新形勢下企業檔案治理的挑戰及路徑選擇

文/中國航發湖南動力機械研究所 肖雪

新形勢下企業檔案治理的挑戰及路徑選擇

文/中國航發湖南動力機械研究所 肖雪

國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確提出要“加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力”。這是國家治理現代化背景下對檔案治理的新要求，從企業角度來講，檔案治理既是社會發展的必然選擇，也服務企業發展的迫切需要。所以，本文分析了新形勢下，企業檔案治理的主要內容以及面臨的全新挑戰，探索了企業檔案治理的路徑選擇。

企業；檔案治理；挑戰；路徑選擇

一、新形勢下企業檔案治理的主要內容

檔案治理不同于一般的檔案管理，而是一個整體的各方面共同參與的過程。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出：“創新檔案工作體制機制，進一步健全落實各級黨委和政府領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制。”這就明確了檔案治理的主體不僅包括“檔案部門”，而且包括“各級黨委和政府”，還包括“各方面”。由此可見，企業檔案治理同樣是一項系統工程，不僅需要企業檔案專業管理部門齊心協力，也需要處理好與企業各部門的關系，積極開展交流與合作。

企業檔案治理的主體無疑應該是企業檔案行政管理部門；檔案治理的對象應是企業檔案工作內部出現的一切不合理現象，因為企業檔案治理存在不規范的因素，容易造成了不同程度的檔案損失。

二、新形勢下企業檔案治理面臨的挑戰

（一）企業檔案治理理念面臨挑戰。企業檔案工作長期以來，形成了一種封閉體制，多是主要負責檔案的保管和保護，并不同程度地存在著“重收集保管、輕利用宣傳”的現象，對檔案收集保管投人力、物力明顯高于對檔案的宣傳利用，導致大量檔案資料長期封存在檔案庫房或者計算機中，無緣見天日，更別說發揮其更大的價值和作用。形成這種現象，既是檔案工作特定歷史的表現，也有檔案工作特殊性質的原因。新形勢下，企業急需轉變對檔案的認識，加強檔案利用宣傳工作，檔案工作必須從封閉走向開放，必須把檔案利用宣傳工作滲透到企業管理的各個方面，充分發揮檔案的重要現實作用和歷史性意義，促進企業經營發展。

（二）企業檔案治理信息化面臨挑戰。隨著信息化快速發展，辦公自動化的日益普及，大數據時代的到來，企業逐漸形成了越來越多的電子檔案，由于各立檔單位所使用的辦公系統不統一，數據庫的結構不統一，數據不規范，給企業檔案館的檔案信息化建設帶來很大困難。檔案信息化與互聯網利用成為發展趨勢；加快企業檔案信息資源共享服務平臺建設成為新形勢下新的迫切要求。管理數據并不是企業最終的目的，而是要在這些數據中發現能夠給企業帶來價值的信息，并且利用這些數據來對企業的各項決策保駕護航。企業對數據的集成與管理、分析與過濾、整合與分享等等，都是企業檔案治理過程中面臨著新的巨大的挑戰。

（三）企業檔案治理能力面臨挑戰。受“檔案就是保管保護”傳統思維的影響，企業檔案工作經常不被重視，企業檔案工作業務指導不夠，缺乏經常性的督導檢查制度，檔案服務跟不上時代發展的節拍，這使得檔案工作的現狀與發展和現實需求存在差距，如何給檔案部門定位？習近平總書記給出了答案，他強調檔案工作要由重保管向重服務轉變，要及時向領導機關、向社會提供有價值的信息，為經濟建設、社會發展服務。同樣，企業檔案治理要切實將檔案工作與服務企業發展相結合，挖掘檔案資源價值，為企業管理、決策等提供重要參考。

三、新形勢下企業檔案治理的路徑選擇

（一）轉變企業檔案治理理念。加強企業檔案治理理念創新、手段創新，充分運用新技術，利用企業檔案報刊等媒體，特別是新興媒體，有效傳播企業檔案文化，擴大企業檔案工作的影響力。一方面，應該強化企業檔案服務，由“重保管向重服務轉變”，在加大檔案接收力度的同時，要進一步加強檔案宣傳，增強單位檔案意識，確保檔案收集齊全完整。尤其是和企業發展息息相關的檔案，更要做好保管和利用。另一方面，應強化檔案資源分享傳播，由“重收集向重共享轉變”，企業檔案資源是一種企業內部重要資源，應該充分利用實現資源共享共用，可以把企業檔案館、展覽館、圖書館等聯合行成文化產業，讓檔案文化與企業文化深度融合，增強影響力，把“檔案庫”變成“思想庫”，切實為企業經營發展大局服好務。

（二）加快企業檔案信息化建設。一方面，要扎扎實實地抓好檔案基礎業務治理，努力實現“檔案形成規范化、檔案整理系統化、檔案保護科學化”的治理目標；全面推進企業檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新企業檔案信息化管理模式，加快與各類信息的融合，全面提升以信息化為核心的檔案管理現代化水平。另一方面，企業檔案管理部門應制定檔案信息化整體規劃，制定統一的應用平臺、數據庫系統技術和參數標準，才能保證對各立檔單位形成的電子檔案進行標準化管理，實現網絡移交，進而實現企業檔案資源的共享共用。積極探索對電子檔案治理的新辦法，把電子檔案的形成、收集、歸檔、保管和提供利用等各環節納入到檔案治理的范圍之中，努力實現“加快建立電子影像數據庫，形成紙質與電子雙配套歸檔”的治理目標。

（三）加強企業檔案服務能力建設。企業檔案治理中，保管是檔案工作的基本任務，服務是檔案工作的根本目的。一方面，應進一步健全和完善企業檔案工作體制機制，建全檔案管理制度，治理好檔案部門與企業級各個立檔單位的關系，使其規范整理檔案、按時移交進館，確保各項工作落到實處。另一方面，應進一步加強企業檔案干部隊伍建設，擴大檔案專業技術人才隊伍培養規模，培養和造就高層次人才和特殊人才，拓展檔案人才發展空間，創新企業檔案館（室）業務績效考核評估制度，建立基于風險評估的企業檔案管理體系評價模式，從而確立檔案事業發展的良好內因，形成強大輻射效應。同時要保持檔案人員的相對穩定和工作上的連續性，確保基層單位檔案整理規范，全面提升檔案服務水平優質高效，確保企業檔案工作取得實效。

[1]全國檔案事業發展"十三五"規劃綱要[OL].http://www. saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm