中職學校合并升級為高職院校后的檔案管理問題及對策

文/婁底職業技術學院 吳暉

中職學校合并升級為高職院校后的檔案管理問題及對策

文/婁底職業技術學院 吳暉

在中職學校合并為高職院校的實質性整合的過程中，學校的檔案管理通常會遇到許多問題，常見有檔案材料很難及時、完整地清理歸檔，檔案信息化管理水平較低等。為了加強學校的檔案管理工作，確保更好使其為學校的發展提供優質的服務。本文以婁底市衛生學校整合到婁底職業技術學院為例進行說明，針對其中檔案管理的一系列問題提出相應對策，力求促進合并高職院校檔案管理工作上臺階上水平。

中職院校合并；高職院校；檔案管理問題；對策

如今我國對教育問題更加重視，使得教學體制的改革步伐不斷推進，同時對原有教育結構進行優化，中等職業教育轉向高等職業教育已經成為必然發展趨勢。根據《國務院關于加快發展現代職業教育的決定》（國發〔2014〕19號）精神，結合婁底市職業教育布局的實際，2015年10月，市委、市政府作出了將我校整合到婁底職業技術學院的決定；2016年2月，省政府批復同意兩校整合。如此有利婁底職業技術學院拓展專業大類和提高婁底醫藥衛生人才培養的層次、質量的決策部署，為婁底現代職業教育體系的建設發展提供了智力和人才支持。同時也會給學校的檔案管理工作帶來了一系列新問題和新情況。本文就可能出現的問題提出針對性的建議及對策。

一、現存檔案管理問題

（一）檔案材料歸檔問題。對于合并的中職院校在學校合并入高職院校前，累積有大量的檔案材料，學校合并后需要重新收集整理，由于檔案材料數量較大，平時學校會安排專崗專人進行管理，但在學校合并期間，人事出現調動，責權分配混淆，部分相關工作人員提前離職或因為學校合并工作而忙得不可開交，對檔案收集整理難免會出現紕漏，會出現整理檔案時找不到了解情況的負責人和一些重要有價值的資料；檔案重新歸檔時人手不夠等問題。且隨著中職院校的合并，學院辦公室也會變動搬遷，在搬遷過程中，由于管理人員不足和缺少檔案保護意識，所以對檔案資料的妥善處理和識別價值不到位很可能會導致檔案遺失。同時，學校的文件材料種類繁多，多年累積下來，許多已經無用的材料也沒有及時處理，在搬遷過程中會和檔案混在一起，造成處理困難甚至錯誤處理，致使一些珍貴的檔案資料丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。

（二）檔案集中管理問題。中職院校在合并入高職院校時，不可避免地要對原有的管理制度和辦學方式進行改動，故而在合并過程前期各項工作的開展都會受到影響，由于大部分宗卷材料需要重新進行數字化存檔，在信息服務作用程度未得到普及的當下，檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，且合并的高校里檔案管理手段參差不齊，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等，使得檔案的集中管理實際操作起來十分困難。

（三）檔案排序問題。新合并進來的中職學校由于隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因需要按照高職院校的檔案類目設置、類目排列、檔號的編制等對檔案資料進行重新分類排序。原學校的檔案全宗會在整合后截止使用，按婁底職院的檔案類目設置，將原有資料按職院的要求數字化導入系統，紙質檔案依然按原分類保存，這就需要重新理順檔案排序及管理。首先，各個學校的檔案形式、類目不同，使得檔案管理體制不同，檔案管理手段有所區別，且管理不同的檔案有不同的部門，檔案形式也由于很多種，實際上存在不少困難，如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用等。

二、針對檔案管理問題提出的對策

針對上述的在中職學校合并入高職院校后的檔案管理工作中存在的問題，作者提出以下建議和對策，首先，需要高職院校加強檔案管理意識、對檔案的管理統一規劃、合理配備檔案管理人員、積極推進檔案信息化管理進程，爭取在最短的時間內將并校后的檔案問題安排整理完善。

（一）加強檔案管理意識。要想解決檔案問題，首先就要從思想上重視檔案管理。領導階層首先要有相關的檔案意識，認識并了解相關的檔案法律、法規，清楚地意識到各種檔案的重要性，如此才能重視檔案部門的工作規劃，加強檔案管理人員安排，減少不必要的問題及損失。可以安排相關的宣傳工作，在有效的宣傳手段下，使相關職工有一定的檔案意識，能夠增加職工的工作責任心，在處理相關檔案工作時，能夠更加負責。

