淺談如何做好電子文件的整理與歸檔

文/山東省東營市特殊教育學校 李積敏

淺談如何做好電子文件的整理與歸檔

文/山東省東營市特殊教育學校 李積敏

最近幾年，我國電子信息技術得到了快速發展，要求檔案工作盡快實現信息化管理。其中電子文件的收集、整理、規范歸檔，保證了電子文件的安全與保密，在檔案管理中具有非常重要的地位，本文主要論述了電子文件的整理與歸檔。

電子檔案；電子文件；檔案保存；檔案管理

一、確定電子文件的收集范圍

電子文件主要指的是基于特殊環境生成的數字信息，主要依靠光盤、磁盤、磁帶等介質保存，是在電子計算機上閱讀、處理、加工的數字信息。其收集范圍等同于紙質文件，但收集方法有所不同，其收集范圍主要有：第一，使用電子計算機處理的公文與各種報表等。第二，重要文件的修改。第三，有著較高技術含量的電子文件。

文書檔案當中，電子文件包括利用計算機處理生成的文件；會計檔案當中，包括全部電子財務數據文件；科技檔案當中，包括全部數字化處理得到的文件；科學生活生成的電子文件；開發或購買的各種軟件盤、數據備份、辦公中生成的公務電子文件等。在收集過程中要求必須備份上述各種電子文件。

二、電子文件的整理措施

只有做好電子文件的整理工作才有利于在使用過程中及時檢索，以檔案管理要求為標準，對收集的全部電子文件進行分類、標引，做好電子文件歸檔的準備工作。通常情況下，電子文件的整理要經過復雜的環節。

在整理電子文件過程中，要對其進行分類、重新排序等，將分散的電子文件依據一定的標準重新整理。如電子檔案要依據單位的各種不同類別進行分類，可以分為黨政工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、地質勘測、基本建設等各個類別。不同系統產生的電子文件種類也不同，因此在整理過程中，還需將電子文件的格式轉變成相同類型。為了保證整理的安全性與完整性，就需依據需要轉換文件的格式。這是檔案管理工作中關鍵性部分。

還需根據電子文件類別建立不同數據庫，對其進行分類與編號；依據不同門類、本單位的實際情況編制分類編號方案，不同電子文件分配不同的號碼。如在類別當中，文本文件開頭字母用T表示，圖像文件開頭字母用I表示，圖形文件開頭字母用G表示，影像文件開頭字母用V表示，聲音文件開頭字母用A表示，多媒體文件開頭字母用M表示，計算機程序類開頭字母用P表示，數據文件開頭字母用D表示，這樣有利于后期的維護與使用。

三、電子文件的歸檔策略

電子文件的歸檔指的是有使用價值的電子文件上交檔案管理部門的過程，表明電子文件管理進入關鍵環節，因此必須交由檔案專職管理人員確定歸檔范圍，本單位在電子文件歸檔工作中以《文件材料歸檔范圍和保管期限表》為標準，嚴格落實國家檔案局與省檔案局關于電子文件規定的歸檔范圍，根據本單位實際情況制訂與本企業相適應的一套科學的、實用性強歸檔范圍。由于電子文件分為軟件與硬件保存二種，所以在歸檔過程中要注意電子文件的基本格式與數據信息。

（一）歸檔方法。當前，電子文件在歸檔過程中將經過初步整理的電子文件制作為歸檔數據，依據不同年度與保管期限利用計算機上交檔案管理部門，歸檔文件的綜合信息自動錄入數據庫，有利于檔案管理部門及時獲得歸檔文件信息，可以利用網絡完成電子文件的檢查、查詢等工作，方便人們使用。

（二）歸檔標準。不同單位業務部門負責電子文件的歸檔工作，承辦部門在整理文件結束后要依據文件的不同重要程度對其明確保密等級與保管期限，再進入檔案管理部門。檔案專職管理人員審核完成后附加檔案管理信息，為了保證電子文件以相同規范組盤，檔案管理部門應該在接收過程中統一設置，建立不同門類檔案盤內文件目錄，有利于計算機的統一管理。例如檔案載體-類目號-年度-盤號，Dg為光盤，Dc為磁盤，Dd為磁帶。光盤的檔號為Dg1.2015-1，磁盤的檔號為Dc102016-1。如基建類的電子檔案主要來自計算機打印的文件，因此在整理過程中務必要依據文件的時間、工序進行排列，以科技檔案組成標準為依據完成整理、歸檔，才能有利于今后的檢索與應用。

四、總結

總之，最近幾年，我國信息技術得到了快速發展，電子檔案管理工作在檔案管理中的地位越來越重要，筆者認為電子檔案管理人員平時要加強學習，不斷提高自己的專業技能與專業知識，才能勝任當前現代化檔案管理工作，才能保證不斷提高電子文件檔案的管理水平，才能使檔案管理工作更好地為企業服務。

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