以檔為鑒 發揮檔案的無窮魅力
——淺析如何提高檔案管理工作

文/上海港城開發（集團）有限公司 李佳

以檔為鑒 發揮檔案的無窮魅力
——淺析如何提高檔案管理工作

文/上海港城開發（集團）有限公司 李佳

如何加強企業檔案管理工作，必須從制度上嚴格把關，首先，把好收集關、把好用印關、把好借閱關、抓好及時歸檔法，把好項目檔案質量關及付款關。改變檔案人員事后管理的觀念，樹立全員檔案管理的新思想、新意識。將檔案收集、整理、歸檔與各部門年度整體工作同部署、同推進、同考核，養成邊工作邊收集邊歸檔的習慣，在企業內形成文檔一體化的檔案收集管理模式。

檔案；管理；提高

古人云：“以銅為鑒，可以正衣冠；以人為鑒，可以明得失；而以史為鑒，可以知興替。”檔案是直接形成的歷史紀錄。檔案繼承了文件的原始性，同時也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案因其具有憑證價值的重要屬性，以此區別于圖書情報資料和歷史刊物，故此，它在某些方面擁有了讓歷史再現的可能性。檔案是推動人類社會向前發展的基礎，檔案不僅是一個國家過往的縮影，更是一個地區、一座城市發展的真實記錄。國家發展離不開檔案，城市發展離不開檔案，企業發展更離不開檔案。檔案不僅真實地反映了企業在日常生產，經營活動中的真實記錄，也是企業各個發展階段所形成的第一手資料，更是企業資產審計的重要組成部分。隨著科學技術的不斷發展，“互聯網+”及多媒體檔案的出現，辦公領域現代化技術設備的應用和信息管理系統的建設，不僅提高了檔案管理工作的效率，也給檔案管理工作提出了新的要求。如何科學地收集與管理檔案，在當今大數據背景下，一個刪除鍵就能讓幾年、幾十年的檔案消失不見，我們該如何安全可靠地保存檔案？為企業記錄點滴發展，為國家積累檔案史料，充分發揮檔案在現實工作中的查考和利用價值。

綠樹成蔭的城區，浩瀚清澈的湖水，拂面一陣陣清新的海風，這是每位訪客初次走進上海浦東臨港主城區的第一感受。臨港主城區規劃面積68平方公里，位于上海最東南端，隨著上海經濟發展重心東移、浦東新一輪發展“南下”，自貿試驗區效應輻射，臨港將成為上海建設全球科創中心的主體承載區。十年間，經過檔案工作者們的不懈努力，港城集團檔案室較為完整地保留了開發建設過程中所形成的各種類別、各種形式、各種載體的檔案萬余卷。

一、建立健全檔案管理制度

為更好地記錄公司發展歷程，公司成立初期，就設立了以集團檔案室為主體，各相關部門及子公司兼職檔案員為輔助的檔案工作管理網絡。同時制定一系列檔案管理規章制度，以及各類檔案歸檔范圍和保管期限。明確歸檔范圍及歸檔內容，防止有文必檔、漏歸檔和不歸檔，確保檔案的完整性、系統性、規范性。

（一）制度上嚴格把關。第一，把握文件材料收集和歸檔關。做好文件的收發文登記管理是防止文件遺失和文件資料歸檔工作的前提，也是文書承辦部門重中之重。第二，堅持文書處理部門及各業務部門經辦人員預立卷的原則。經辦人是當事人，實行經辦人歸檔負責制，有利于文件資料前期控制和歸檔工作的全面性、準確性、完整性，有利于保管期限的確定，有利于提高歸檔文件的質量和立卷工作的效率。第三，把好用印關。對蓋章報送的文件，用印時即留下一份歸檔，對重要文件、合同等要有騎縫章的概念，利于檔案的完整性和真實性。第四，抓好“即時”歸檔法。對重要批復和證書（土地、規劃、房產證、營業執照等）、合同檔案、重要會議、重要活動做到工作完成即刻歸檔。第五，把好借閱關。檔案歸檔的目的就是為了有效利用，借閱時寫明借閱目的，歸還時填寫利用后的預期效果。

（二）嚴格把握工程檔案質量關及付款關。項目（工程）立項結束后，要求相關部門在合同和付款制度中列入工程竣工檔案歸檔要求，督促相關部門落實檔案責任人，實現全程全方位跟蹤，立足階段性檢查，對項目承建單位一些不符合規范要求的工程檔案及時下發整改告知單，嚴控工程竣工檔案質量關，嚴把驗收接收關。在項目竣工完成后，必須經上級主管機關檢查，并取得主管機關驗收合格證書，同時完成該工程竣工檔案移交工作，方可支付相應的工程款項。

