信息技術在檔案資源開發與利用中的應用策略研究

文/肇慶市社會福利院 李笑

信息技術在檔案資源開發與利用中的應用策略研究

文/肇慶市社會福利院 李笑

在任何社會當中，檔案都具有非常重要的意義，做好檔案資源的開發與利用可以有效提高社會服務的力度。隨著科學技術的不斷發展，我國現階段已經進入到“互聯網+”時代，在這樣的時代背景下，充分利用信息技術發展帶來的優勢，促進檔案資源的開發與利用具有非常重要的意義。基于此種情況，筆者對當前階段信息化技術在檔案資源的開發與利用過程當中所存在的問題進行了分析，并總結了對應的解決策略。

信息技術；檔案資源；開發；利用

一、引言

20世紀90年代開始，我國的信息技術開始高速發展，尤其是最近幾年，隨著移動互聯技術的普及，我國已經逐漸進入到“互聯網+”時代。所謂的“互聯網+”是指需要實現傳統行業與信息技術的深度融合。對于檔案管理行業也不例外，現階段的檔案管理必須要加強信息技術在檔案資源的開發與利用中的力度，從而使得檔案的服務功能得到有效的提高。但是從總體上來看，我國的檔案管理水平還相對較低，信息化技術在檔案管理中的使用力度還較為薄弱，同時檔案資源開發與利用本身也存在著一定的不足。因此對信息技術在檔案資源開發與利用中的應用策略進行研究不僅具有一定的現實意義，也是每個檔案管理人員應該深入思考的問題。

二、加強信息技術在檔案資源開發與利用中的重要性分析

（一）有利于檔案的歸檔與管理。在傳統的檔案管理當中，基本都是采用手動的方式進行檔案的歸檔與管理，即檔案在被送到檔案館或者檔案部門之后，管理人員通過人工的方式對檔案進行分門歸類，并將同一類型的檔案放置在同一區域，進行存儲，在查閱相關檔案之時再通過手工的方式將相關的檔案文件取出。這種管理方式相對落后，效率也相對低下。而將信息技術應用到檔案的歸檔與管理當中，首先是需要將檔案進行數字化處理，在完成數字化處理之后，只需要將檔案原件存儲到庫房當中就可以了。對于檔案的歸檔與管理直接在電腦上進行操作，而并不需要通過手動的方式一一對照相關文獻內容，同時檔案的內容也可以直接存儲在電腦或者網絡當中，在進行檔案資源查閱的過程當中，并不需要到庫房當中進行相關信息的查閱，只需要通過網絡就可以查看相關的檔案，通過信息技術的使用極大地提高了檔案信息管理的效率。

（二）有利于檔案信息的再加工。在傳統的檔案管理當中，檔案作為一種珍貴的資源是不允許進行再加工的，但是由于檔案本身可能存在著一定的問題，如果不對其中的內容進行再加工，則在使用的過程當中可能會存在一定的不便性。而傳統的檔案一般都是以紙質文件的方式存在，同時檔案原件也作為一種證據而存在，如果一旦對檔案進行再加工處理，則檔案本身的證據屬性就會受到較為嚴重的破壞。而將信息技術應用到檔案資源的開發與利用過程當中，檔案的信息可以作為一種數字化的方式存在，而檔案本身可以作為證據存在，即檔案的證據功能與使用功能可以被有效地區分開來，這就使檔案的再加工得以實現，即只需要對檔案的數字版本進行加工，從而方便人們的使用，而對于紙質版本依然作為證據存在。總而言之，信息技術在檔案管理中的實際應用促進了檔案再加工的進一步發展。

（三）促進檔案資源的優化整合。在傳統時代，檔案一般都屬于內部資料或者機密，一般情況下，并不會向所有對象開放，只是作為一種珍貴的資源存儲在庫房當中，不同單位之間的檔案也是完全區分開來的，這就必然導致檔案資源的優化整合并不能真正實現。但是在現代化的檔案管理當中，通過信息技術對檔案進行必要的數字化處理，在完成處理之后，相關的檔案資源會被及時地上傳到信息平臺當中，不同的單位可以將內部的資源平臺有效地結合在一起，從而實現資源共享，同時用戶也可以通過網絡連接到信息平臺當中，根據自己的權限查閱自己所需要的相關檔案。

（四）信息技術在檔案管理中的實際應用可以促進檔案的利用效率。在傳統的檔案管理當中，對檔案資源有需求的人必須要走進檔案館當，進行相關檔案的查詢，同時查詢的過程還需要處理大量的紙質文件，而在查閱之前還需要通過相關領導的審核與審定，在申請被同意之后才能進行檔案資源的查閱。但是將信息技術運用到檔案管理當中檔案的查閱就相對較為簡單。用戶可以根據自己的實際需求對檔案的內容進行搜索，可以隨時查看自己有權查閱的相關檔案資源，檔案的利用效率得到了極大的提升。

