企業辦公自動化系統公文審核的常見問題

文/中國石油長慶油田分公司總經理辦公室（黨委辦公室） 李建兵

企業辦公自動化系統公文審核的常見問題

文/中國石油長慶油田分公司總經理辦公室（黨委辦公室） 李建兵

隨著企業現代化管理理念的逐漸推行和深入實施，公文的重要性也日益顯現，在企業公文流轉、信息傳遞、企業形象宣傳等方面起到重要作用。因此，無論是從事專業性事業的人還是從事行政性事業的人都必須要學會用公文來告知和通知上級與下屬，以此提高工作的效率和執行力。但由于公文的格式和內容要求嚴格，所以企業辦公自動化公文審核中遇到許多問題。本文將具體指出遇到的問題，并提出相關的解決辦法，希望對公文審核工作者能起到一些幫助。

辦公自動化；公文審核；常見問題；解決辦法

一、公文審核對辦公自動化系統的重要意義

因為公文包含的政策具有時效性以及定向性，因此公文審核工作必須要實事求是，嚴格保密。所以審核工作就變得十分重要，這使得一系列問題也不斷地暴露出來。我國公文發展歷程比較久遠，國家都有嚴格的統一的規范要求，國家公文處理機構——中共中央辦公廳、國務院辦公廳對公文格式、種類、行文規范等方面都有明確的規定。目前執行的是2012年7月1日發布的《黨政機關公文格式》（GB-T9704-2012）標準，其內容包括：內容和程序的合法性。公文的具體內容和制定程度必須按照國家法律法規規章的相關規定執行，不能越界，否則是無效的；形式上和格式上的標準化；公文主題突出鮮明、規范嚴謹，文字莊重合規；對機關工作的依賴性。公文的形成是以企業日常事務性工作為出發點的，是企業從事日常管理工作、交流、上傳下達的重要工具、主要手段。隨之公文制度的改革，傳統的文書文字、電信書報、聲像資料、圖形文書等也逐漸深入企業管理工作中。并且隨著現代化計算機技術的提升，企業開始引入現代化辦公自動化系統，實現無紙化辦公，既為企業節約了成本，大大節約了紙張等，節約環保，也提高了交流溝通效率，通過計算機系統實現辦公自動化公文流轉，讓企業管理者隨時隨地掌握所學的訊息、處理各種事務，克服了時間和空間上的局限性。

綜上所述，公文審核在文件的流轉工程中處于非常重要的位置，因此要落實公文審核，要實現合法化和規范化。

二、企業辦公自動化系統公文審核存在的問題

企業辦公自動化系統公文審核，為企業公文流轉提供了更加便利的手段，優化資源提升效率方面功能尤為突出，但同時我們也要清晰地看到企業辦公自動化系統公文審核存在的問題。公文審核的重點是：第一，把好行文關；第二，把好政策、法規關；第三，把好程序、格式關；第四，把好文字關；第五，把好數字、標點關。總結企業在實際運行工作中可以發現，與上述要求重點相比，企業辦公自動化系統公文審核存在的問題主要有以下幾方面：

（一）公文的格式不合乎規范。公文的格式都有嚴格的標準和規范，必須按照公文基本構成要素，包括標題、發文字號、簽發人、正文等十二大基本構成要件組成，當然也可以視具體情況進行刪減，省去一些不必要的規范，比如秘密等級等。而在公文審核的過程中出現了發文字號缺失、秘密級別錯亂、附件缺失、發文時間不準確等一系列問題。例如，公文的字體要求比較多，這導致了一些公文一律使用宋體，還有序號的使用順序不恰當。除此之外，Word的內置字體和行距和公文的格式要求不一樣，但在實際操作中，卻忽視了這一點。

