淺談信息時代下的檔案編纂工作

文/中交四航局港灣工程設計院有限公司 李碧瑜

淺談信息時代下的檔案編纂工作

文/中交四航局港灣工程設計院有限公司 李碧瑜

本文對比了信息時代與傳統紙質環境下的檔案編纂工作，嘗試界定現今檔案編纂工作的性質；探討與總結了檔案編纂工作的變革，并就現代企業檔案編纂工作的開展提出了幾點對策，以期對相關研究與工作有所裨益。

檔案編纂；信息資源開發；檔案編纂變革

檔案編纂工作是指編纂者根據編纂題目的要求，對檔案信息進行搜集、挑選、審核、加工、組織、評價，以檔案文獻出版物的形式向社會用戶提供檔案文獻信息的工作。在傳統的紙質環境下，各項工作環節的進行主要依靠的是人的體力與腦力，需要耗費較多的物力、財力，并延長了編纂周期；同時，檔案編纂成果的出版多為印刷形式，較為局限。這在一定程度上影響了檔案編纂工作向社會大眾傳播檔案信息的時效性，削弱了其促進社會科學研究的文化功能。

然而，隨著社會信息化步伐的加快，信息技術與網絡技術的廣泛應用，我們同時也看到了檔案編纂工作進一步發展的契機。檔案編纂工作的性質、選題的方向、編纂的手段、編纂成果的形式、提供利用和傳播的方式都發生了不同程度的變化，并推動著檔案編纂工作的現代化。

一、性質的界定

在傳統紙質環境下，檔案編纂工作的性質多體現為服務性、政治性、研究性以及著作性，而在信息時代下，我們有必要重新審視檔案編纂工作，并對其性質進行界定，以豐富檔案編纂工作的內涵。

（一）傳統視角下的檔案編纂。目前，在學術界，對檔案編纂工作性質的界定，主要有兩大觀點：一是認為檔案編纂工作是服務性、政治性和研究性的工作，這是比較傳統的觀點。另一種觀點是韓寶華的觀點，認為檔案編纂工作是一種著作行為。他從檔案編纂的基本內涵和外在形態兩方面論證了檔案編纂的著作性：“高質優效地向社會傳播檔案信息是檔案文獻編纂工作的基本內涵；依法規范地向社會傳播檔案信息是檔案文獻編纂的外在形態。”這兩大觀點從不同的角度揭示了檔案編纂工作的性質。

（二）信息時代檔案編纂內涵的豐富。信息時代之下，我們在看到檔案編纂工作具有以上性質的同時，還有必要從信息角度出發，認識與討論檔案編纂工作的信息資源開發性。中共中央辦公廳和國務院辦公廳2004年發布的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》和國家檔案局出臺的 《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》，則從國家層面印證了檔案編纂工作作為檔案信息資源開發工作其中一個方面的重要性。信息資源主要是指經過人類篩選、組織、加工、并可以存取和能夠滿足人類需求的各種信息的集合。作為人類社會文化財富重要表現之一的檔案，無疑可以劃入信息資源的范疇。從這個層面上來說，檔案編纂工作便具有了信息資源開發性，同時這也是與檔案編纂工作的理論基礎相一致的。韓寶華在《檔案文獻編纂學教程》一書中指出：“信息共享論是檔案文獻編纂工作的信息學理論基礎”。檔案作為一種重要的信息資源，是21世紀信息時代社會進步不可或缺的資源基礎。然而，由于檔案多為孤本，并受實體整理狀態以及形成、保存過程的原始特征的制約，社會大眾難以快速、及時地獲取和全面地理解檔案信息，極大地影響了檔案信息的傳播功能。因此，有必要采用各種現代化手段和傳播利用方式，進行檔案編纂的信息資源開發工作，為社會公眾利用檔案信息提供一種快捷、方便的途徑，充分發揮檔案編纂的政治、經濟、文化三大功能。另外，強調檔案編纂工作的信息資源開發性，有利于明確信息時代檔案編纂工作為社會服務的宗旨，以及將其提升到信息資源開發的戰略高度。當然，檔案信息資源的開發可以有多種形式，而不僅僅局限于檔案編纂，還包括了檔案利用、檔案開發等方面。然而，迄今為止，檔案編纂仍然是檔案信息資源開發主要且有效的方式。

二、檔案編纂工作的變革

計算機技術、網絡技術等現代信息技術的應用，在給人類生活帶來重大影響的同時，也使檔案編纂工作發生前所未有的變革，不斷促進編纂工作的現代化。另外，信息時代對信息概念、效用的強調與重視，則要求檔案編纂工作必須關注檔案信息資源開發所帶來的社會效益與經濟效益的統一。具體來說，檔案編纂在信息時代主要呈現出以下幾種新的趨勢：

（一）編纂選題多元化。一方面，人類隨著社會的發展和進步積累了大量的信息資源；另一方面，信息資源對于促進人類社會的進步也起著不可替代的作用。檔案信息作為人類活動的原始記錄，是社會發展、文明進步的最好見證。因此對檔案信息進行開發編纂，便為人們利用工作生活中所需的信息資源創造了良好的途徑。眾所周知，科學技術的研究需要借鑒前人的經驗與知識，經濟活動的進行需要交流與獲取各種商業信息，社會文化的建設需要積淀與傳播多元信息，所以通過檔案編纂來滿足社會大眾多樣化的檔案信息需求，就必須選擇涉面廣、實用性強的編纂題目，即編纂選題的多元化。那么，在進行檔案編纂選題工作的時候，則必須堅持以需求定題目的原則。也就是說，要以社會大眾的信息需求為導向，結合黨和政府工作的重心，選擇貼近百姓生活、工作，反映社會熱點問題、體現當地人文特色的編纂題目。

