出版企業(yè)ERP系統(tǒng)數據信息存在的問題與對策

沈絹絹

目前,大多數出版企業(yè)已通過ERP系統(tǒng)(企業(yè)資源管理計劃)對出版業(yè)務流程進行信息化改造，實現(xiàn)了發(fā)行、財務、編務、印務數據的整合，提升了出版企業(yè)的經營效率與管理水平。但由于出版企業(yè)缺乏對ERP系統(tǒng)規(guī)范化操作和運行的制度保障和管理機制，以及ERP系統(tǒng)部分功能不能適應實際業(yè)務的變化等原因，導致ERP系統(tǒng)提供數據信息在真實性、完整性、準確性方面存在欠缺，企業(yè)無法依賴系統(tǒng)產生的數據進行統(tǒng)計查詢、數據整合、業(yè)務監(jiān)管和決策分析，不能滿足經營管理需要。

一、ERP系統(tǒng)數據信息存在的問題及原因分析

（一）數據信息不完整

ERP系統(tǒng)產生的數據信息不完整體現(xiàn)在兩個方面，一是基礎數據不完整，二是運行數據不完整。基礎數據是指開展業(yè)務活動所需要的基本信息，如圖書基本信息、部門信息、員工信息、客商信息等。目前出版企業(yè)普遍存在圖書基本信息的不完整，部分出版物品種未通過出版業(yè)務ERP系統(tǒng)進行管理的情況。產生基礎數據信息不完整的主要原因有兩方面：一是ERP系統(tǒng)未實現(xiàn)書號申領審核環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理，出版企業(yè)在書號實名申領流程中越過ERP系統(tǒng)的選題、立項等過程直接進行；二是出版企業(yè)從盈余管理與自身管理便利性角度出發(fā)，將出版物品種有選擇地納入出版業(yè)務ERP管理；此外由于出版業(yè)務ERP系統(tǒng)功能的不完善，無法支持某些特殊出版物品種的業(yè)務處理流程，造成特殊出版物無法在出版業(yè)務ERP系統(tǒng)中進行管理。

運行數據是指出版企業(yè)在經營過程中每筆業(yè)務發(fā)生時在出版ERP系統(tǒng)中產生的事務處理信息，如成本核定單、發(fā)貨單、退貨單、收款單等。目前出版企業(yè)在部分圖書出版關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)上存在著運行數據信息的缺失情況。如在圖書的成本歸集環(huán)節(jié)中，部分出版物的成本項目校對費、版權費等未在ERP系統(tǒng)內進行核定，有的出版企業(yè)未在ERP系統(tǒng)中進行編錄經費的分攤。產生運行數據信息不完整的主要原因是，雖然出版企業(yè)在ERP系統(tǒng)實施過程中對業(yè)務全流程進行了全面梳理并在系統(tǒng)中予以規(guī)范，但在后期的使用過程中，出版業(yè)務的發(fā)展不可避免會帶來新的業(yè)務模式，而出版企業(yè)對于在系統(tǒng)中應用新的業(yè)務流程或者變更原有業(yè)務流程的隨意性大，加上缺乏相關配套的管理制度，業(yè)務流程在ERP系統(tǒng)中的不完整、不規(guī)范直接導致了運行數據的不完整。

（二）數據信息不及時

出版業(yè)務ERP系統(tǒng)中數據信息的不及時是指出版業(yè)務ERP系統(tǒng)在進行出版物品種成本核算的過程中，出版企業(yè)編務費用與印務費用的歸集滯后于銷售的情況。根據2004年《新聞出版企業(yè)財務核算辦法》的要求，將出版物品種成本歸集流程區(qū)分為核定與支付兩個環(huán)節(jié)，使出版物在銷售環(huán)節(jié)中的成本盡可能接近于真實成本，以保證出版企業(yè)單書成本核算的準確性，真實反映出版企業(yè)的經營業(yè)績。但是，出版企業(yè)實際使用系統(tǒng)時，無論編務費用還是印務費用大多數都未能在系統(tǒng)上及時核定完成，導致大量出版物在銷售時按系統(tǒng)預估成本進行結轉，造成出版企業(yè)當期利潤不真實。如果系統(tǒng)設置的預估成本比例過低，會導致出版物銷售前期利潤虛高，等到出版物成本歸集齊全后，由于系統(tǒng)的差額處理機制，又會造成出版物利潤后期虛低。反之，則利潤前期低后期高。完全扭曲了出版企業(yè)的真實業(yè)績。

造成出版物成本歸集不及時的主要原因，是實施出版ERP系統(tǒng)之前，成本核定歸集流程主要是由財務部門完成，雖然在傳統(tǒng)手工方式下無法保證單本書成本歸集的準確性，但財務部門從確保賬務處理與報表數據合理性角度出發(fā)，會主動及時地完成成本歸集工作。而在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)為保證圖書成本的真實準確，將圖書成本核算與圖書項目管理過程相結合，圖書成本核定由圖書項目責任人完成，即編輯與編務部門負責編務費用核定，印務部門負責印務費用的核定。由于圖書項目責任人不適應費用核定流程的改變，對圖書成本核定及時性的認識不夠，對費用歸集工作主動性不足，同時在管理制度與考核機制上又缺少相應的規(guī)范與約束機制，直接導致了出版企業(yè)大量圖書成本歸集嚴重滯后的問題。

