如何做好新時期社保檔案的利用工作

文/黑龍江省趙光農場社會保險事業管理局 趙敬華

如何做好新時期社保檔案的利用工作

文/黑龍江省趙光農場社會保險事業管理局 趙敬華

社保檔案作為社保工作中非常重要的組成部分，作為社保工作的數據中心，是維護參保者自身合法權益的重要依據，因此需要加強對社保檔案的管理，推進社保檔案管理的信息化和網絡化，從而實現社保檔案的有效利用。

社保檔案；利用；價值；服務領域

在社保工作中，社保檔案是對參保人參保信息的真實記錄，是社保工作科學開展的重要依據。當前社保檔案會隨著參保人工作單位的變化而發生轉移，呈現出動態變化的特點，同時作為個人參加社保的原始憑證，社保檔案也是維護個人利益的重要憑證，因此需要嚴格按照國家規定的要求和標準來對社保檔案進行規范管理，從而為社保檔案的利用創造良好的條件。

一、建立統一電子化檔案管理系統

在網絡信息技術快速發展的時代背景下，為了充分發揮社保檔案的價值，加強檔案信息資源的開發利用，應該建立統一的電子化檔案管理體統。建立統一的電子檔案，可以形成檔案信息共享平臺，便于對檔案信息進行傳輸和管理，從而能夠提高社保檔案的利用效率。電子檔案管理是時代發展的必然趨勢，也是提高社保檔案利用效率的重要途徑，所以應該制定統一的規范標準，便于對檔案信息資源利用價值進行深入挖掘。

二、優化社保檔案檢索系統管理

隨著社會的發展，人們對于社保檔案的需求也呈現出多元化的特點，針對這一現象，社保檔案管理部門從便民、利民、提高服務質量的角度出發，應該建立完善的檔案管理制度，制定人性化的檔案檢索流程。可充分利用網絡大數據的優勢，對用戶的需求進行詳細分析，然后對社保檔案進行細致分類，簡化檢索系統，便于用戶對社保檔案信息的檢索和查閱。優質的檔案檢索系統，可有效提高檔案的查全率和查準率，這是提高社保檔案利用價值的重要環節。

三、確保檔案的安全與完整

設備檔案管理是一個龐大的信息系統，其記錄的檔案內容較多，工作量較大，是對參保人員各項保險信息的全面記錄，所以為了保證檔案信息開發利用的效果，應該確保檔案信息的安全性和完整性。從社保檔案的建立開始，就應該保證參保人員各項信息的完整性，在參保人員后續費用的繳納、賬戶劃撥、利息的計算等方面，包括參保過程中保險關系的轉移，都應該有完整的記錄，這些信息直接關系到參保人員的切身利益。只有保證檔案信息的安全性和完整性，才能夠為檔案信息的開發利用提供重要的依據。因此，應該建立完善的檔案管理體系，明確每個崗位的職責，全面提升社保檔案管理人員的專業技能，進一步優化社保檔案流程管理，全面提高社保檔案利用效率。

四、強化頂層設計，建立與外網的聯系

在當前社保檔案利用工作中，需要對高層次的管理工作進行統籌，從高層次管理部門方面強化社會檔案一體化建設，實現社保檔案的統籌管理。通過頂層設計來為社保檔案的利用創造良好的制度環境，將對不同地區及不同層次的社保檔案利用情況提供政策和制度上的支持。另外，還要加大對社保檔案利用工作的支持力度，進一步提高社保檔案的信息化建設水平，建立與外網的有效聯系，全面提升社保檔案利用效率。

五、開展在線服務

在當前信息時代，傳統的檔案利用方式發生了較大的變化。人們對檔案信息利用的時效性有了更高的要求，而且希望利用網絡及檔案信息系統獲取及時和準確性的檔案信息。在這種大背景下，社保檔案服務方式從被動服務加快了向主動和現代化服務方式的轉變。而且社保檔案管理部門充分借助于互聯網技術，通過在網頁上進行專題匯編、數據庫查詢及電子信箱等服務，為檔案利用者提供了更多的便利，實現了檔案管理人員與檔案利用者之間的快速通信、信息交流和實時咨詢，能夠為檔案利用者提供查詢和資訊服務。社保檔案在開展在線服務的基礎上，還向廣大用戶提供現行文件的閱覽服務，有效維護了廣大人民群眾的根本利益，全面提升了社保檔案的利用效率，充分發揮出社保檔案的重要價值。

六、結束語

新時期檔案工作發生了較大的變化，在社保檔案工作開展的過程中，需要加快觀念的轉變，利用開放和創新的觀念來加強對社保檔案的管理，并進一步解放思想，樹立積極服務的理念，不斷對社保檔案管理內容和服務機制進行創新，充分利用現代化技術為用戶提供更加優質、高效的檔案信息服務，為社保檔案工作注入新的生機和活力，實現社保檔案信息資源的高效開發利用。

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