對(duì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

文/國(guó)家新聞出版廣電總局二〇二三臺(tái) 范玉蘭

對(duì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

文/國(guó)家新聞出版廣電總局二〇二三臺(tái) 范玉蘭

本文列舉了我國(guó)檔案管理工作中存在的一些現(xiàn)狀，并結(jié)合自身工作實(shí)際，提出了加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)建議。

檔案管理；現(xiàn)狀；建議

檔案是人類(lèi)社會(huì)的寶貴財(cái)富，也是一個(gè)單位、一個(gè)民族乃至一個(gè)國(guó)家的珍貴記憶，搞好檔案工作關(guān)系重大。當(dāng)前，檔案管理工作中仍存在一些影響其順利開(kāi)展的問(wèn)題，本文將就此提出自己的對(duì)策。

一、檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作的重視度不高。盡管我國(guó)已頒布了《檔案管理辦法》《檔案法》等法律法規(guī)，對(duì)檔案管理有明確的規(guī)定，但很多單位仍對(duì)檔案工作不夠重視，忽視檔案管理工作的重要性，致使很多工作未能落到實(shí)處，不能發(fā)揮原有檔案管理的作用。長(zhǎng)此以往，檔案管理工作將變得更加混亂，很容易造成檔案資料的丟失、損壞，不利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）缺乏完善的檔案管理制度，或制度執(zhí)行未能落到實(shí)處。由于缺乏健全的制度，一些檔案人員對(duì)檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解，操作不夠規(guī)范，因此出現(xiàn)檔案資料遺漏、丟失等問(wèn)題，對(duì)檔案利用造成影響。而在檔案工作職責(zé)不明確的情況下，容易出現(xiàn)檔案人員工作錯(cuò)位、越位或缺位等現(xiàn)象，而這又會(huì)影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。另外，一些單位雖然已經(jīng)建立了檔案管理制度，制度內(nèi)容涵蓋了各個(gè)環(huán)節(jié)，但是在實(shí)際工作中，卻并未真正地將制度落到實(shí)處，或是實(shí)際工作不規(guī)范，未能?chē)?yán)格遵循檔案管理制度進(jìn)行。由此就出現(xiàn)了檔案工作流程混亂、檔案資料未能及時(shí)歸檔、檔案損壞等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作成效。

（三）檔案工作人員思想觀念陳舊，素質(zhì)有待提升。當(dāng)前，由于很多單位思想上對(duì)檔案工作不夠重視或是人員配備緊張，未安排專(zhuān)職的檔案管理人員，現(xiàn)有人員基本上是兼職的，很難將全部時(shí)間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對(duì)檔案管理工作帶來(lái)一定影響。很多檔案人員思想觀念陳舊、工作不夠認(rèn)真、業(yè)務(wù)能力不高，給檔案信息的查詢(xún)與利用帶來(lái)不便。

二、對(duì)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）提高檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)。調(diào)查表明，凡是成績(jī)突出、進(jìn)展順利的工作無(wú)不與領(lǐng)導(dǎo)的重視息息相關(guān)。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對(duì)自身對(duì)檔案工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統(tǒng)的工作理念和工作方法，將檔案管理工作與服務(wù)大眾、服務(wù)中心工作緊密聯(lián)系起來(lái)，加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)，將檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)認(rèn)真落實(shí)。并要求下級(jí)工作人員努力完成本職工作。

（二）完善檔案管理制度，增強(qiáng)制度執(zhí)行力檢查力度。單位應(yīng)該按照《檔案法》及國(guó)家檔案局新頒布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)要求結(jié)合實(shí)際，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要制定的制度包括檔案管理人員明確的職責(zé)要求和工作內(nèi)容，檔案歸檔、移交、保管、保密、借閱、利用等內(nèi)容，這樣檔案管理人員的操作才能更加規(guī)范，才能從制度層面保證檔案資料的完整性、安全性，為實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值提供制度基礎(chǔ)。除此，單位要做好檔案管理的監(jiān)督檢查工作，對(duì)資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)疏忽大意、履職不力的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng)，并要求其盡快整改，避免對(duì)檔案工作造成影響。

