淺析中文圖書加工外包工作的質(zhì)量控制

文/連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館 李宏英

淺析中文圖書加工外包工作的質(zhì)量控制

文/連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館 李宏英

近年來，我國(guó)各大普通高校圖書館由于經(jīng)費(fèi)不足，對(duì)價(jià)格高昂的外文原版圖書需求量減少，相對(duì)的中文圖書的采購(gòu)逐年增長(zhǎng)。中文圖書加工工作的負(fù)擔(dān)日益加重。與此同時(shí)，市場(chǎng)上出現(xiàn)了很多圖書公司，圖書館可以選擇將中文圖書加工外包。本文將通過對(duì)中文圖書加工外包工作中工作流程和人員配置等方面的分析，進(jìn)一步論述中文圖書加工外包工作對(duì)圖書館建設(shè)的推動(dòng)性作用。并就如何控制工作質(zhì)量進(jìn)行闡述。

質(zhì)量控制 圖書館工作 加工外包 相關(guān)措施

圖書館中文圖書的采購(gòu)量逐年遞增，而且同一年需要完成關(guān)于圖書上架的所有工作。包括編目、加工、上架流通等等工作，這些工作量很大，而圖書館的人員有限，不可能在有限的時(shí)間內(nèi)完成。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，圖書館可以選擇公開招標(biāo)，將中文圖書加工工作交給中標(biāo)的圖書公司，讓他們負(fù)責(zé)這其中繁雜的工作。要想保證中文圖書加工外包的工作質(zhì)量，應(yīng)該在各些方面采取怎樣的措施呢？

一、做好成本分析

（一）招標(biāo)價(jià)格控制。1.規(guī)定折扣率。圖書館的業(yè)務(wù)招標(biāo)是圖書館業(yè)務(wù)外包的第一步，而招標(biāo)最終目的是從招標(biāo)中求得優(yōu)惠來降低成本。走了外包服務(wù)圖書館的業(yè)務(wù)會(huì)變得相對(duì)輕松一些。圖書館在享受輕松的同時(shí)應(yīng)當(dāng)保持警覺，在相應(yīng)的書面招標(biāo)文件要明確規(guī)定折扣率，可以適當(dāng)放寬折扣，但切記業(yè)務(wù)外包不可以作為附加項(xiàng)。2.產(chǎn)生規(guī)模效益。因?yàn)闃I(yè)務(wù)外包的過程較多，如果每一個(gè)過程中都有些價(jià)格波動(dòng)，那么總體的成本就會(huì)有很大的變化。業(yè)務(wù)外包具有規(guī)模效益，可以參考相關(guān)的經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。大規(guī)模圖書商和小規(guī)模圖書商是有區(qū)別的。相對(duì)來說，大規(guī)模圖書商所需要的成本較低。總體上，將普通采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)成本的格動(dòng)控制在2%左右，就可以產(chǎn)生規(guī)模效益，實(shí)現(xiàn)雙贏。

（二）選擇值得信賴的圖書商。因?yàn)閳D書外包業(yè)務(wù)是需要花費(fèi)較大成本的，因此，若是一味地只追求高折扣率風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)變得不可估量。在選擇合作商的時(shí)候要重點(diǎn)考察各個(gè)公司的商業(yè)成績(jī)。在報(bào)價(jià)相似的情況下，業(yè)績(jī)好、信譽(yù)高的企業(yè)有優(yōu)先取得的權(quán)力。特別注重圖書商管理系統(tǒng)的優(yōu)劣，經(jīng)驗(yàn)豐富的書商可能在報(bào)價(jià)上比其他書商高，也不能輕易忽視它們，實(shí)際操作后這些值得信賴的公司的作用會(huì)被體現(xiàn)出來。

二、把握好圖書訂閱與現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的質(zhì)量

（一）建立專門文獻(xiàn)采訪隊(duì)伍。在圖書館相應(yīng)業(yè)務(wù)被外包后，圖書的選取環(huán)節(jié)對(duì)圖書館來說也是不可少的。普通情況下錯(cuò)定了書可以允許少量退換，可是業(yè)務(wù)外包圖書經(jīng)過包裝，退還工作會(huì)變得難以實(shí)現(xiàn)。所以這對(duì)圖書選擇的準(zhǔn)確性提出了嚴(yán)格的要求，圖書館應(yīng)該成立專門選擇書目的小組，他們的職責(zé)與其說是選書不如說是在監(jiān)控。他們主要對(duì)相應(yīng)負(fù)責(zé)人訂閱的書目進(jìn)行核對(duì)和匯總工作，而且根據(jù)數(shù)目對(duì)圖書館相關(guān)經(jīng)費(fèi)有著大體上的把握。

（二）做好圖書的整合報(bào)告與報(bào)訂。圖書搜集的速度和完整性是數(shù)目選定的關(guān)鍵，圖書相關(guān)信息的組織需要具有科學(xué)性以方便瀏覽。很多圖書館都建立了電子圖書的選定管理系統(tǒng)。圖書商可以把電子書總目錄存入電子圖書管理系統(tǒng)，采訪人員通過系統(tǒng)就可以看到書目，用電子版的書目也會(huì)更全面地讓采購(gòu)人員了解各類圖書，并且根據(jù)具體需要整合，增大圖書資源的利用率。有必要的時(shí)候需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的圖書選定工作，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)圖書的打包抽樣調(diào)查，讓外包的公司不敢草率行事。

三、數(shù)目的驗(yàn)收和加工質(zhì)量的檢測(cè)

（一）驗(yàn)收工作。為了防止圖書的誤買或者是中間過程故意多買，圖書經(jīng)歷了圖書館看不到的包裝過程，圖書館需要向圖書商索要圖書清單，根據(jù)清單來檢查圖書，不定期派人來到包裝數(shù)的車間根據(jù)書單檢查書目，如果發(fā)現(xiàn)不在清單上的數(shù)目，立刻追究外包商的責(zé)任。

（二）采用標(biāo)記加工。為了防止圖書在加工的時(shí)候被偷工減料，比如在加工的時(shí)候選擇質(zhì)量不過硬的磁條或條碼。這些偷工減料的工作會(huì)為日后圖書館圖書的管理增添不必要的麻煩。所以應(yīng)該要求在每一份加工的圖書上做標(biāo)記，注明具體部件的供應(yīng)商，事先和外包商商量好標(biāo)簽的具體放置位置，不給他們投機(jī)取巧的機(jī)會(huì)。可以為每一本書設(shè)計(jì)索引號(hào)，讓圖書有源可追究。

四、圖書分編工作的控制

圖書的分類是圖書館工作的重要組成部分，圖書分類也是圖書加工工作的重要環(huán)節(jié)，它能直接反映出圖書館的服務(wù)水平，圖書館應(yīng)該對(duì)書商負(fù)責(zé)圖書的分類人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓承包者充分把握分類規(guī)則。特別是異地加工的圖書加工工作，要做好驗(yàn)收工作。對(duì)圖書進(jìn)行編目工作，把信息存入圖書數(shù)據(jù)中，重點(diǎn)檢查自制的數(shù)據(jù)。

圖書外包加工的最終環(huán)節(jié)是圖書的上架工作，作為外包工作的最后環(huán)節(jié)，這是圖書館最后需要重點(diǎn)把關(guān)的環(huán)節(jié)。直到把每一本書都錄入到典藏庫中，外包工作才算結(jié)束。總之，圖書外包加工工作每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的質(zhì)量控制，這關(guān)系著圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。以上是筆者就中文圖書加工外包工作的質(zhì)量控制提出的一些建議，如有不當(dāng)將虛心求教。

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