二、發揮工程檔案、聲像檔案效用，服務臨港開發大局

隨著臨港開發建設的不斷深入，檔案的開發利用成為開發建設過程中非常重要的一環。

（一）工程竣工檔案為滴水湖出海閘維保工作保駕護航。滴水湖出海閘榮獲水利工程行業優質工程最高獎項——中國水利工程優質獎，即大禹獎，這在上海水利史上尚屬首次。2014年2月底，按照《上海市水閘維修養護技術規程》的有關規定，滴水湖出海閘迎來了階段性的保養。為了做好養護工作，維修工作人員查閱了滴水湖出海閘相關的工程竣工檔案，圓滿完成了滴水湖出海閘的保養維護任務。完整、準確的竣工檔案，為出海閘正常運轉和水閘歲修的順利完成提供了堅實的基礎。

（二）聲像檔案記錄城市開發歷史，承載臨港建設精神。隨著臨港地區由基礎設施建設為主進入以功能開發為主的發展新階段，如何更有效地宣傳和展示臨港的發展歷史、區位優勢、特色資源，加快功能性項目的導入和建設是現階段的一項重要工作。聲像檔案記錄并反映了臨港發展歷程中各個重要節點和歷史事件，在招商引資、項目推廣、文化宣傳等等方面發揮了積極的作用。在集團出版的“十年歷程，凝于一冊，記港城集團十周年畫冊”中，采用了大量的圖文展現了港城開發建設和港城集團十年來的奮斗歷程、輝煌成就和建設者風采，并擷取了習近平、俞正聲等領導同志視察臨港的珍貴歷史照片檔案，以及反映臨港主城區原始風貌和發展變遷的衛星圖片。檔案室僅存的最早一張手繪規劃圖成為這本畫冊的重要亮點。檔案見證了臨港新城從無到有，從灘涂到新城，滄海變桑田的開發歷程。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用，實現信息資源共享，須加強檔案工作基礎管理，適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用新價值，在創造經濟和社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

三、不斷創新檔案管理思路，充分發揮檔案價值

（一）檔案工作適應現代企業的高速發展。現代企業制度的基本特征是產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學。檔案工作必須適應現代企業制度，轉變管理模式，由被動管理轉為主動管理，由事后管理變成事前、事中、事后的全過程管理。根據企業業務的不斷變化及時優化完善檔案管理工作，明確檔案管理年度方針和目標，明確檔案管理人員在檔案工作中的義務和責任，突出不同時期檔案管理的重點、難點、關鍵點。根據當前檔案管理信息化的特點，增加完善電子文件管理工作標準。外延檔案工作內容，新時代要求檔案管理的工作方法必須創新，擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“檔案信息中心”。通過企業OA系統實施聯網，從而達到各種信息資源的聯合開發和資源共享，真正形成一個共享化的信息聯合體，充分發揮檔案資料的實用價值。

（二）載體創新，發揮電子檔案的重要作用。信息化是當今社會經濟發展的大趨勢，計算機技術的快速發展使我們步入了一個信息化的時代，企業檔案資料電子化是新形勢下檔案管理的必然趨勢。檔案管理中可充分利用企業內部辦公網站，設置檔案管理相應專欄，明確內部各員工的檔案管理、查閱權限，明確各個管理崗位在各類文件材料形成、積累、歸檔上應負的責任，推進文件形成完畢后立即歸檔的歸檔機制，形成檔案信息資源共享最大化。

（三）意識創新，全面提升檔案管理工作。規范檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發利用企業檔案信息資源。不斷加強檔案管理專職人員在新技術、新知識方面的學習，不斷提高整體管理水平，適應檔案管理現代化的需要，更好地為企業生產和發展服務。一是增強歸檔意識，做好檔案形成階段的收集工作。二是加強企業檔案業務培訓和指導，提高檔案人員在收集、整理、立卷、歸檔工作中實際操作能力。三是改變坐等、靠的管理方式，深入各部門了解情況，提出建議，及時解決檔案管理中遇到的實際問題。

四、總結

企業檔案來源廣泛、內容豐富、形式多樣，檔案管理工作需要與時俱進，樹立全員檔案管理的新思想新意識。將檔案工作與各部門年度整體工作同部署、同推進、同考核，養成全員邊工作邊收集邊歸檔的工作習慣，有序推進檔案管理工作規范，在企業內形成文檔一體化的檔案收集管理模式。

[1]﹝國務院關于加強國家檔案工作的決定〕(1956年4月16日國務院公布).

[2]上海市檔案工作政策法規匯編[Z](1949-1999).

[3]建設項目(工程)竣工檔案編制技術規范DG/TJ08-2046-2088.