（三）提高檔案工作相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，檔案人員的工作態(tài)度、素質(zhì)很大程度上決定了檔案管理水平的高低。因此，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)，如檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保此項(xiàng)工作順利進(jìn)行。要堅(jiān)持經(jīng)常進(jìn)行自我充電和培訓(xùn)教育，樹(shù)立持續(xù)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)觀，要積極地通過(guò)與同行和上下級(jí)的溝通交流，相互學(xué)習(xí)、相互提高。要自覺(jué)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來(lái)要求自己，認(rèn)真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作，主動(dòng)及時(shí)地完成好檔案管理任務(wù)。在工作的時(shí)候不僅要展現(xiàn)自己的專(zhuān)業(yè)能力和水平，更重要的是在遵守保密等要求的情況下，提供較高的服務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值，維護(hù)檔案的真實(shí)性、保密性。對(duì)單位而言，單位應(yīng)該在加強(qiáng)對(duì)檔案人員監(jiān)督檢查的基礎(chǔ)上，積極組織檔案人員參加相關(guān)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案人員工作積極性和自信心。

（四）提升文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)提升檔案管理質(zhì)量有重要作用。由于一些單位的文秘人員與檔案管理人員之間的工作有很多交叉的方面，檔案人員負(fù)責(zé)檔案材料的保管，而檔案材料的收集和整理歸納等工作都是由文秘人員完成的，文書(shū)檔案管理主要管理的是文書(shū)材料，而文書(shū)材料的撰寫(xiě)基本上是由文秘人員完成的，文秘人員掌握著大部分的文書(shū)檔案材料，因此，提升文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能提升文書(shū)檔案的管理工作，才能促進(jìn)文書(shū)材料質(zhì)量的提升。這里主要是要提升文秘人員的檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)歸檔意識(shí)，同時(shí)所在單位也要通過(guò)定期組織文秘人員和檔案人員參加檔案專(zhuān)業(yè)的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，向全員宣傳檔案工作的重要性；完善檔案管理的考核機(jī)制，定期檢查并進(jìn)行考核，這樣才能更好地促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。 （五）構(gòu)建完善的防抵賴(lài)機(jī)制。防抵賴(lài)機(jī)制主要是對(duì)借閱檔案的人員起到威懾的作用，防止泄密事件發(fā)生。首先，借閱人員要履行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)，與檔案管理部門(mén)簽訂保密協(xié)議，同時(shí)，檔案管理部門(mén)要對(duì)借閱檔案進(jìn)行水印處理。這樣不僅能夠防止出現(xiàn)泄密事件，也有利于在出現(xiàn)泄密事件后進(jìn)行追查。檔案管理人員可以運(yùn)用數(shù)字水印技術(shù)，也可以用人工水印，也就是在檔案中嵌入水印信息，其內(nèi)容包括借閱人的姓名、登記信息、用途等。數(shù)字水印具有識(shí)別性高、隱蔽性等特點(diǎn)，在經(jīng)過(guò)調(diào)色、扭曲、剪切等操作處理后，依然留有完整的水印信息，能有效防止借閱人員去除水印，進(jìn)而做出泄密行為。

（六）要把握和處理好檔案保密與利用的關(guān)系。在浩瀚如煙的各類(lèi)檔案中，有相當(dāng)一部分是涉密檔案。尤其是一些重要的國(guó)家單位，許多檔案均屬涉密文件。做好涉密檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責(zé)。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，保而不用，只會(huì)失去保密的意義和檔案的價(jià)值。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作人員在思想認(rèn)識(shí)和實(shí)際工作中，必須把握處理好兩者的關(guān)系，在嚴(yán)格做好保密工作的基礎(chǔ)上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價(jià)值真正在利用中體現(xiàn)出來(lái)。檔案既要保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴(yán)格的制度和與之配套的措施作為保障。因此，單位應(yīng)該制定一套完整的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》等制度，并切實(shí)執(zhí)行，使檔案利用工作有章可循。

（七）檔案管理規(guī)范化，公文制發(fā)是前提。做好文書(shū)處理工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要前提工作。許多檔案同事認(rèn)為，文書(shū)處理與檔案管理雖然有著不同的工作任務(wù)，但在一些單位的檔案中，大部分存為永久性檔案的是本單位產(chǎn)生的公文，所以本單位發(fā)公文的規(guī)范化程度直接決定了檔案的規(guī)范化程度，影響檔案歸檔質(zhì)量。因此，建議在文書(shū)的公文制發(fā)過(guò)程中要嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行，以便為檔案管理的規(guī)范化做好奠定良好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

提高檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，從單位和工作人員層面切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，將促進(jìn)各單位的事業(yè)發(fā)展。以上是筆者的幾點(diǎn)體會(huì)，謹(jǐn)與各位同行分享探討，不妥之處還望斧正，希望促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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[4]黃麗華.基層企事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與解決對(duì)策分析[J].人才資源開(kāi)發(fā),2016-08-23.