以數(shù)字化、信息化為背景探究高職院校檔案管理的創(chuàng)新路徑

文/婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾娟

以數(shù)字化、信息化為背景探究高職院校檔案管理的創(chuàng)新路徑

文/婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾娟

數(shù)字信息化已成為社會發(fā)展的整體趨勢，在教育、建筑、醫(yī)療等領(lǐng)域都得到廣泛應(yīng)用，有效提高了該領(lǐng)域的服務(wù)水平和競爭力。在信息化背景發(fā)展下，高職院校也逐漸引進了信息化技術(shù)，其主要應(yīng)用于高校檔案管理工作。高校檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，是院校開展教研活動的歷史憑證。運用數(shù)字信息化技術(shù)后提升了高校檔案管理的效益和水平，將檔案管理信息由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式。本文主要對數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新進行分析探討。

數(shù)字信息化；高職院校；檔案管理；創(chuàng)新

一、高校檔案管理的發(fā)展特點

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，在當(dāng)今人們的工作和生活中互聯(lián)網(wǎng)得到普遍應(yīng)用，逐漸向信息化時代發(fā)展。在信息化背景下，高校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理的發(fā)展特點主要表現(xiàn)在兩方面：一是智能化，檔案管理受信息化科技的影響，不斷開發(fā)新的檢索工具，使信息的收集和檢索更加便捷，使檔案管理工作向智能化方向發(fā)展。二是信息化，信息化是檔案管理中最顯著的特點，當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)中的一些先進技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案管理中，使檔案管理工作更加傾向于無紙化。

二、數(shù)字信息化發(fā)展在高職院校檔案管理中的作用

第一，電子檔案實用性比較強。具有體積小、使用壽命長、傳遞速度快、便于儲存等優(yōu)點。通過數(shù)字化的應(yīng)用完成檔案管理由紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，具有較大影響力。

第二，數(shù)字化是高校檔案信息工作發(fā)展到一定階段的成果。高職院校既是應(yīng)用先進科技的主要機構(gòu)也是培養(yǎng)人才的重要基地，隨著高職院校的不斷改革發(fā)展，檔案的類別逐漸多樣化，內(nèi)容也更加復(fù)雜化，運用數(shù)字化的管理方法正符合高職院校的發(fā)展需求。

第三，實現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化是檔案工作人員適應(yīng)時代發(fā)展的體現(xiàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式顯然無法滿足新型檔案管理的需要，只有不斷更新檔案管理工作的內(nèi)容和調(diào)整檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)，才能更好地體現(xiàn)檔案的價值。

第四，促進檔案資源的共享。信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能快速準(zhǔn)確地對檔案信息進行收集整理，還能實現(xiàn)相關(guān)檔案信息資源的共享，通過網(wǎng)絡(luò)平臺將高校的信息和檔案信息提供給使用者，檔案信息的共享給使用者帶來更加便利的條件，極大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。需要注意的是，在實現(xiàn)檔案資源共享時必須加強對私密性信息的安全監(jiān)管工作。

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案資源得以共享的前提，也是順應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略發(fā)展要求的體現(xiàn)。在數(shù)字信息化背景下，檔案信息資源將更加方便準(zhǔn)確地服務(wù)于學(xué)校科研活動和社會活動。

三、數(shù)字信息化背景下高職院校檔案管理的創(chuàng)新方法

第一，引入高新數(shù)字化檔案技術(shù)和手段。高職院校檔案管理是一項繁瑣復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)陳舊的管理方式已嚴(yán)重影響到檔案管理的工作效益，而檔案管理效率低下是當(dāng)前很多高校基層檔案管理工作中都存在的問題。在檔案管理工作中需引進高新技術(shù)來完成檔案的存儲、記錄和檢索，既能提高檔案信息的準(zhǔn)確率也能節(jié)約大量的人力物力資源。可見，在數(shù)字信息化背景下，高新技術(shù)和手段的運用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是有效提高檔案管理效率的有力措施。

引入數(shù)字化信息技術(shù)手段后，高校可通過信息技術(shù)建立電子檔案庫，針對具體內(nèi)容進行選擇性的公開，例如，對檔案的完善和記錄期，可對師生開放，由師生自主完善自身檔案信息，再交由檔案管理人員審核，審核合格后即可生效，最后再進行統(tǒng)一保存管理。該流程有效提高了檔案管理的效率，減輕了檔案工作者的工作量，由師生自主完善檔案信息，保證了檔案信息填寫的準(zhǔn)確度，對日后檔案的使用起到促進作用。

對于臨近畢業(yè)的學(xué)生來講，檔案的存放和提取都存在很大困難，而實行信息化管理方式后，可有效解決這一問題，簡化整個過程。例如，利用二維碼或條形碼的形式對學(xué)生的畢業(yè)證或是學(xué)位證進行標(biāo)注，在學(xué)生有需要時，只要輕輕一掃就可完成整個操作，提取個人信息。從檔案管理安全角度考慮，可以適當(dāng)增加一些環(huán)節(jié)，比如在信息入口頁面設(shè)置密碼等。數(shù)字信息化背景下，簡化了高校檔案管理的過程，為檔案管理者和使用者提供了便利，更提高了檔案信息的準(zhǔn)確性。

第二，將檔案管理的效力通過信息化手段進行提升。信息化時代，檔案管理工作更具有智能化、信息化等優(yōu)勢，要求檔案管理人員要充分掌握信息化的技術(shù)和手段，通過進行相關(guān)信息化技術(shù)的培訓(xùn)，能夠充分展現(xiàn)檔案管理工作的多樣性。同時，還要結(jié)合本校的檔案管理的實際情況，對管理過程中的成本、時間、效能等進行考慮，以充分發(fā)揮檔案管理工作的效力，進而更好地為學(xué)校師生和社會提供服務(wù)。

四、結(jié)束語

數(shù)字信息化是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等載體將各種檔案資料進行收集整理，轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息，以科技手段進行存儲，通過網(wǎng)絡(luò)形式進行傳播，以達到資源共享的目標(biāo)。在高校檔案管理工作中應(yīng)加大對高新技術(shù)的研究和探索，充分挖掘數(shù)字信息化技術(shù)在高校檔案管理中的作用。

[1]馮曙光.基于數(shù)字信息化條件下的高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊,2015(13):180+46.

[2]郭登權(quán).淺談數(shù)字信息化背景下高新檔案管理的創(chuàng)新[J].時代教育,2016(2):103.