（二）編纂手段現代化。傳統紙質環境下的檔案編纂，主要依靠的是編纂人員的知識、技術和經驗。編纂人員以社會需求為導向，結合公眾利用檔案的情況，根據館藏檔案和編纂隊伍的實際條件，提出編纂題目并進行論證。編纂題目確定后，由工作人員進行手工的資料收集、篩選、整理以及加工，較少借助其他技術設備。這使得編纂成果的質量很大程度上由編纂人員的能力所決定，導致檔案編纂出版物的水平參差不齊。另外，編纂出版周期較長，也不利于社會公眾及時地利用檔案信息。隨著計算機技術、多媒體技術、數字化技術、數據庫技術等現代技術與檔案編纂工作相結合，現在的檔案編纂手段已不再局限于人工技術操作，而是趨向多樣化。檔案信息數據庫的建立便是其中一個高效的途徑。首先，檔案館（室）需要完成各自館藏檔案的數字化，并通過檔案信息數據庫進行儲存和管理。在檔案編纂工作的選材環節，編纂人員可以通過查詢數據庫的方式獲取相關檔案資料，從而大大地減少了查閱卷宗目錄、翻閱大量檔案原文的時間與工作量。

（三）編纂出版形式多樣化。各種現代技術手段的應用，使得檔案編纂成果的出版形式不再僅僅局限于原有的印刷出版物，還出現了聲像型編纂成果、縮微品、光盤、網絡出版物、多媒體編纂成果等多種形式。這些新形式的應用，在擴大利用范圍的同時，還提高了檔案編纂成果的利用率，充分地滿足不同年齡、層次用戶的利用需求。尤其是多媒體技術的運用，使編纂成果的出版形式更加活潑，用戶能夠以更加方便快捷的方式進行利用。同時，還極大地激發了潛在用戶的利用需求。另外，這也在一定程度上促進了檔案編纂工作的社會化。檔案編纂工作所堅持的方針是為人民服務，為社會主義服務，這就要求檔案編纂成果必須反映社會的實際情況，與百姓生活緊密聯系。而社會信息化的一個最大特點是，各種信息技術全面地應用到社會日常生活中。從而促使檔案編纂成果更加貼近實際，貼近生活。

（四）網絡技術的運用。網絡技術對檔案編纂工作的影響是多方面的。通過對各檔案館館藏檔案信息數據庫的聯網，在進行編纂選材過程中，能夠方便、全面地查找編纂題目所需要的材料；而通過搜索引擎進行的網絡搜索，則成了選材渠道的另一有益補充。數字技術與網絡技術的結合，使得檔案信息能夠共享，并得到廣泛的傳播。而檔案網站與檔案編纂相結合則是網絡技術運用于檔案編纂工作的一個突出表現。過去檔案網站的建設主要關注的是檔案界內部新聞的公布，而忽視了為社會大眾利用檔案創造更方便的途徑這一方面。然而，利用檔案網站公布檔案編纂成果，卻可以彌補傳統出版公布形式的不足。社會公眾可以通過瀏覽檔案網站，查詢、獲取所需要的檔案信息，而不受時間、空間的限制。檔案編纂成果的呈現可以更加形象生動，結合聲音、圖像，而不僅僅局限于紙質印刷文字、圖片。同時，可以大量地節省檔案編纂的成本，使因受編纂資金限制而無法大量出版的編纂成果得以廣泛傳播與普及。

（五）編纂人員素質的提高。各種現代技術的運用能夠極大地節省檔案編纂工作所花費的人力、物力、財力，檔案編纂人員的工作似乎變得輕松了。然而，信息時代對編纂人員素質的要求卻提高了。檔案編纂人員除了需要掌握檔案編纂工作的基礎理論、原則、方法等專業知識外，還必須了解相關的計算機技術、網絡技術、數據庫技術等現代技術以及其他相關學科專業的知識。因為面對信息時代瞬息萬變、內容形式多樣的檔案信息，工作人員必須運用多種專業知識才能夠高質量地完成檔案編纂任務。當然，引進計算機技術人員以及外專業人才是提高編纂隊伍素質的一個有效途徑。

三、現代企業檔案編纂工作的開展

在信息化環境下，企業對信息服務、檔案利用的要求越來越高，大力開展檔案編纂工作顯得尤為重要。要適應新時代對檔案工作提出的新要求，檔案編纂工作必須從原來的封閉狀態，逐步向多元化、全方位、深層次的檔案信息資源開發上轉變。但同時，信息時代所帶來的挑戰，實際上也為現代企業檔案編纂工作提供了難得的發展機遇。

為有效地為企業發展服務，滿足企業經營需要，企業檔案編纂工作的開展必須立足實際，創新方法，開拓途徑。一是更新觀念，提高參與意識。檔案工作人員應將檔案編纂工作視為體現企業檔案工作水平的重要指標，是進行企業信息資源開發的有效手段，主動積極地參與編纂。二是優化館藏，加強檔案基礎工作。要進一步強化檔案基礎業務工作，完善館藏結構，加強檔案信息化建設，建立企業信息資源庫，為檔案編纂工作提供充分有效的素材。三是立足需要，圍繞企業業務開展。檔案編纂應科學選題，立足實際需求，通過調查挖掘有價值的信息，為企業生產經營及領導決策提供有效的參考。四是利用網絡，豐富編研形式。利用網絡技術實現編纂手段的多樣化，提高信息處理能力，并可通過聲音、視頻、網絡出版物等多種形式豐富編研成果，滿足不同用戶的需要。

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