淺談企業(yè)檔案管理的作用和意義

文/襄陽(yáng)市襄州區(qū)中醫(yī)醫(yī)院 李葉

淺談企業(yè)檔案管理的作用和意義

文/襄陽(yáng)市襄州區(qū)中醫(yī)醫(yī)院 李葉

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

企業(yè)檔案管理；無(wú)形資產(chǎn)

如今，國(guó)有企業(yè)中檔案管理已日益成為日常管理的一個(gè)子系統(tǒng)。企業(yè)的文書(shū)資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、信用憑證等等，都需要比較完整和真實(shí)地保存下來(lái)，要為日后的工作需要和解決實(shí)際問(wèn)題提供歷史證明。檔案管理成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。

一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首要做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。首先必須具備完整的硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《檔案法》的明確規(guī)定，以單位具體情況科學(xué)安排檔案室的工作庫(kù)房選址，合理分布好辦公、閱覽和庫(kù)房三室的位置，并配備好成套必需的辦公用具，為檔案工作的順利開(kāi)展做好充分的準(zhǔn)備工作。檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開(kāi)業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過(guò)幾次、掌門(mén)人有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

二、做好檔案工作的自覺(jué)性和機(jī)密性，積極拓展檔案信息資源

進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源。另外，企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒(méi)有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識(shí)。

三、自覺(jué)提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求

努力提高自身專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度，這是新形勢(shì)下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。作為檔案管理專業(yè)人員，就是要把理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中去。如何能學(xué)以致用，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。通過(guò)不斷培訓(xùn)學(xué)習(xí)和日常工作的實(shí)踐總結(jié)，加強(qiáng)扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力與服務(wù)意識(shí)。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

四、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展

檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為保證檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實(shí)施開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門(mén)或人員。二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門(mén)檔案的管理工作要做到“三納入”“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

五、總結(jié)

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率，降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。也能為企業(yè)變革管理，配合組織、流程、信息一體化的整合，集團(tuán)檔案知識(shí)管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)的價(jià)值管理模式，達(dá)到集團(tuán)檔案知識(shí)管理模式的進(jìn)一步創(chuàng)新。