三、現階段信息技術在檔案資源開發與利用中所存在的問題分析

在本文的研究當中，筆者通過實地走訪的方式調查了現階段我國在檔案資源的開發與利用過程當中所出現的各種問題，具體來說主要包含以下幾個方面的內容：

（一）信息化利用意識不強。目前階段在許多單位當中，檔案管理都屬于附屬部門，在單位當中的地位不高，許多領導認為檔案管理只是進行檔案保管的部門，因此，檔案管理部門只需要采用傳統手段將相關的檔案保管好就行，而并不需要采用現代化的手段，同時，大部分領導并沒有充分認識到檔案資源的重要性，并不愿意進行檔案資源的開發與利用。根據筆者的調查研究顯示，不管是在企業當中，還是在事業單位當中，這種思想都非常普遍，這也是影響我國檔案資源開發與利用的一個關鍵因素。

（二）信息化基礎設施建設。信息化檔案資源開發與利用必須要以現代化的信息基礎設施為依據。從上文的論述當中我們可以發現，目前階段我國對于信息技術在檔案資源的開發與利用中的應用并不是非常重視，這就必然導致許多單位不會為檔案資源的開發與利用投入大量的經費，因此，檔案管理所需要的信息化基礎設施建設一直處于較為薄弱的狀態當中。目前來看，我國的檔案管理基本上還是采用傳統的檔案管理方式，雖然部分單位已經逐漸開始加強了信息技術在檔案資源開發與利用中的投入力度，但是也并沒有形成規模，沒有進行相關基礎設施的建設。

（三）信息技術的使用力度不足。目前階段我國在進行檔案資源的開發與利用過程當中，雖然已經逐漸加強了信息技術的使用力度，但是從總體上來說還較為薄弱。在現階段的檔案管理當中，所采用的網絡技術基本還是傳統的多媒體以及利用一些社交工具，還有一些單位開始在辦公自動化以及ERP當中增加檔案管理模塊，但是這種信息技術依然還是Web1.0時代的產物，對應現階段較為發達的信息技術的利用基本還處于起步階段。例如，雖然已經有部分單位開始使用較為先進的信息化平臺進行檔案信息資源的開發與利用，但是現階段專業化的檔案管理資源平臺的使用還沒有形成規模。

四、信息技術在檔案資源開發與利用中的應用策略

在上文的論述當中，筆者對現階段我國在檔案管理中所存在的問題進行了分析與研究。在此基礎之上，筆者查閱了大量的相關文獻，結合自己的實際工作經驗，探討了信息技術在檔案資源開發與利用中的應用策略，主要包括以下幾個方面的內容：

（一）加強信息化技術在檔案資源開發與利用中的重要性認識。首先檔案管理部門的工作人員必須要對信息技術具有一定的敏感性，同時還需要對信息技術保持高度關注，在自己的實際工作過程對與信息技術相關的內容進行總結，同時分析加強信息技術的使用是不是能夠有效解決工作實際過程當中所面臨的問題。在進行日常的工作匯報當中，及時地將相關的內容向單位的領導人進行匯報，從而提高領導對于信息技術在檔案資源開發與利用應用重要性的認識。任何行動都必須要以思想為基本保障，同時也只有在思想上意識到了才能使得相關的措施落實到實際工作當中去。因此，提高領導層對于信息技術在檔案資源開發與利用中應用的重要性認識，可以促進在資源配置的過程當中為檔案資源的開發與利用信息化發展提供更多的資源，從而提高信息技術在實際中的應用效果。

（二）加強信息化基礎設施的建設。加強信息技術在檔案資源開發與利用中的應用力度必須要保證相關的信息化基礎設施建設要到位。基于此種情況，現階段必須要加強檔案資源信息化管理的基礎設施建設。具體來說，需要從以下兩個方面的內容入手：第一，加強網絡的建設，若要實現檔案資源的有效開發與利用，必須要加強網絡基礎設施的建設，即加強網絡平臺、網絡硬件設施的建設，促進網絡建設的全面發展。第二，加強檔案管理設備的建設，例如各種現代化的掃描儀、計算機的建設。只有做好信息化基礎設施的建設才能促進檔案資源開發與利用的有效進行。

（三）加強信息化技術的使用力度。加強信息技術在檔案資源管理開發與利用中的使用既是檔案資源管理開發與利用中的核心問題，也是解決問題的關鍵所在，但是從上文的論述當中可以發現，目前階段我國的檔案資源在開發與利用方面的信息化程度相對還較低，從而限制了檔案資源開發與利用的實際效率。具體來說，主要需要從以下兩個方面的內容入手：第一，加強專業的信息化檔案管理資源平臺的建設，允許不同單位將檔案資源上傳到同一平臺當中，同時不同單位之間還可以實現檔案資源的共享，允許不同的用戶根據實際權限查閱相關的文獻。第二，加強現代化的信息技術在檔案資源的開發與利用中的實際運用，例如大數據、云計算技術。

五、結語

隨著現代科學技術的不斷發展，傳統的檔案信息利用與開發手段已經無法滿足時代的發展需求。因此，將信息技術引入到檔案資源的開發與利用當中，不僅是時代的基本需求，同時也是時代發展的必然結果。在本文當中，筆者對此進行了相關的論述，并總結了對應的解決策略，希望能對廣大檔案工作者有所啟發。

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