淺談企事業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容與方法

文/中國船舶重工集團公司第七一三研究所科技檔案中心 婁瑞

淺談企事業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容與方法

文/中國船舶重工集團公司第七一三研究所科技檔案中心 婁瑞

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)的不斷進步，使企事業(yè)的檔案管理效益得到了有效的提升。現(xiàn)如今，企事業(yè)單位都越來越重視檔案的信息化建設(shè)與管理。本文主要圍繞企事業(yè)檔案信息化建設(shè)，就其建設(shè)的基本內(nèi)容與主要方法進行簡要的分析。

企事業(yè)；檔案信息化建設(shè)；基本內(nèi)容；具體方法

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，信息化建設(shè)被廣大企事業(yè)單位所重視，特別是在檔案的管理過程中更是如此。檔案信息化建設(shè)能夠使企業(yè)對自身的信息資源進行科學的管理，能夠與其他企業(yè)進行信息資源的共享，進而達到共贏的效果。下文就圍繞檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容與方法進行探究。

一、企事業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)概述

（一）建設(shè)的主要意義。在企事業(yè)單位的經(jīng)營過程中，檔案的管理是其中一項重要的工作，實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，也就是要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)支持，使檔案的管理效益得到進一步的提升。通過信息化建設(shè)，能夠突破檔案資源利用的局限性，通過合理整合檔案管理信息，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享與交流。其次，實現(xiàn)信息化建設(shè)，能夠確保檔案的信息更加詳盡、更加全面，可以為企業(yè)的管理決策提供有效的信息支持。最后，實現(xiàn)信息化建設(shè)，能夠確保檔案信息資源的長久保存，可以彌補紙質(zhì)檔案的儲存壽命問題。

（二）信息化建設(shè)存在的主要問題。1.紙質(zhì)化管理。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，極大地改變了人們的工作方式與生活方式。然而在企事業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，許多單位依舊存在著紙質(zhì)化管理的現(xiàn)象，而未能引進先進的計算機信息建設(shè)管理系統(tǒng)。紙質(zhì)化管理受到時間的影響較大，因為隨著歲月的侵蝕，許多紙質(zhì)稿都會逐漸泛黃而難以辨識字跡。此外，紙質(zhì)化管理需要耗費的人力與物力以及財力都較大，會加重工作人員的負擔，并且工作效率也較低，不利于企事業(yè)單位的信息化管理。2.信息化管理軟件較為落后。有許多企事業(yè)單位已經(jīng)逐漸認識到信息化管理軟件的重要作用，所以都會購買信息化管理軟件來對本單位的信息資料進行管理。但是由于計算機升級換代較快，這些管理軟件卻未能得到及時更新，導致在檢索過程中難以找到相應(yīng)的目標，這樣一來就違背了購買信息化管理軟件的初衷。3.未能建立底圖信息庫。在企事業(yè)的信息化建設(shè)過程中，底圖信息庫的建立極其重要，對后期的搜索以及查閱都有著重要的影響。但是許多企事業(yè)單位卻沒有建立底圖信息庫，此外，單位的工作人員的較為缺乏，一些老圖紙掃描困難，導致很難對這些資料進行保存。另外，產(chǎn)品代號缺乏唯一性，導致在搜索時出現(xiàn)較大的困難，不能夠及時檢索出自己的目標。

二、信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）檔案信息的建設(shè)。1.將檔案管理系統(tǒng)融入企業(yè)的管理系統(tǒng)。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該將檔案的工作納入到企業(yè)的各項工作之中，這樣能夠促使企業(yè)的檔案信息化建設(shè)得到有效的保障。另外，通過利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將各部門的電腦進行互聯(lián)，這有助于實現(xiàn)企業(yè)各部門的資源共享。2.選擇一個合適的檔案管理系統(tǒng)。由于企事業(yè)單位的經(jīng)營性質(zhì)與經(jīng)營狀況有所不同，所以檔案管理系統(tǒng)也會存在著一定的差異，而選擇一個適合本企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)對今后的企業(yè)信息資源管理有著重要的影響。要選擇一些具有開發(fā)能力并且有著一定升級換代能力的檔案管理系統(tǒng)，這有助于今后企業(yè)檔案信息化建設(shè)的與時俱進。此外，要選擇一些檢索功能較為強大的管理系統(tǒng)，這樣才能夠發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，為不同的用戶提供不同的服務(wù)。

