檔案登記和統計工作的分析研究

文/臺山核電合營有限公司信息文檔部 臧鈺俊

檔案登記和統計工作的分析研究

文/臺山核電合營有限公司信息文檔部 臧鈺俊

為了加強我國機關單位檔案管理工作，需要完善檔案管理機制，只有將檔案登記統計納入到工作中，才能有效地進行檔案管理工作。比方說，在每次進行接收、轉移、檔案銷毀等工作的時候要第一時間完成登記和統計工作，只有徹底了解自己的財務狀況，才能做到賬目與實際相一致。因此，本文著重分析檔案管理中檔案登記和統計工作。

檔案登記；統計工作；檔案

一、前言

在日常的檔案管理工作中最不可缺少的工作就是檔案登記和統計工作，檔案登記從本質上說是記錄性的工作，因此，其工作的最終目的是記錄企業日常的管理活動，比方說對發生的事情的真實情況所采取的動作、表現的現象、數字等記錄，以此，全方面地掌握企業的動態。統計工作則是偏向宏觀上面的定量描述和分析工作，其主要目的是通過描述和分析確認事物的最終形態和性質，其主要的功能是幫助決策者制定出正確的政策，因此，檔案登記統計主要包括兩個方面的統計，一個就是檔案現狀的等級統計，一個是檔案工作情況的登記統計。

二、檔案現狀登記統計

檔案室管理的工作主要包括：第一，卷內的目錄，其主要的作用是方便登記文件的數量。第二，案卷的目錄，其主要的作用是統計案卷的數量（這里要說明一下，以上兩種目錄都是檔案室管理中必不可少的）。第三，需要歸檔的文件目錄，自從立卷改革之后，就要求合并以上兩種目錄，同時參照分類管理的方式進行重新編號。因此，重新歸檔的目錄有明確的文件號碼、負責人、文號、文件名、文件收錄日期、頁數以及備注等信息。第四，需要有一個總的登記簿。在檔案室中應當設有一個總的登記簿，此作用就是將所有檔案的收入、轉移等情況進行詳細記錄。換句話說，總的登記簿好比財務上的總賬，可以直接查詢所有的檔案活動。

三、檔案工作情況的登記統計

（一）工作日志的記錄。在很多的領域中都會使用工作日志的方式記錄日常的工作，因此工作日志可以很好地表示全天的工作內容，當然這些記錄也是最原始的資料，以方便日后的查詢，也為今后的總結做好工作。檔案管理工作中工作日志一般記錄的是工作者每天的活動內容。在具體的業務機構中也可以設立記錄單位日志的登記機制，以此來確保機構負責人記錄的信息的完整性。工作日志一般使用的形式是簿冊，可以根據單位或者人，每個月或者每一年的方式進行編冊。明確的登記項目可以靈活地記錄企業的日常工作狀況。

（二）員工進出庫房的登記工作。檔案管理工作的過程中，應該注意員工進出庫房的登記工作，只要有工作人員進入或者出倉庫的時候都要做到登記，這也是檔案管理工作中不可缺少的重要事情。在進出庫房的登記項目上應當包含進出庫房的具體日期和時間、進出庫房是否有拿走或者放入物品、進出庫房的原因以及進出庫房者等。

（三）檔案入庫或者借出的記錄登記。對于檔案的管理，做好人員的進出庫房記錄是不夠的，還應當隨時對檔案庫房情況進行登記，此類工作最好設有專門的工作人員，只有這樣才能確保任何時間都有精確的檔案庫房使用記錄，此登記上應當明確地標注記錄者是誰、進出庫房的人是誰、檔案查看的編號，以及查看的數量等信息。

（四）檔案清算和驗證的工作。為了保證檔案管理工作的順利進行，還應當做好檔案的清點和驗證工作，一般情況下應該設定一段時期之內進行檔案的重新歸納工作。對于所要清點和驗證的檔案，要做好明確的登記工作，這樣的好處就是方便以后查找和驗證工作。在清點和驗證的時候，應當統一登記表的格式，當然此項記錄也可以用筆記本隨時保持記錄。可以說，不管使用的是什么方式，在清點和驗證工作之后都需要做好統計工作，此結論最好用書面的形式表現出來。

（五）檔案使用者登記簿。記錄檔案可以充分利用的方式有很多中，但是登記簿是其中之一，在檔案管理中主要有兩點功能：第一點就是為檔案單位提供記錄或者檔案可以利用的信息；第二點就是為檔案單位提供文本上的依據。登記簿上面一般含有序列號、時間、利用者名稱、利用者所處的職位、利用者所在的部門、使用的目的和方式以及所查閱檔案的數量和歸還時間等信息。

（六）使用者登記卡。對于一些大型的檔案室來說，登記卡的使用可以在一定程度上降低檔案管理者的工作內容。因為登記卡上面含有利用者的名稱、單位、長相、性別、年齡、發卡日期等信息。

（七）建設檔案借出登記。借出登記主要針對的是檔案機構之外的單位或者個人。其登記上面也應當記錄檔案編號、借出的時間、借出者是個人還是單位、借出的檔案名稱和數量、借出的主要目的、借出者的親筆簽名、預計歸還的時間等信息。

（八）檔案復制或者摘抄的記錄本。對于產生檔案復制或者摘抄的行為一定要記錄下來，以便日后的查證。

[1]徐國斌.略論檔案管理工作中的檔案登記和統計工作[J].參花:(下),2013.

[2]楊亦軍,杜雙龍,江敦河.淺談如何做好醫院檔案的登記與統計工作[J].中國保健營養,2016.

[3]陶麗霞,丁耀琪.關于切實推進基層檔案登記工作的思考——以江蘇省常熟中學為例[J].檔案與建設,2016.