（三）數據信息不準確

數據信息的準確性是指納入出版業(yè)務ERP信息系統(tǒng)管理的出版物品種的數據信息是否存在異常或錯誤。出版企業(yè)ERP系統(tǒng)數據信息準確性問題主要表現(xiàn)在由于出版物品種版、印次管理混亂導致的數據信息錯誤。在出版業(yè)務ERP信息系統(tǒng)實施階段，根據出版物成本核算辦法的相關要求，在系統(tǒng)初始設置上一般均采用了圖書按印次建立成本卡片，按版次（品種）進行效益核算的方式。而在實際使用過程中，部分出版企業(yè)出于查詢便利或其他目的，修改原本的版印次管理方式，將圖書版次（品種）管理變更為印次管理，即一個圖書品種的多個印次均生成獨立的產品信息，按圖書印次進行效益核算。而出版企業(yè)在圖書發(fā)貨、退貨流程上的管理水平又無法滿足印次管理的要求，同一版次圖書在不同印次之間數據重復計算、重復盤點等問題產生了圖書數據信息的錯誤。由于品種版印次管理混亂，多個品種圖書出現(xiàn)凈發(fā)貨數量大于印量、期末結存的庫存圖書出現(xiàn)負數的情況。

二、ERP系統(tǒng)數據信息質量問題影響財務信息質量

ERP系統(tǒng)在底層上實現(xiàn)了業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的高度集成，出版物品種的全流程核算過程均在業(yè)務系統(tǒng)完成后并傳遞至財務系統(tǒng)中生成對應憑證，ERP系統(tǒng)中的數據信息成為企業(yè)財務數據的源頭。由于ERP數據信息完整性、及時性與準確性上存在的問題，其結果必然導致業(yè)務系統(tǒng)數據與財務系統(tǒng)數據不一致,財務信息的真實性、準確性存在欠缺。因此，只有保證出版企業(yè)業(yè)務數據的真實、準確和完整，才能保障財務信息質量，使得ERP系統(tǒng)環(huán)境下產生的財務報表真實反映企業(yè)的資產負債狀況和盈利情況。

三、出版業(yè)務ERP系統(tǒng)規(guī)范化運行的建議

（一）建立ERP系統(tǒng)規(guī)范化運行和操作制度。企業(yè)應制定出版業(yè)務ERP系統(tǒng)管理辦法和具體操作規(guī)范，明確企業(yè)內部機構、人員在系統(tǒng)運行和使用程中的工作職責，統(tǒng)一認識，明確目標，理清思路，制定標準。建立出版業(yè)務ERP系統(tǒng)內流程變更與審核制度，及時發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范的業(yè)務流程，保證系統(tǒng)內運行數據的完整；建立有效的系統(tǒng)反饋機制與溝通渠道，及時獲得出版企業(yè)系統(tǒng)使用需求，與軟件廠商緊密聯(lián)系，保證系統(tǒng)功能的完整性與先進性，使系統(tǒng)應用能夠充分滿足出版企業(yè)業(yè)務流程變動的需要。

（二）進行統(tǒng)一的圖書成本歸集時效管理。由編輯負責的費用，應根據出版合同、裝幀設計單、審稿費標準等規(guī)定，在圖書付印后的一定期限內完成“編務費用”歸集；由印務部門負責的費用，在圖書入庫后的一定期限內，根據印制（加工）合同、用料申請單，完成“印務費用”歸集。同時建立相應的成本歸集考核獎懲機制，提高有關人員執(zhí)行成本歸集的責任意識,保證成本及時歸集，保障財務信息的真實。

（三）建立出版業(yè)務ERP系統(tǒng)數據質量管理體系，對出版業(yè)務ERP系統(tǒng)數據信息的收集、保存、分析、報告等要素進行梳理與規(guī)范，建立起出版業(yè)務ERP系統(tǒng)內的數據標準、技術標準、管理標準、質量標準等內容，制定數據質量管控規(guī)范，明確相關部門人員在數據質量管理中包含的工作職責和工作流程，采用技術與管理相結合的建設方式，最終形成符合出版業(yè)務ERP系統(tǒng)規(guī)范化管理需要的數據質量管理體系，從而保證信息數據的準確性。

（四）加強內部審計監(jiān)督。將出版業(yè)務ERP系統(tǒng)數據質量作為內部審計程序的一部分，對出版業(yè)務ERP系統(tǒng)內數據信息的完整性、及時性與準確性進行定期評價，發(fā)現(xiàn)并糾正業(yè)務數據與財務數據存在的差異。