（二）公文的文體使用不規范、內容繁瑣。一方面，常見的文體有錯用、亂用、混用。舉個具體的例子來說，上下行文的文體要求不同，但在公文中常常發現其文體的混用，向上的應該是報告、請示等等，向下的應該是通知、決定等等。另一方面，公文行為沒有充分遵循實事求是的特點，內容繁雜。公文的基本要求是一文一事，不可以為了方便而一文多事，但是在實際操作中總是會在一個公文中混雜著其他許多的事情，使公文的重點不突出，內容繁瑣，沒有用最簡潔的話最清晰的表達方式行文，這樣形成的公文，文稿質量不達標，立意不明確、主旨不分明，情況概述不全面，分析不到位，沒有實際指導意義，增加閱讀困難。

（三）企業辦公自動化系統公文審核監督機制沒有有效建立。企業辦公自動化系統公文審核過程中，由于公文從起草、審閱、簽批、封發等環節都需要一定的時間，所以在公文流轉過程中每個環節都要進行嚴格把關，明確具體責任人，而在實際流轉過程中，有時出現因為時間倉促對公文審核把關不嚴的現象，有時出現公文起草時受專業技術水平的限制，很多公文撰寫人不了解具體實際的工作，形成公文內容不全、針對性不強；再一個對于公文的具體寫作規范，比如標點符號、文字、數字等的使用沒有嚴格按照國家相關規定進行編制，企業內容也沒有形成具體統一的公文寫作規范，影響了公文審核效率和質量。綜上所述，這些是企業辦公自動化系統公文審核所遇到的比較尖銳的一些問題，公務審核者必須要采取相關的措施，盡快解決這些問題，讓公文能夠真正發揮它的作用。

三、出現的問題及解決對策

（一）提高公文形式上的規范性。要嚴格按照國家公文相關要求規范行文，結合企業實際按流程開展公文流轉，加強對企業公文行文規范的培訓，讓每一名與公文行為有關的人都能了解公文行文基本規范，提高行文質量和流轉效率。

（二）提高公文文體上的規范性和內容的全面性、科學性。隨著“中央八項規定”要求的出臺，精簡文件作為一項重要內容列入公文處理事務中。因此，企業辦公自動化系統公文審核必須要注重公文的格式、數量、內容等方面的內容，做到簡練、高效，以達到提高公文質量的目標。

要實現這個，企業需要關注抄襲、戴高帽等等問題，嚴格依照事實和實際情況簡潔、客觀、翔實地行文。

（三）加強對公文流轉的全過程監督。要充分加強對公文寫作和管理者的培訓，提高公文審核工作的監督把關力度。企業自動化系統公文審核工作者必須要提高責任意識，認真對待公文審核工作，確保公文的質量，把好公文審核的關。除此之外，各個部門還要相互協作，做好自己的工作，嚴格按照公文處理辦法來要求公文的格式、質量、內容。只有這樣，才能讓公文審核后出現的問題減少，提高發文的效率。此外，要將公文監督審核工作貫穿于公文行文的整個過程中，每個節點做到嚴格審核和監督，切實加強具體公文寫作、流轉、審核者的具體職責。擬稿人要把好起始關，要明確發文的目的，確定發文的內容，選擇恰當的文體；核稿人要統籌全局，高度概括，對最終發言進行最后定奪和把關；會簽人、辦公室審核人及簽批領導等審核環節應嚴格把關，盡可能減少和消除文稿在各個環節的錯誤，提高文稿質量。除了要切實加強責任心以外，具體工作人員還要對國家政策方針、企業實際情況進行全面了解，鋪下身子去學習、去研究，多到基層去開展公文寫作，培養良好的職業道德，切實增強公文處理的嚴肅性、標準化、規范化。

四、結束語

公文作為企業傳達政策、下達命令的重要方式，必須要注重對它的嚴格審核，只有這樣才能提高公文的質量，使得公文發布后所出現的問題更少，從而讓公文的執行效率提高，最終促進企業的發展，讓企業的內部運轉更為順利。當前公文審核還存在一系列的問題，我們要堅信，只要努力，這些問題都能很好地解決，使得公文的質量提高。

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