淺談工程檔案信息化建設

李文婷

淺談工程檔案信息化建設

李文婷

人類已經邁入信息時代，信息產生價值。工程檔案作為施工企業的一種重要資源，是讓它更好地發揮作用，為生產經營服務？還是沉睡在庫房，隔離在企業信息化建設之外？毫無疑問應該選擇后者。為此，本文就工程檔案信息化建設方面，作一些淺顯的探討。

工程檔案 信息化 管理

工程檔案資料是工程建設活動的真實記錄，它貫穿于工程建設的全過程, 反映了工程建設、發展的軌跡，在工程施工、竣工、交工、使用、維修、改建、擴建中起著非常重要的作用。加強施工企業的工程檔案管理的重要性不言而喻。隨著重視程度的提高和實際操作過程的不斷規范化、科學化，工程檔案管理工作質量有了相應的提高，但仍存在不少問題。

互聯網的普及，信息技術發展一日千里，并在各行各業中得到廣泛且深入的應用。工程檔案管理又面臨著新的變革和要求 工程檔案信息化建設。施工企業的工程檔案管理工作就在這種內問題不斷、外挑戰重重下，不輕松地邁著信息化建設的步伐。

一、存在的問題

（一）企業性質影響工作開展

施工企業作為營利性的經濟組織，其屬性必然導致“重生產經營，輕檔案管理”的現象出現。正因為受到的重視程度不高，很多施工企業在檔案人員配備上嚴重不足，甚至有管理人員兼負責檔案的現象。由于專業人員占的比重較小，施工企業檔案工作就存在技術管理工作弱化，不能應對現代化管理的狀況。

（二）行業特點導致起點低

在諸多行業中，建筑施工企業信息化建設起步是相對較晚、較為滯后的，這是建筑行業的特殊性和復雜性導致的。中國施工企業管理協會對全國施工企業信息化狀況進行調查，調查顯示，全國施工企業已經開展信息化建設工作的約為45.83%，成功實施企業信息化的企業約為4.62%，資質越低的企業，信息化建設工作越差。這就導致工程檔案信息化建設同樣步履維艱。

（三）開展建設前提準備不充分

要做好工程檔案信息化建設，首先要做好檔案收集的前期工作。檔案收集本身就是一個專業性強且繁瑣細碎的工作。項目復雜，往往多套裝置或單元同時進行。工期緊，又以進度為大前提的情況下，常常有大量的設計變更，施工單位編制的竣工圖，并不一定能全面反映真實的最終情況，遺漏現象較為嚴重；且工程項目是一個臨時性的組織，人員更換的頻率較高，基層職務也不固定，為此，常常工程檔案還未收繳齊全，人員就撤離項目，導致檔案資料不齊全、不準確、質量不高。

（四）缺乏信息化建設長遠規劃

大數據時代的到來，對施工企業沖擊較大，很多施工企業已經意識到進行信息化建設的必要性，積極地實現轉型。但目前很多施工企業的信息化規劃方案還停留在技術規劃的層面，沒有與企業核心競爭戰略做到切實有效結合，這也使得工程檔案信息化建設缺乏明確的目標和方向。

二、對策分析

（一）充分認識工程檔案信息化建設的作用

工程檔案是施工企業的重要信息資源，它不只是工程產品質量評定的重要依據，也是處理和判決工程產品使用過程中出現質量問題的依據，更與施工企業的經濟效益有著直接的關系。工程檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。施工企業應采取有效措施，加大投入。要順利實現信息化，必須依托大量的經濟投入和技術支持。不少施工企業在建設過程中，都要對原有館藏傳統載體檔案進行數字化，即把館藏傳統載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換。這就需要耗費大量的人力、物力和財力。同時，設備的購置、系統的研發以及網站的維護等等，均涉及資金的使用。為此，摒除傳統觀念，從思想上充分認識到工程檔案信息化建設的重要性是尤為關鍵的。

（二）做好檔案收集保障信息化建設

在項目建設初期(從工程立項開始)，施工單位就應按照國家檔案管理的有關規定, 結合工程實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時，要明確項目參建各方在工程檔案形成過程中所應承擔的職責，做好對接和相互間的配合，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。在工程項目建設長期持續的過程中，控制好工程準備階段、施工建設階段、竣工階段這三個階段的檔案資料，基本上就可以保證整個建設項目的檔案資料；同時要強化工程檔案質量管理，制定管理標準，重視質量審核，加強監管，對上交的工程檔案及時驗收、審核，確保歸檔的工程檔案質量達標，為信息化建設做好前期準備工作。

（三）建立符合信息化要求的管理系統

施工企業應將工程檔案信息化管理納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統，以及微縮技術、光盤存儲等，通過高科技手段，有效地節約人力和存儲空間，確保工程檔案資料的長期保存。同時運用現代網絡、通訊和視聽技術，通過多種渠道，使工程檔案資源能夠順利發布，實現使用者不受地域限制的資源共享。

（四）加強人才隊伍建設

重視培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高檔案工作者的檔案意識和法律意識。定期組織工程檔案從業人員參加業務培訓，拓展知識面，優化知識結構，為工程檔案建設服務。及時做好各種文件和標準的講解、培訓工作，推進工程檔案的標準化、規范化。此外，還要加強信息化管理的培訓，嚴格檔案管理系統的熟練使用。更要引進一些兼具檔案和計算機專業知識的急缺人才，既懂得現代檔案管理知識，又能熟練地操作計算機，掌握網絡技術，靈活使用管理軟件，勝任檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化工作，確保工程檔案信息化管理健康、平穩運行。

（五）確保網絡安全

施工企業的工程檔案資源在僅供內部人員使用的前提下，除了做好信息化建設，更要重視：1.工程檔案的安全保密問題，應設置訪問權限、身份識別等；2.計算機系統運行的安全問題，應采取相應的措施。如安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件，對歸檔信息定期進行下載備份等；3.實現級別控制，根據級別不同，規范檔案信息查閱的權限，以防止未授權者的違規違章操作和檔案資料的外泄。

三、結語

總之，工程檔案信息化建設是施工企業信息化建設的重要組成部分，施工企業應該清醒認識到這一點，同時適應時代的發展，以改革創新精神推動工程檔案信息化建設，將檔案工作做得更加完善和具體，為施工企業的健康、高效發展提供更好的服務！

（作者單位：福建一建集團有限公司）

[1] 張桂紅.工程項目管理中檔案資料質量的控制[J].蘭臺內外，2015（6）:68.

[2] 陳作文.如何加強對重點工程檔案的接收[J].管理研究，2011（2）:143-144.

[3] 張慧敏，徐靜澤.企業檔案信息化管理的實踐與認識[J].黑龍江檔案，2011（3）:87-88.