大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的透視與反思

文/湖北省竹溪縣蔣家堰鎮(zhèn)人才服務中心 明潔

大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的透視與反思

文/湖北省竹溪縣蔣家堰鎮(zhèn)人才服務中心 明潔

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的檔案管理工作需要做出適當?shù)恼{(diào)整與改進，在完成檔案收集、檔案存儲等基礎工作以外，同時還要對數(shù)據(jù)信息展開更深層次的挖掘，從中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)性，為經(jīng)營決策的制定打好基礎。為此，本文從大數(shù)據(jù)視角入手對事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新提出幾點可行性較高的建議，其中包括制定出科學完善的檔案管理制度、促進檔案管理的信息化發(fā)展以及提高檔案管理信息化的安全性等。

大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理

一、前言

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)全球化發(fā)展速度的不斷加快，人們的生活與工作模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著更多的機遇與更大的挑戰(zhàn)。至今為止，我國事業(yè)單位的檔案管理信息化已經(jīng)取得了較好的成果，很多優(yōu)秀的檔案信息都在計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術的支持下被推廣應用，從而將檔案管理工作的價值淋漓盡致地發(fā)揮出來。基于此種情況，事業(yè)單位中的檔案管理人員要積極改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，順應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展步伐來創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，并結合事業(yè)單位檔案管理的工作現(xiàn)狀展開深入的反思。

二、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的重要意義

首先，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理是一種新型的勞動保護模式，并且得到了越來越多的重視。更加直白一些解釋，大數(shù)據(jù)視角下的檔案管理工作就是對現(xiàn)代人的智力勞動成果進行全方位的保護，從而確保勞動者的合法權益不會受到傷害，為人們智力勞動行為的順利開展保駕護航。

其次，隨著經(jīng)濟水平的不斷提高，事業(yè)單位如果想要借助大數(shù)據(jù)技術的東風來開展檔案管理工作，就必須要充分調(diào)動起單位內(nèi)部各個部門的參與積極性，從根本上改變以往的管理模式，發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，提高檔案管理工作效率的同時增強檔案管理人員的工作責任感。

最后，在大數(shù)據(jù)視角下，事業(yè)單位的檔案管理工作效率出現(xiàn)了明顯的提高。但由于受到多方因素的影響，我國事業(yè)單位對于檔案管理工作的投入力度明顯不足，具體表現(xiàn)為人力、物力、財力資源的短缺、管理重視度不高、檔案數(shù)據(jù)挖掘深度不夠等等。為了能夠盡快地解決這些問題，檔案管理人員要從根本上提高檔案管理工作的信息化水平，以此來更好地適應由大數(shù)據(jù)所帶來的諸多挑戰(zhàn)。

三、完善大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位的檔案管理策略

（一）制定出科學完善的檔案管理制度。事業(yè)單位是促進我國社會主義現(xiàn)代化建設的重要組織，國家政府也專門針對事業(yè)檔案的管理工作制定出了明確的法律規(guī)定。在當前的大數(shù)據(jù)時代中，事業(yè)單位的檔案管理模式出現(xiàn)了明顯的變化，信息技術的廣泛應用在提高檔案管理工作效率的同時也衍生出了很多問題。基于此，在日后的檔案管理工作當中，事業(yè)單位需要結合自身的實際發(fā)展現(xiàn)狀來加大對國家法律政策的執(zhí)行力度，有效避免安全事件與違規(guī)操作行為的出現(xiàn)，從而制定出符合事業(yè)單位未來發(fā)展方向的檔案管理制度。

（二）促進檔案管理的信息化發(fā)展。事業(yè)單位中的檔案管理人員需要結合自身的實際情況來制定出合理化的檔案信息建設方案，在大數(shù)據(jù)時代中，雖然檔案管理信息化是一項必然的發(fā)展趨勢，但是也不能盲目跟風效仿，而是要結合當前的管理現(xiàn)狀來科學化地制定管理模式，同時設立階段目標與遠期目標，確保檔案管理人員可以做到有章可循、有制可依。

（三）提高檔案管理信息化的安全性。事業(yè)單位中的檔案管理人員要明確檔案管理制度的重要性，并將其滲透到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中。首先，事業(yè)單位領導要制定出檔案資料的使用制度，責令所有檔案管理人員都要嚴格遵守檔案管理制度規(guī)范，杜絕工作失誤行為的出現(xiàn)。其次，檔案管理人員還要保證計算機系統(tǒng)環(huán)境的安全等級，從技術的角度入手來加以預防，同時應用硬件保護與軟件預防相結合的管理方法，進一步完善檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施。目前比較常用的安全保護措施為防火墻技術，在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡之間形成一道防護墻，一方面可以避免黑客與病毒的侵襲，另一方面還能夠防止檔案信息的泄露。除此之外，檔案管理人員還要積極運用先進的安全保密技術，諸如數(shù)字證書、數(shù)字簽名以及指紋識別等。

四、檔案管理運用大數(shù)據(jù)應注意的問題

（一）明確檔案管理目標。事業(yè)單位的檔案管理人員在應用大數(shù)據(jù)技術時需要保持一個清醒的頭腦，弄清楚自己想要從大數(shù)據(jù)技術中獲得怎樣的管理效果。由于大數(shù)據(jù)中的資源太過于豐富，如果檔案管理人員并沒有制定出明確的檔案管理目標，那么就會導致檔案管理工作變得頭重腳輕，需要花費大量的時間來用于分析和處理數(shù)據(jù)信息。為此，事業(yè)單位領導也要給予檔案管理工作人員一定的幫助，在確定大數(shù)據(jù)應用標準的基礎之上制定出明確的檔案管理目標。

（二）細心發(fā)掘潛在風險。在大數(shù)據(jù)時代，對傳統(tǒng)檔案信息資源進行二次開發(fā)與利用勢必會涉及到檔案信息的泄密、丟失、篡改等問題，如果處理不當將會發(fā)展為性質(zhì)更加嚴重的隱私權侵犯與知識產(chǎn)權糾紛等案件，從而對事業(yè)單位的良好形象帶來一定的負面影響。基于此，事業(yè)單位中的檔案管理人員要合理運用大數(shù)據(jù)技術，細心發(fā)掘出存在于檔案管理信息化進程中的潛在風險，通過細化權限職責、完善法規(guī)政策以及理清工作關系等方法來有效控制潛在風險的出現(xiàn)。

[1]蘇勝民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2014(16):128-129.

[2]李濟平.事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析探討[J].計算機光盤軟件與應用,2014(19):163-164.

[3]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務,2014(12):116-119.