淺談國有企業秘書工作的方式方法

文/中國石油集團測井有限公司辦公室 羅宇

淺談國有企業秘書工作的方式方法

文/中國石油集團測井有限公司辦公室 羅宇

許多國有企業發展外部形勢復雜多變，社會各界對國企關注度高，作為中樞機構的辦公室秘書，必須注重工作的方式與方法，加強對外協調聯絡，保證企業決策部署的貫徹落實和整體工作的高效運轉。

國有企業；秘書工作；方式方法

當前，我國經濟社會生活正在發生復雜而深刻的變化，國有企業也正在發生復雜和深刻的變革，不確定因素增多，做好秘書工作的難度明顯增大。從秘書工作自身來看，與日益發展變化的內外部形勢相比，與企業日益復雜多變的決策需要相比，與各級領導層的高素質和工作需要相比，秘書應在認識能力、知識結構、業務水平等方面繼續努力。

一、國企秘書工作面臨的形勢與挑戰

（一）企業外部宏觀政策環境變化。企業改革發展在短時間內出現許多新情況、新問題，一些已有決策、政策的實施周期變短，一些已有經驗、規律的推廣應用面變窄，需要我們不斷加強學習，適應新形勢、新變化。

（二）企業領導學歷知識水平較高。領導高學歷、高智商、年輕化、學者化的特點，決定了領導對秘書工作要求很高，為領導提供高質量服務的難度加大。調查研究和文稿起草過程中需要考慮的因素變多，我們要在更大范圍內、更廣闊的空間里、更高的層次上發現和解剖問題，在謀劃發展方面發揮更為重要的作用。

（三）企業信息文字交流渠道變寬。通過報紙、電視、網絡、手機等渠道獲取信息成本低廉而迅速，為領導提供優質服務，需要秘書人員掌握更全面、更詳細、更豐富的信息。封閉式的材料組織模式，以點帶面為主的信息調研方式，單向線性的督查督辦方式等，越來越難以反映企業紛繁復雜的變化情況，越來越難以滿足領導日益提高的工作要求。

二、國企秘書工作的幾點要求

（一）政治上要素質過硬。秘書是領導身邊的工作人員，服務是秘書工作的基本特征，只有通過高質量的服務才能體現秘書的價值，而要想服務好，就必須具備提供優質服務的政治素質和能力。素質和能力來源于學習。要通過持之以恒的學習，學會從政策上考慮問題，從全局上觀察問題，從事物的內在聯系上分析問題。

（二）工作要勤奮上進。能夠到辦公室工作、在領導身邊工作，這本身就是領導的信任和組織的培養，因此做秘書工作沒有不勤奮工作的理由。秘書工作的性質決定了秘書必須做到召之即來，任何時候都能以飽滿的熱情領受任務，執行使命。所以懶人做不了秘書，秘書不能偷懶。

（三）辦事要嚴謹細致。秘書工作最忌浮躁，想當然。工作失誤不單是秘書個人的問題，也直接關系到領導的工作，有可能會打亂領導的工作秩序。因此，秘書要盡可能把問題想在前面，辦事一絲不茍，不放過任何一個細節，不因事多而畏難，不因事小而不為，不因事繁而外推。

三、做好企業秘書工作的具體方式方法

（一）找準角色定位，充分發揮參謀助手作用。深入調查研究。高度關注與企業發展、員工利益緊密相關的重點、熱點和難點問題，深入基層一線開展調研，撰寫高水平的調研報告，及時反映基層和員工群眾的真實情況、建議和意見，為領導決策提供重要參考。抓好材料起草。文字材料水平高低是衡量辦公室工作優劣的重要標準。以領導滿意、基層認同和具有針對性、指導性為目標，在構思上推陳出新，在語言上吐故納新，仔細推敲，反復修改，保證辦公室起草的每一篇材料都是有思想的精品。強化信息工作。不斷完善信息溝通傳遞機制，健全信息報送網絡，充分挖掘信息資源，總結提煉各單位的特色和亮點，善于捕捉員工群眾關注的熱點，及時跟蹤、準確把握、充分反映企業發展的總體狀況和各項重點工作的進展情況。

（二）圍繞重點工作，強化綜合協調功能。加強督查督辦。把企業年度確定的和每一階段確定的重點工作，以及黨委會、總經理辦公會、領導碰頭會所確定的事項，作為辦公室跟蹤督查催辦的重點，切實加強督辦檢查，確保及時落實到位。做好公文運轉工作。嚴格按照標準和要求，認真審核報送的公文和流轉的文件，重點對政策的符合性、文字的準確性、格式的規范性進行把關。跟蹤公文運轉，及時催辦，保證公文運轉的規范有序、高效無誤。做好機要保密工作。學習、吃透保密相關法律法規，切實增強保密意識，加強對文件資料和涉密移動存儲介質的管理，嚴格按照規定統一清理涉密載體，強化涉密計算機網絡安全防范和保密管理，確保國家秘密和企業商業秘密的絕對安全。

（三）樹立精品意識，提高服務保障能力。加強重大活動、會議的組織協調工作。現在，一些國企發展很快，關心企業的領導、上級單位以及社會各界很多，企業各項活動和協調工作也非常多，對重大活動和會議必須超前謀劃，周密安排，精心組織，明確責任，狠抓落實，確保不出差錯。加強機關事務和接待管理。機關事務工作要以保障機關高效運轉為目標，在提高服務質量和工作效率上下功夫，及時為各部門排憂解難。接待工作非常重要，關系著企業的形象，要本著熱情、周到、節約、得體的原則做好。加強公共關系工作。一些國企承擔著經濟、政治、社會三大責任，與社會各界的關系十分密切，也離不開各方面的支持和理解。辦公室秘書要正確地協調、處理好與用戶、供應商、政府、社區、媒體等關系，構建企業與相關方良性互動的格局。

綜上所述，企業辦公室秘書肩負著決策參謀的重要職責，只有緊緊圍繞中心工作，想領導之所想，謀領導之所謀，把“想得早、想得深、想得全、想得遠”作為追求的目標，增強工作的主動性和預見性，才能不斷提高科學參謀、以文輔政的水平。

[1]陳春梅,秘書協調工作的溝通技巧[J],辦公室業務,2011(07).

[2]劉曉鑫.淺析事業單位辦公室秘書工作中的溝通技巧[J].東方企業文化,2012(12).

[3]李艷華.新時期國有企業辦公室秘書的素質淺析[J].企業文化旬刊,2014(07).