信息化時代高校畢業生學籍檔案的管理與開發利用研究

文/云南省大理白族自治州云龍縣人力資源和社會保障局人才中心 楊潤平

信息化時代高校畢業生學籍檔案的管理與開發利用研究

文/云南省大理白族自治州云龍縣人力資源和社會保障局人才中心 楊潤平

信息化的發展，對高校畢業生學籍檔案管理帶來了嚴峻的挑戰，作為學籍檔案管理中極其重要的組成部分，畢業生學籍檔案記錄了學生從入學到畢業的所有信息，所以需加強對信息技術的應用，將畢業生學籍檔案管理的職能充分發揮出來，開發利用畢業生學籍檔案。故此，本文著重分析了信息化時代下高校畢業生學籍檔案管理的優勢與途徑。

信息化；高校；畢業生；學籍檔案管理；開發利用

伴隨著信息化時代的來臨，學籍檔案管理受到影響，尤其是畢業生學籍檔案管理，在信息化時代積極提高高校畢業生學籍檔案管理與開發利用效率，保證其安全性、真實性成了目前值得思考與分析的內容。另外，畢業生學籍檔案信息較為重要，關系到畢業生的就業問題以及諸多社會問題，需加以重視，應該積極探究信息化時代所帶來的優勢，提出有效建議與對策。

一、信息化時代高校畢業生學籍檔案管理的優勢

高校畢業生學籍檔案主要反映了畢業生從入校到畢業的各項記錄，是教學管理中不容或缺的組成部分，具有法律作用，對畢業生邁向社會具有一定的推動性。在信息化時代下，高校畢業生學籍檔案管理的優勢有哪些呢？

（一）改善傳統學籍檔案管理模式。眾所周知，傳統模式下高校畢業生學籍檔案是單獨劃分的，但是同樣是采取紙質檔案為主，這種模式與信息化時代有所沖突。但是在信息化時代中，可以采取電子文檔的方式實現畢業生學籍檔案的管理，不僅可以實現資源集成、共享，并且還可以提高歸檔的質量與效率。

（二）實現學籍檔案的智能化收集。在傳統畢業生學籍檔案管理中，其多頭管理模式嚴重制約了學籍檔案的生成，導致各項問題層出不窮，因為畢業生學籍檔案是比較重要的，且是通過相關部門所提供的材料加以匯總，這樣往往會導致學籍信息收集不當。但是在信息化時代，通過利用網絡，可以實現數據的網上處理，并且還可以實現數據采集、整理，促使高校畢業生學籍檔案朝著智能化方向發展與進步。

二、信息化時代高校畢業生學籍檔案管理與開發利用的不足

從嚴格意義上分析，雖然信息化時代互聯網技術推動了高校畢業生學籍檔案管理的有效性，但是從現實分析，其中仍舊存在一系列的不良現象，無法真正實現高校畢業生學籍檔案管理的可行性。

其一是缺乏正確的學籍檔案管理理念，很多學籍檔案人員年齡較大，雖然工作經驗豐富，但卻缺乏專業的信息化知識，未全面認識到實施信息化技術的現實作用。或者相關管理者沒有全面開展信息化管理，采取信息化與傳統模式的相互結合，導致畢業生學籍檔案管理更加混亂，產生這一現象的原因便是學籍檔案管理工作理念不科學，信息化不充足。其二是學籍檔案管理工作內容體系出現問題，無法進一步拓展高校畢業生學籍檔案管理的范圍，比如沒有將學生成長的各個方面加以覆蓋，沒有將畢業生的相關信息及時匯總，如此一來，則無法真正實現高校畢業生學籍檔案管理的全面性。其三是轉變傳統管理手段比較困難，因為大多數學籍檔案管理人員的思想觀念以傳統手段為主，在信息化時代無法真正實現計算機與學籍檔案管理的整合，尤其在信息化時代背景下，學籍檔案管理工作朝著多元與開放的方向發展，導致很多學籍檔案管理者無法及時地從傳統模式下轉變過來。其四是高校學籍檔案管理人員自身素養不足，未認識到信息化時代所給予的現實意義，并且在現實工作中未全面應用信息化技術，其素養與計算機能力不足，導致畢業生學籍檔案管理質量受到影響。

三、信息化時代高校畢業生學籍檔案管理的發展對策

（一）信息化時代實現畢業學籍檔案管理的轉變。在信息化時代高校畢業生學籍檔案管理工作中，其工作人員以及管理人員要清楚地認清現實，認清信息化所給予的重要作用，并充分發揮信息技術的作用。其一是需要實現學籍檔案管理的規范化，高校檔案管理部門需加強與其他部門的相互溝通，并且清楚了解畢業生與普通學生學籍檔案管理的差異，加強對畢業生學籍檔案管理的重視。其二是需要針對信息化時代畢業生學籍檔案管理所存在的問題進行分析與探究，如出現問題需及時解決與分析，并且要在學籍檔案入庫之后，由檔案管理部門加以檢查，保證其安全性與準確性。其三是高校可以針對性地制定雙套制度，真正采取電子化管理，比如在移交畢業生學籍檔案資料的時候，可以采取電子檔案與紙質檔案共同備份的方式，如此便真正實現雙重保障。

（二）以信息化為契機實現高校畢業生學籍檔案管理的轉變。其一是具備信息化理念，高校畢業生學籍檔案管理中相關管理人員需要積極樹立正確的信息化理念，并且要具備檔案工作理念，將信息化技術作為主要的策略之一，保證每一位學籍檔案管理人員均可以真正認識到信息化的作用與價值，并且在信息化與網絡化的相互整合中實現其信息化發展與進步。其二是加強對信息技術的應用，并以此為手段實現高校畢業生學籍檔案資料的整合，可以加強利用大數據以及互聯網，推動該項工作的信息化發展，或者積極應用信息化工作模式，針對實際的發展情況制定信息化工作平臺，真正改善傳統高校畢業生學籍檔案管理的缺陷與弊端，形成全新的學籍檔案管理模式。

四、結語

在信息化時代，積極實現高校畢業生學籍檔案管理成了當前最為主要的任務，但是該項工作并非一朝一夕即可完成，需要多個部門相互合作與溝通，要從不同的視角出發，以信息化作為發展契機，真正推動高校畢業生學籍檔案管理的有效運行。

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