以數字化、信息化為背景探究高職院校檔案管理的創新路徑

文/婁底職業技術學院 曾娟

以數字化、信息化為背景探究高職院校檔案管理的創新路徑

文/婁底職業技術學院 曾娟

數字信息化已成為社會發展的整體趨勢，在教育、建筑、醫療等領域都得到廣泛應用，有效提高了該領域的服務水平和競爭力。在信息化背景發展下，高職院校也逐漸引進了信息化技術，其主要應用于高校檔案管理工作。高校檔案管理是學校工作的重要組成部分，是院校開展教研活動的歷史憑證。運用數字信息化技術后提升了高校檔案管理的效益和水平，將檔案管理信息由傳統模式轉變為數字化模式。本文主要對數字信息化背景下高校檔案管理的創新進行分析探討。

數字信息化；高職院校；檔案管理；創新

一、高校檔案管理的發展特點

隨著時代的發展和科技的進步，在當今人們的工作和生活中互聯網得到普遍應用，逐漸向信息化時代發展。在信息化背景下，高校檔案管理工作面臨著新的挑戰，檔案管理的發展特點主要表現在兩方面：一是智能化，檔案管理受信息化科技的影響，不斷開發新的檢索工具，使信息的收集和檢索更加便捷，使檔案管理工作向智能化方向發展。二是信息化，信息化是檔案管理中最顯著的特點，當前，網絡中的一些先進技術逐漸應用到檔案管理中，使檔案管理工作更加傾向于無紙化。

二、數字信息化發展在高職院校檔案管理中的作用

第一，電子檔案實用性比較強。具有體積小、使用壽命長、傳遞速度快、便于儲存等優點。通過數字化的應用完成檔案管理由紙質檔案向數字化檔案的轉變，具有較大影響力。

第二，數字化是高校檔案信息工作發展到一定階段的成果。高職院校既是應用先進科技的主要機構也是培養人才的重要基地，隨著高職院校的不斷改革發展，檔案的類別逐漸多樣化，內容也更加復雜化，運用數字化的管理方法正符合高職院校的發展需求。

第三，實現高職院校檔案管理的信息化是檔案工作人員適應時代發展的體現。傳統的紙質檔案管理方式顯然無法滿足新型檔案管理的需要，只有不斷更新檔案管理工作的內容和調整檔案工作人員的知識結構，才能更好地體現檔案的價值。

第四，促進檔案資源的共享。信息技術的應用不僅能快速準確地對檔案信息進行收集整理，還能實現相關檔案信息資源的共享，通過網絡平臺將高校的信息和檔案信息提供給使用者，檔案信息的共享給使用者帶來更加便利的條件，極大提高了檔案管理的服務質量。需要注意的是，在實現檔案資源共享時必須加強對私密性信息的安全監管工作。

高校檔案數字化建設是檔案信息化建設的基礎，是檔案資源得以共享的前提，也是順應國家信息化戰略發展要求的體現。在數字信息化背景下，檔案信息資源將更加方便準確地服務于學校科研活動和社會活動。

三、數字信息化背景下高職院校檔案管理的創新方法

第一，引入高新數字化檔案技術和手段。高職院校檔案管理是一項繁瑣復雜的工作，傳統陳舊的管理方式已嚴重影響到檔案管理的工作效益，而檔案管理效率低下是當前很多高校基層檔案管理工作中都存在的問題。在檔案管理工作中需引進高新技術來完成檔案的存儲、記錄和檢索，既能提高檔案信息的準確率也能節約大量的人力物力資源。可見，在數字信息化背景下，高新技術和手段的運用是檔案管理發展的必然趨勢，也是有效提高檔案管理效率的有力措施。

引入數字化信息技術手段后，高校可通過信息技術建立電子檔案庫，針對具體內容進行選擇性的公開，例如，對檔案的完善和記錄期，可對師生開放，由師生自主完善自身檔案信息，再交由檔案管理人員審核，審核合格后即可生效，最后再進行統一保存管理。該流程有效提高了檔案管理的效率，減輕了檔案工作者的工作量，由師生自主完善檔案信息，保證了檔案信息填寫的準確度，對日后檔案的使用起到促進作用。

對于臨近畢業的學生來講，檔案的存放和提取都存在很大困難，而實行信息化管理方式后，可有效解決這一問題，簡化整個過程。例如，利用二維碼或條形碼的形式對學生的畢業證或是學位證進行標注，在學生有需要時，只要輕輕一掃就可完成整個操作，提取個人信息。從檔案管理安全角度考慮，可以適當增加一些環節，比如在信息入口頁面設置密碼等。數字信息化背景下，簡化了高校檔案管理的過程，為檔案管理者和使用者提供了便利，更提高了檔案信息的準確性。

第二，將檔案管理的效力通過信息化手段進行提升。信息化時代，檔案管理工作更具有智能化、信息化等優勢，要求檔案管理人員要充分掌握信息化的技術和手段，通過進行相關信息化技術的培訓，能夠充分展現檔案管理工作的多樣性。同時，還要結合本校的檔案管理的實際情況，對管理過程中的成本、時間、效能等進行考慮，以充分發揮檔案管理工作的效力，進而更好地為學校師生和社會提供服務。

四、結束語

數字信息化是高校檔案管理發展的必然趨勢，是利用計算機網絡技術等載體將各種檔案資料進行收集整理，轉化成數字化的檔案信息，以科技手段進行存儲，通過網絡形式進行傳播，以達到資源共享的目標。在高校檔案管理工作中應加大對高新技術的研究和探索，充分挖掘數字信息化技術在高校檔案管理中的作用。

[1]馮曙光.基于數字信息化條件下的高校檔案管理創新研究[J].科技經濟導刊,2015(13):180+46.

[2]郭登權.淺談數字信息化背景下高新檔案管理的創新[J].時代教育,2016(2):103.