企業數字檔案館平臺建設問題及解決對策

文/中國能源建設集團黑龍江省電力設計院有限公司檔案信息部 鄭麗媛

企業數字檔案館平臺建設問題及解決對策

文/中國能源建設集團黑龍江省電力設計院有限公司檔案信息部 鄭麗媛

本文基于對數字檔案館建設中的現狀調查，闡述在數字檔案館平臺建設過程中存在歸檔、查詢、保護、利用等方面的問題。針對這些要因，提出加強數字檔案館的規劃管理、完善標準規范、建立健全安全防護體系、培養人才隊伍等措施，建設一個合理適用、安全可靠的企業數字檔案館。

數字檔案館；信息管理系統；創新服務；思路

我院自2010年引入了數字檔案館的概念，在“統籌規劃、分布實施、資源共享、應用指導、安全可靠”的原則上，逐步規劃和組建了一個資源豐富、管理規范、使用便捷、安全可靠的數字檔案管理系統。經過一段時期的運行，我們發現數字檔案館平臺建設在歸檔、查詢、保護、利用等方面存在不足。

一、現存問題分析

根據現狀調查的結果并進行深入分析，找出了導致“數字檔案館平臺建設不完善”和“數字檔案館平臺利用率低”的9條因素。即：1.合作單位人員檔案專業薄弱；2.圖紙出版與歸檔流程沒有集成；3.沒有制定完整的數字檔案館建設評測標準；4.平臺的安全防護體系不夠完善；5.沒有及時制定相關制度規范；6.缺少信息交流共享途徑；7.缺乏必要的平臺使用培訓活動；8.電子圖紙下載權限沒有開通；9.設計人員配合不積極。

通過以上分析論證，從9個因素中，找出4個要因，即：1.圖紙出版與歸檔流程沒有集成；2.平臺的安全防護體系不夠完善；3.缺少信息交流共享途徑；4.缺乏必要的平臺使用培訓活動。

二、制定相應對策

（一）針對“圖紙出版與歸檔流程沒有集成”對策的實施。在計算機技術方面，我們采用了在AUTOCAD中嵌入打印插件和圖標自動提取技術，通過對圖紙右下角的圖標提取圖號和圖名，自動把圖簽信息寫入數據庫，在出版的同時完成歸檔。

在工作流程方面，充分吸收設計人員、出版人員、檔案人員及有關領導的意見建議，使之更加適應本單位的工作特點，出版歸檔一體化的流程基本順暢。

在歸檔方面，我們在原電子檔案系統上進行了二次開發，開發的數字檔案館接口程序已經可以從網絡圖紙數據庫中批量提取數據并自動歸入原來的電子檔案數據庫中。

（二）針對“平臺的安全防護體系不夠完善”對策的實施。1.建立七級安全防護體系。數字檔案館系統設置七級安全體系。第一級是數字檔案館僅限于本單位局域網內運行，外單位人員通過英特網看不到數字檔案館。第二級是進入數字檔案館系統必須使用用戶編號和口令。第三級是權限限制，即本專業人員只能瀏覽或下載本專業圖紙，任何人在瀏覽圖紙時都不能修改圖紙。第四級是下載圖紙必須通過檔案管理人員批準，跨專業下載圖紙必須經過有關部門領導批準。第五級是日志庫，任何對數字檔案館系統的操作都會被服務器記錄下來，并且定期將日志記錄導出服務器，刻錄磁盤保存。第六級是本單位檔案用戶都要與單位簽訂保密協議，違反協議、盜用或傳播涉密信息的，必將追究法律責任。第七級是院內職工的辦公均要求安裝內網監控管理軟件，計算機隨時監控網絡狀況，避免木馬、病毒的傳播。通過七級安全體系，確保數字檔案館對外界保持較高的安全性。2.創建良好的備份和容災機制。為了防止系統發生故障時電子檔案的丟失，采取了一系列的備份機制。一是定期由數據庫管理器MS SQL2005實時數據備份，二是通過專業備份軟件把導出的圖紙刻錄成磁帶，然后對磁帶進行有效管理，實現電子圖紙的異地存放。

（三）針對“缺少信息交流共享途徑”對策的實施。加強與軟件公司設計人員的交流與合作，最終結合本館的特點及生產設計的需要，在圖紙出版與歸檔、檔案借閱與下載、電子檔案刻錄等方面加入了信息交流共享的功能。檔案的借閱與下載可以直接通過數字檔案館平臺來實現，不受時間與空間的約束；電子檔案的刻錄是通過數字檔案館平臺即時下載刻錄。

（四）針對“缺乏必要的平臺使用培訓活動”對策的實施。為確保數字檔案館平臺的成功運行，使之成為辦公過程中的主流工具，我們開展了大量的推廣應用措施。首先，隨著數字檔案館功能的逐步完善，編寫了《數字檔案館用戶操作手冊》與《系統管理員操作手冊》。其次，根據操作手冊等相關文檔，開發人員又逐一對相關崗位的檔案人員、出版人員、系統管理人員進行了系統操作、使用方法的培訓。最后在平臺投入運行的不同階段對全院的設計人員進行了多次培訓講座和在線教育。通過建立有效的培訓機制，提高檔案工作者的業務技能和創新能力。

三、社會及經濟效益

（一）通過數字檔案館的開發應用，改進我們的檔案管理模式。從而全面提升工程設計和工程項目管理的質量、效率及水平，為我院贏得更大的經濟效益和更強的市場競爭力。

（二）便于成品檔案的查詢與利用。版面所限，不作詳細描述。

（三）數字檔案館系統內保存的所有工程的電子版CAD圖紙，對以后的工程設計將具有參考、指導作用。更為重要的是，相當多的圖紙可以在以后的工程設計中直接套用，既減輕了設計人員的勞動強度，提高了設計效率，又可以避免CAD圖紙重復繪制所引起的人為差錯，提高設計質量。

總之，數字檔案館建設是一個循序漸進的過程，是新形勢下檔案工作創新發展的新要求，也是檔案館在大數據時代的生存之道。

[1]國家檔案局.數字檔案館建設指南[S].北京,2010(06).

[2]潘連根.數字檔案館研究[M].北京:中國檔案出版社,2005.