新版歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行中的要點

文/吉林省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 翟季 欒天浩 孫祎龍

新版歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行中的要點

文/吉林省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 翟季 欒天浩 孫祎龍

《新版歸檔文件整理規(guī)則》的制定和提出，將檔案管理的制度進行了完善和加強，有益于管理的有序進行，提升了管理的效果。因此，本文針對新版歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行中的要點做出了進一步探究，對規(guī)則執(zhí)行中的要點在于文件一體化的前端控制、引入門類代碼加強編制的科學(xué)性與高效性、文件的整理與改革進行了具體的分析。

歸檔文件；整理規(guī)則；執(zhí)行要點

2015年的10月25號，最新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》正式進行發(fā)布，代替了之前的文件，在2016年的6月1日全面開始執(zhí)行。在新版的規(guī)則當(dāng)中，除了對之前的紙質(zhì)文檔提出了整理要求以外，還加入了對電子板文件的相關(guān)管理，將文檔的歸檔方式以及分類的形式做出了一系列的調(diào)整，增強了對文件進行整理以及修訂等具體要求，對檔案號的結(jié)構(gòu)以及具體的編制工作提出了更好的要求，統(tǒng)一了室編與館編件號，并在文件的附錄當(dāng)中增加了具體的歸檔示例等。

一、規(guī)則執(zhí)行中的要點在于文件一體化的前端控制

信息科技的高度發(fā)展，電子文件的形式應(yīng)運而生，并且得到非常廣泛的應(yīng)用。在新版的規(guī)則當(dāng)中，管理的重點方向已將之前對紙質(zhì)文件的管理逐步轉(zhuǎn)向了對電子檔案和文件的管理，尤其是在建立了數(shù)字檔案館之后，對數(shù)字檔案進行管理是現(xiàn)在的關(guān)鍵任務(wù)。在新版的規(guī)則當(dāng)中，為了更好地保障好電子文檔的真實有效性，將執(zhí)行的要點放在了對前端進行控制的基礎(chǔ)上，并且控制好前端是落實檔案一體化管理的關(guān)鍵。在《電子文件管理指南》當(dāng)中，著重強調(diào)了電子文件所具有的生命周期，以及文件周期當(dāng)中對其進行干預(yù)的關(guān)鍵時期。最后，把進行干預(yù)的有效時機定位為管理系統(tǒng)的設(shè)計階段，將之前對紙質(zhì)文件進行管理系統(tǒng)當(dāng)中的后控制方式進行了提前，這樣主張在文件產(chǎn)生之前便對其實施相應(yīng)的管理行動。另外，為了更好地適應(yīng)對電子文件實施的各項管理工作，把整理的程序進行簡化，在新版的規(guī)則當(dāng)中，統(tǒng)一了室編與館編的件號，將其簡化為件號，簡單來說便是在文件當(dāng)中被編排了檔號之后，這個編號會永久陪伴該文件，一直到永久保存或者銷毀。該項規(guī)則的提出，對文件的首次整理工作提出了非常嚴格的要求，要全力保障分類以及檢定的過程中沒有任何的失誤。

二、規(guī)則執(zhí)行中的要點在于引入門類代碼加強編制的科學(xué)性與高效性

目前，計算機技術(shù)已經(jīng)全面在管理檔案之前進行使用，對檔案進行管理的相關(guān)工作要利用檢索工具，也就是全引目錄以及案卷目錄等等，為了更好地對其進行管理，要將每一本目錄編制唯一的一個編號，也就是它的目錄號碼。這樣，在對傳統(tǒng)的檔案編號制定相應(yīng)的規(guī)則過程中，編號是非常重要的要素。在應(yīng)用人工進行檢索的管理系統(tǒng)當(dāng)中，目錄號發(fā)揮了關(guān)鍵性的作用。由于計算機的發(fā)展，對檔案進行管理的相關(guān)工作也產(chǎn)生了非常大的變革。其一，檔案的數(shù)量增長的速度非常快，但是在一本目錄當(dāng)中能夠接納的檔案條目是非常有限的，立檔單位又經(jīng)常會出現(xiàn)幾十個目錄號，同類檔案當(dāng)中又會分出較多的目錄號，所以被安排在各個檔案門類以及類別當(dāng)中，影響了檔案管理的有序進行。其二，計算機對數(shù)據(jù)處理的功能非常強大，具備高效的管理能力，與紙質(zhì)類型的目錄進行比較，電子目錄非常方便，這樣除了對庫存進行盤點的相關(guān)工作以外，已經(jīng)很少應(yīng)用以往的搜索形式。在這樣的情況下，要對以往的編制規(guī)則實施有針對性的調(diào)整，以便使其能夠適應(yīng)時代的發(fā)展和工作的需要。因此，在新規(guī)則當(dāng)中，在檔案結(jié)構(gòu)當(dāng)中引進了檔案門類代碼，并且，門類代碼適用于全部的檔案門類。該代碼是各類檔案當(dāng)中的識別標識是唯一的，通常會應(yīng)用拼音的首個字母。門類代碼與以往的目錄號進行比較，具備的最大優(yōu)勢在于非常容易進行辨識，數(shù)量是可以控制，所以引入門類代碼的執(zhí)行要點在于使編號更為高效、科學(xué)。

三、規(guī)則執(zhí)行中的要點在于文件的整理與改革

社會實踐工作的高度發(fā)展，檔案所進行管理的對象也會發(fā)生改變，在檔案管理的過程當(dāng)中會不斷加入新的科學(xué)技術(shù)和管理措施。所以，要對文件的管理規(guī)則實施有效的調(diào)整，使其能夠更好地迎合工作的需求。之前制定的規(guī)則已經(jīng)不能滿足工作的需求，新版的規(guī)則對其進行了修正以及革新，加強了紙質(zhì)文件與電子文件的整合和統(tǒng)一，分別列舉出了整體的具體要求，使其整合有序，具有非常清晰的條理性。新版在內(nèi)容的補充上，將文件進行分類的方法進行了調(diào)整，優(yōu)化裝訂文件使用的材料等。

四、結(jié)束語

總之，在新版制定的規(guī)則當(dāng)中，不論是在內(nèi)容上還是在內(nèi)部的架構(gòu)上，都將文件歸檔的流程以及方式進行了細化，將整理的具體要求進行了明確，對具體工作流程的管理有十分重要的意義。所以，只有切實落實新版規(guī)則當(dāng)中的各項要求，明晰執(zhí)行當(dāng)中的要點，才能真正將管理的質(zhì)量進行提升，使管理水平以及管理的效果提高至更高的層級。

[1]龍建強.新版《歸檔文件整理規(guī)則》修訂內(nèi)容淺析[J].機電兵船檔案,2016(01):44-45.

[2]王瑞,吳長靜.新版《歸檔文件整理規(guī)則》給國有企業(yè)文書檔案管理帶來的變化[J].山東檔案,2016(06):43-44.