城建檔案接收及管理工作分析

文/佛山市規劃城建檔案館 林永安

城建檔案接收及管理工作分析

文/佛山市規劃城建檔案館 林永安

城建檔案記錄著城市建設活動的發展過程，是進行城市規劃、建設、管理的重要工作參考。伴隨著我國城市規模的逐步擴大，城建檔案承擔著更加重要的現實作用，在當前信息技術飛速發達的時代，城建檔案管理面臨改革發展的機遇，也面臨著嚴峻的挑戰。本文就目前我國城建檔案接收及管理問題進行了分析，提出了城建檔案接收及管理策略。

城建檔案；接收及管理；工作分析

城建檔案就像一部城市建設的歷史書，完整地體現著城市的發展軌跡。我國對于城市建設的活動記錄主要通過圖片、文字來體現，現代多媒體技術為城建檔案加入了音視頻的元素，更加豐富了檔案的形式。城市的總體規劃者通過對城建檔案的分析開發，能夠準確地把握城市發展的脈絡，也可以及時發現建設過程中的問題，對于進一步改善城市自然和人文環境面貌具有深遠的意義。城建檔案管理人員日常的基礎性工作包括檔案的接受和管理，在這些方面提高管理水平能夠為后續的城建檔案建設事業打好基礎。

一、城建檔案的接收及管理現狀

我國的城市建設事業發展日新月異，城市建設腳步的加快要求城建檔案的管理效率提高，信息時代的檔案管理逐步走向數字化，為了進一步完善我國的城市建設檔案，對于城建檔案的管理專業性要求更高。但是近年來，依然存在著某些不足：

（一）城建檔案缺少統一的接收方法。檔案的分類管理是一項系統的工作，在目前來看，城建檔案數目龐大，信息種類多樣化。在城建檔案管理中，經常要處理檔案的轉移接收問題。事實上，這個過程最易出現檔案的缺失，也會造成信息的泄露。采用的接收方式比較單一，各個職能科室的檔案整理效率不高，檔案管理部門的地位比較被動，接收的時間消耗較長，不能及時處理積壓的檔案。這造成了檔案管理工作機械化，工作人員的工作效率不高。

（二）對城建檔案管理的重視程度有待加強。任何檔案管理工作目前都面臨著重視程度不高的問題，城建檔案管理也是如此。在城市規劃建設的進程中，很大數量的珍貴資料需要相應地保存，這是一項具有文化價值的歷史性工作。但是，很多建設單位沒有將檔案管理的意識落實到實際的工作中，對于檔案管理工作的資金投入不足，表現為重視程度不足、檔案部門邊緣化。

（三）專業檔案管理人員缺失。在檔案管理不能完全實現信息化改革之前，檔案的接受和管理還主要是由工作人員操作。目前的施工單位人力資源中，檔案管理的高素質人才不足，檔案管理的工作通常由兼職人員來完成，實際的工作質量得不到保證。城市建筑行業的檔案管理人員信息管理能力較低，得不到專業的指導，從而在工作中遇到問題之后不能及時處理，造成了部分城建檔案的缺失。

（四）檔案安全得不到保障。目前，我國的城建檔案管理安全問題凸顯。在競爭日益激烈的建筑行業，管理體制的不健全會嚴重影響檔案管理工作進行。城建檔案目前主要以紙質的載體保留，對于火災的預防不到位，存在一些安全隱患。另外，信息化的程度不夠，共享數據庫的目標還未實現。

二、城建檔案接收及管理策略

（一）建設專業化的檔案管理隊伍。為了提高我國目前的城建檔案管理水平，應該從人員配置方面著手，這是解決問題的根本。要從人才引進的源頭開始治理，建筑企業部門在招聘檔案管理人員時，要提高用人門檻，綜合考慮應聘者的專業技能水平、相關知識儲備。對于檔案管理人員進行計算機技術培訓，提高自身的創新水平，推進檔案管理的科學化。要積極探索新途徑改革工作方法。在工程建設的過程中，要有專門的資料員，負責檔案的收集編制工作。按照規定進行器材的試驗，標注各種數據，真實地記錄試驗數據。要認識到城建檔案的內容是有法律效力的，編制和歸檔要遵從便于查閱的原則，數據要真實可信。

（二）加快城建檔案管理數字化進程。檔案管理的信息化水平決定了新時期城建檔案管理的效率。要對大量的紙質檔案進行無紙化錄入，將一些能夠統一整理存檔的檔案文件進行電子存檔，同時注意計算機安全維護，防止電子檔案的丟失、泄露。部門要配置網絡維護崗位，專門負責抵御互聯網攻擊。開發適合的數據管理系統軟件，盡量將系統界面設計得簡潔易懂，方便工作人員掌握。

（三）改進城建檔案接收方式。城建檔案的移交必須采用統一的方法，這是面對龐大的檔案數目所必須進行的改革。通過派遣調研人員對城建檔案館進行檔案的整理，發現答案的數字化交接已成必然趨勢，只有通過互聯網才能實現檔案的即時交接。

三、結語

綜上所述，城市建設過程中，檔案管理水平體現著國家的城市化建設水平，是所有工作的反映。建設人員要從根本轉變檔案管理意識，順應時代發展的要求，積極進行數字化改革，改革陳舊的觀念、改革落后的管理方法、改革繁瑣的交接環節。總之，檔案管理對于城市建設過程十分關鍵，需要社會各界的共同努力。

[1]李怡坤.論如何做好城建檔案接收工作[J].辦公室業務,2016(12):137.

[2]周勤.優化城建檔案管理工作的有效策略分析[J].才智,2017(05):271.

[3]關敏峰.城建檔案管理工作發展趨勢的分析[J].經營管理者,2017(10):268.