（二）規范檔案相關管理。解決檔案問題還需要建立完善的規章管理與審查制度，對檔案管理工作進行約束管理，這是檔案管理工作順利開展且保持高效的根本保障。檔案管理工作對管理人員的素質要求不是特別高，該項工作本來屬于基礎工作，只是工作量龐大且比較繁瑣，所以需要建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作程序化、規范化、科學化，提高檔案管理工作水平提高。對此本文提出以下幾點建議以規范檔案的管理：1.做好檔案管理整理規劃，制定科學的規章制度，使得檔案工作的歸檔、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交、借閱等一系列工作有章可循、有法可依。從根本開始對檔案管理進行規范化建設。2.做好職責分配，在中職合并入高職院校的過程中，不能放松對人員的管理，安排好檔案管理部門各工作崗位的職責問題，使得檔案管理工作有章可依，有制可循，使得檔案整理工作忙而不亂。管理工作責任制的建立，也能夠減少前期工作出現的問題，減少后期的工作壓力。3.實行工作分配制，由于學校檔案繁多，且不統一收集整理于同一部門，即檔案管理需要多個部門的配合，大量檔案文件的歸檔整理是一個漫長的過程，需要經過許多環節，每個環節都會影響文件材料的質量，影響文件材料的真實、完整、準確。故而需要對工作進行合理分配，可以有效地督促和指導各部門檔案的收集、整理、編目、移交等工作。保障檔案工作，確保檔案工作有序開展。

（三）安排合理的檔案管理人員。在檔案規劃這個工作量龐大且繁瑣的基礎工作里，主要工作者還是檔案管理員工，人數的多少、員工的素質水平是檔案整理工作的基礎。為了更好地適應新形勢下檔案管理事業的需要，在構建檔案管理隊伍時就需要合理地進行規劃，安排足夠數量的員工，并保證員工的素質符合這樣耗時長、費力費心的工作，即需要工作人員有責任心、有一定的知識儲備，能夠對檔案管理工作有一定的把握，給檔案管理工作提供強有力的智力支持。

（四）改善檔案工作條件。工作條件的完善程度是檔案歸置工作效率水平高低的重要影響因素，由于檔案分為紙質檔案、電子檔案等多種檔案形式，且分布在多個不同的部門，要統一歸置整理需要改善現有的檔案工作條件，投入部分經費提高檔案的信息化管理，加大檔案工作信息化力度能夠逐步統一檔案的形式管理，減少后續工作壓力，要實現檔案辦公自動化、數字化、網絡化需要配置相關電子設備。如此可以使檔案保持完整，且分類科學合理、查找快捷方便。在未來的檔案調動、管理、查找等工作都能夠快速且方便地施行。

（五）明確檔案管理工作目標。由于中職院校的檔案合并入高職院校后層次相對提高，并需要根據學院的行政實際管理形式制定相關的工作目標和發展戰略，使檔案工作能夠圍繞一定的目標進行，使工作更為集中，能夠有效地提高工作效率。對于明確檔案管理的工作目標，需要做到以下幾個方面：1.確定學院行政管理現狀，制定相關的合理的工作總方向，使檔案工作目標明確。明確了工作目標，首先要消除與目標方向不符的各環節因素，其次需要通過局部優化，對具體的管理工作流程進行優化，消除不必要的環節，增加對工作有益的環節，使工作的開展有利于促進總目標的實現。2.調動管理人員的主觀能動性，對檔案工作目標反復明確修正，加強日常管理，使檔案管理工作有序向總目標發展。首先要求合并高職院校對管理人員的職業素質水平進行培訓，增強其工作能力，安排合理的短期目標，配合配套管理措施的加強。要求員工對檔案管理工作進行短期目標總結，探索檔案工作中的一些根本性問題，促進檔案工作的開展。3.增強檔案工作的管理，檔案整理是一項長期的工作，特別是對于合并的院校來說，將檔案進行重新歸置十分繁瑣，但是因為沒有創造客觀利益，故而在實際工作中并沒有得到特別的重視，故而檔案管理部門受到的約束就會減少，要想使檔案管理工作擁有目的性，少不了檔案員的配合，故而需要增強這個部門的管理工作。

三、結語

近年來，我國教育事業取得了較快的發展，檔案管理工作在高職院校發展中的重要性越發明顯。在中職學校合并為高職院校的實質性整合的過程中，常會遇到如檔案材料難能及時清理歸檔、檔案信息化管理水平低等檔案管理的相關問題。為了加強學校的檔案管理工作，確保更好使其為學校的發展提供優質的服務，能夠有效地為學校的建設及教學工作的順利開展奠定良好的基礎。加強檔案管理的力度，在制度上不斷進行完善，加快技術創新，進一步對檔案管理人員和機制進行完善，確保合并的檔案能夠更好地為高職院校的發展提供優質的服務，能夠使合并的高職院校在檔案工作方面應對改革的新形勢。

[1]林琳.關于高職院校合并后檔案管理問題的探討[J].科技展望,2016(07):244.

[2]黃凱.淺議中職學校合并升級為高職院校后的檔案管理工作[J].廣東職業技術教育與研究,2014(03):34-35.