干部履歷等材料加入，構成大學畢業生的人事檔案。人事檔案由各個單位的人力資源部門管理或當地的社會保障局管理。

二、檔案的漠視

由于畢業生對于檔案重要性的認識不足，長期對自己檔案的不聞不問，“棄檔族”日漸增多，為什么會出現“棄檔族”現象呢？我們可以從以下原因進行分析：

（一）企業不看重檔案。雖然檔案可以直接反映一個人的真實經歷，但隨著近年來人事制度的深化改革，企業把個人能力與企業發展結合起來謀求利益最大化，所以人事檔案在企業考察個人能力上已經不再作為唯一標準，人事檔案便越來越容易被人漠視。

（二）異地調動檔案手續繁瑣。近代人的擇業觀更加追求個性和自由，頻繁的跳槽使得轉檔手續繁瑣，部分高校畢業生選擇把檔案留在學校或是放在人才交流中心，自認為可以省去一些麻煩。

（三）對檔案的重視不夠。很多人認為檔案在當今社會中的用處越來越少，認為在生活和工作中多數情況用不著檔案，放在人才市場每年還要產生一定的管理費用，沒必要去繳納這部分沒必要的支出。而有些人則直接放在家里，成為了“口袋檔案”，讓檔案成為了“身外之物”，“人檔分離”雖然是我國目前普遍存在的現象，但也不意味著取消現有的檔案制度，“棄檔”的做法顯然是不合理的。

三、檔案的用途

在明確了檔案的分類定義后，本文將介紹檔案在大學生畢業后的用途，以此來強調正確處理檔案的重要性。

學籍檔案是每個大學畢業生學習經歷的真實證明，是每個學習階段情況的原始證明，具有不可復制性。沒有檔案會影響到考研升學、考取公務員、考取各類資格證、辦理準生證、出國審查、養老保險等社保福利甚至是工作中的轉正定級等。下面分類進行介紹：

（一）影響繼續深造、考公務員，乃至于結婚生育等相關手續的辦理。由于檔案是記錄我們個人經歷最真實的材料，故企事業單位在招聘員工及在國家公務員的選拔上把審查檔案作為必不可缺的必要程序，檔案記錄的是參加工作展示自身生平的重要依據。另外，辦理一系列出國及相關工作的證明，人事檔案在此時則有了不可代替的作用。

（二）影響社會保障服務的辦理。由于個人檔案記錄了職工工資、工齡、職務、待遇、參加社會保險年限等具體信息，職工不管是否在原單位繼續就職或者是辭職后另謀高就，在辦理社會保險或是領取失業保險金時，個人檔案都作為參考的重要依據。

（三）影響養老金的領取。個人檔案記錄了職工最詳細最真實的信息，職工辦理養老金時，要經過檔案審核才能確定其社保受保時間，從而確定養老金開始繳費或視同繳費時間，同時也會根據個人出生時間確定退休時間。

（四）影響職稱的評定。有的畢業生由于對檔案重要性的了解不足，自大學畢業時候對檔案“不理不睬”，既沒有存放在政府指定的人才服務中心及時辦理就業手續，也沒有提交到具備人事管理權的單位保管，而是任其“自由飛翔”，在職稱評定之時就會因為手續不全而受到影響。

四、檔案的去向

學籍檔案到底有那些去向呢？下面我們就根據畢業生去向和就業方式對其進行詳細介紹：

（一）畢業即就業的學生。1.如果就業單位具備人事管理權，畢業生在畢業之時即可將檔案派往工作單位。2.如果就業單位不具備人事管理權，畢業生在畢業之時即可將檔案遷往就業單位所在地政府指定的人才交流中心，個人只需要每年繳付一定的檔案管理費用，工齡會在其檔案上隨著你的工作年限逐年增加。

（二）畢業時未選擇就業學生。1.按照國家有關規定，畢業時未選擇就業的學生，應派遣回其生源地，其檔案也應當寄往生源地所在地派出所落集體戶口。此方式適合暫時未想就業或以后就業會在生源地范圍內的畢業生，方便畢業生在以后年度內在其生源地就業時辦理手續。2.不能將檔案發到接收單位時，其檔案可以選擇暫留學校檔案館保存，學校就業指導中心可以為其免費保存檔案兩年。在校保管期間，學校就業指導中心會為未找到合適就業單位的畢業生提供相關的就業咨詢、就業指導及一系列相關的就業服務，檔案在校保管期間，學校不收取額外費用，這種方式不僅安全而且也避免了寄往生源地人才交流中心保管的麻煩。但這種方式不是人事檔案而是學籍檔案，在校保管期間只是延長了畢業生的擇業期，在這1年至2年中，學校在此期間無法為畢業生提供任何人事證明，同時工齡也會相應晚1年至2年。

應如何重視檔案呢？首先，學校方面對于即將畢業的畢業生進行著重宣傳，讓學生們了解它并重視它，而我們的畢業生也應該對檔案重視起來，避免以后出現不必要的麻煩。那我們畢業后該怎么去查詢檔案的去向呢？很多高校就業指導中心在畢業派遣之前，會對畢業生的派遣信息進行詳細核對，以確保每個畢業生的檔案都能準確無誤地派遣到畢業生指定的地方。而在畢業后也能在學校的就業信息網上點擊畢業生檔案去向查詢系統進行查詢。

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