（二）規(guī)范檔案信息化的管理。在檔案信息化建設(shè)過程中，標準化以及規(guī)范化是其中的重要內(nèi)容，也是評定檔案工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。因此，企事業(yè)單位就需要根據(jù)國家所推薦的管理標準，再根據(jù)自身的發(fā)展需求，來制定一套適合本企業(yè)的內(nèi)部管理標準，并且在企業(yè)的經(jīng)營過程中予以不斷地完善。這對于加強企事業(yè)單位的檔案信息化管理的質(zhì)量有著重要的影響。此外，檔案目錄數(shù)據(jù)庫一方面要便于企業(yè)職工的實際操作，另一方面還要符合國家的相應(yīng)標準。所以就需要企事業(yè)單位對檔案的內(nèi)容與格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定。與此同時，對于數(shù)據(jù)庫的管理軟件以及文檔的格式等，都需要進行規(guī)范與統(tǒng)一。

（三）對信息化檔案進行安全防范。信息化檔案管理給用戶帶來了極大的便利，但是也使企業(yè)的信息面臨著一定的安全威脅。因為信息化建設(shè)是基于互聯(lián)網(wǎng)這一條件下執(zhí)行的，而互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)常會受到一些安全威脅。檔案信息有著保密性的特征，有一些檔案是可以供網(wǎng)民隨意查詢的，但是有些檔案卻不宜公開，因為會涉及一些企事業(yè)單位的信息資料。所以信息化建設(shè)雖然給廣大用戶帶來了極大的便利，但是也威脅了檔案信息的安全。故此，需要企事業(yè)單位采取一定的防范措施，來對企業(yè)的檔案信息進行保護。

（四）建立相應(yīng)的規(guī)章制度。企事業(yè)單位要建立完善的檔案管理規(guī)章制度，要對檔案信息的安全進行保證。要對檔案管理人員進行培訓，使他們能夠應(yīng)對外來的安全威脅，此外，要提高他們的思想道德認識，要強化保密紀律教育，使檔案管理人員能夠站在公司的立場上，不做出泄露公司信息資料的事情。

三、信息化建設(shè)的主要方法

（一）完善管理系統(tǒng)。在檔案信息化建設(shè)過程中，為了使檔案管理得到具體的落實，那么就需要對檔案的管理系統(tǒng)進行完善，充分利用計算技術(shù)，來立卷歸檔，再通過數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)壓縮掃描技術(shù)，將企事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案進行掃描，通過電子文檔的形式來進行儲存，這對于推進文檔一體化的管理目標的實現(xiàn)有著重要的作用。

（二）建立數(shù)字化標準。在企事業(yè)單位的檔案管理過程中，要建立信息化建設(shè)的數(shù)字化標準，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式保存，數(shù)據(jù)輸出標準等，實現(xiàn)檔案信息的自主查詢與檢索，這對于企事業(yè)單位實現(xiàn)資源的共享有著重要的作用。

（三）加強對技術(shù)人才的培養(yǎng)。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要企業(yè)單位的工作人員一方面具有較強的互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)，另一方面還需要具有較強檔案管理理論知識，這兩方面的才能缺一不可。如果檔案管理工作人員的技術(shù)素質(zhì)沒有達到要求，那么就會使企業(yè)的檔案信息得不到有效的管理，甚至會有泄露企業(yè)信息資料的可能性。故此，需要企業(yè)引進這方面的人才，并對他們進行相應(yīng)的培訓，使他們能夠適應(yīng)這項工作。

（四）建立底圖信息庫。在信息化建設(shè)過程中，企事業(yè)單位要建立底圖信息庫，為后期的信息檢索做好鋪墊。要對產(chǎn)品的代號進行嚴格的規(guī)定，要確保產(chǎn)品代號的唯一性。這樣才能夠在檢索過程中準確地檢索到自己所需要的產(chǎn)品信息。

四、結(jié)語

綜上，在企事業(yè)的運行過程中，進行檔案信息化建設(shè)對其經(jīng)營與發(fā)展有著重要的作用，因此就需要企事業(yè)單位構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，通過建立檔案信息化管理標準，使企業(yè)的信息資料存儲能夠有序進行。此外，要加強對檔案信息化管理人才培養(yǎng)，以推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

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