知識管理在檔案管理中的應用及相關問題闡述

文/湖北省?？悼h交通物流發展局 漆海軍

知識管理在檔案管理中的應用及相關問題闡述

文/湖北省保康縣交通物流發展局 漆海軍

在這信息化高速發展的時代，知識的來源廣泛，知識更新的速度不言而喻。知識管理的重要性更加凸顯，檔案管理是單位管理工作中不可缺少的環節，因此，為順應時代的發展，探究如何把知識管理運用于檔案管理是十分必要的。

知識管理；檔案管理；應用

檔案是對個人和單位各種情況的及時記載，檔案的管理效果直接影響到企事業單位的生存和發展。因此，根據具體情況，了解知識管理的重要作用，分析檔案管理中存在的問題，采取合理的措施，在檔案管理中引進知識管理，規范檔案管理，提高檔案管理質量和管理效果是值得深思的問題。

一、基本概念

知識管理是一個新興的概念，既包括了對知識本身的管理，同時也包括了所有和知識相關的其他資源的管理。是現代的一種新型管理模式，它是指通過有效途徑，構建知識及知識體系，并把知識運用于管理的復雜過程。在知識管理中人占主導地位，人是創造者和實施者。知識是知識管理的主體，通過人們對知識的組織加工和有效管理，能夠把一些無形的如個人工作技巧、思考方法等通過人類的智慧轉化成可以有效運用的知識資源，使知識管理的范圍得到拓展，通過資源共享，促進知識的交流，提高服務質量。

二、運用知識管理的重要意義

和傳統的檔案管理相比，運用知識管理，改變了以往注重檔案管理的嚴密性和局限性，知識管理通過對知識的整合，形成一個完善的知識資源體系，通過資源共享，使原來不變的，閑置的知識能夠轉變成價值。進而使檔案管理范圍得到拓展。知識管理可以通過現代化的信息手段，為用戶提供更多、更深入的服務，促進知識轉化為價值，從而提高經濟效益和核心競爭力。因此，在檔案管理中引入知識管理，可以促進檔案信息的利用，提高檔案管理所產生的價值。

三、檔案管理存在的問題

由于知識水平和自身修養等原因，一些檔案管理人員基本素質較低，在當今的信息化普及的時代，仍有些年齡偏大的檔案管理人員電腦的操作能力和對一些系統軟件的理解運用能力較差，無法適應檔案信息化管理的需求。有些單位技術設備陳舊，電腦的內存不足，系統無法升級，對一些軟件不予以識別，致使工作效率低，工作人員的工作負擔加重。一些檔案管理人員對自己的工作重視不夠，忽視了自己的職責，缺乏對檔案的保護意識，給工作帶來不必要的麻煩。在檔案管理過程中，各種信息缺乏統一的管理和調用，信息之間相互聯系性較差，不利于查閱和有效運用。

四、應用知識管理的有效策略

（一）提高認識，轉變觀念。無論領導還是檔案工作者都要提高認識，轉變觀念，正確理解知識管理的真正意義，重視知識管理在檔案管理中的作用。加大宣傳力度，定期組織理論學習，了解檔案管理的有關知識，明確檔案管理的價值，人人做新型檔案管理的支持者和知情者，強化檔案的信息化建設，增加相關知識管理方面的內容，比如知識檢索、知識創新、知識整合等，讓知識管理更好地為檔案管理服務。

（二）加強隊伍建設。加強檔案管理的隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。定期組織業務學習，學習檔案管理和知識管理的理論知識以及實踐經驗，了解當前形勢和檔案管理現狀，從而使檔案管理人員的業務水平和自身素養不斷提高，在可能的情況下，加大資金投入，加強人才培訓，多為檔案管理人員提供外出學習和參觀機會，學習其他單位先進的管理方法，開闊視野，不斷豐富自己的知識和經驗，并把所見所聞經過加工，取長補短，運用到自己檔案管理的工作實際中，提高檔案知識管理水平。提高部分檔案管理人員的計算機運用能力，實行一幫一，讓一些年輕的工作人員多為他們指導，為他們解決一些技術問題，提升他們的業務能力。聘請優秀的檔案管理人員或知名人士來做講座，為檔案管理隊伍注入新鮮的血液，促進整個隊伍建設。

（三）完善管理模式。建立健全各種管理制度，根據本單位的特點，制定符合單位實際的知識管理制度和具體實施辦法，在具體運行過程中不斷總結經驗，發現問題及時進行修正，分析知識管理的運用效果，給出更有效的策略。建立健全知識管理投入機制、系統建設管理、知識交流機制、知識發布制度等內容，完善資源共享制度等。建立知識管理的獎勵激勵制度，對知識運用的資金投入、支付相關的知識管理、知識培訓制度等進行合理的編制。

（四）充分運用知識管理。把知識管理有效運用于檔案管理中，檔案管理人員可以通過網絡技術，加大對知識的收集力度，對提供個人經驗、管理策略等無形知識的成員適當地給予鼓勵和激勵，創新檔案管理模式，利用知識管理整合現有的檔案資源，把網絡上的其他檔案資源豐富到檔案管理體系中，進而構建更完善的檔案管理知識體系，擴大資源的范圍，提高檔案資源的準確性、真實性和完整性，促進檔案知識的資源共享，使檔案信息發揮應有的作用。

五、結束語

把知識管理運用于檔案管理，是順應時代發展的需求，也是提高檔案管理效果的必然選擇。在實際工作中，明確知識管理的意義，建立健全知識管理制度，提高檔案管理工作者自身的素質，勤于思考，努力進取，轉變檔案管理方式，運用知識管理有效解決檔案管理中存在的各種問題。通過知識管理方式，使檔案管理有質的飛躍。為使檔案管理能更好地為社會和大眾服務而不懈努力。

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