市政工程質量監(jiān)督檔案分類整理芻議
——以武漢市市政工程質量監(jiān)督站為例

文/武漢市市政工程質量監(jiān)督站 張俊普

市政工程質量監(jiān)督檔案分類整理芻議
——以武漢市市政工程質量監(jiān)督站為例

文/武漢市市政工程質量監(jiān)督站 張俊普

質量監(jiān)督檔案和竣工驗收備案檔案是工程質量監(jiān)督檔案的兩大部分內容，通過分析兩類檔案的內容組成，探索內部聯(lián)系，結合工作實際合理確定分類整理方法，編制方便快捷的檢索工具，實現(xiàn)工程質量監(jiān)督檔案的科學整理，便捷利用，提高檔案管理水平，取得了明顯的工作成效。

質量監(jiān)督檔案；竣工驗收備案檔案；分類整理

武漢市市政工程質量監(jiān)督站是承擔市政工程質量監(jiān)督管理和竣工驗收備案工作的事業(yè)單位，2010年順利通過檔案管理AAA級認定，成為武漢市建設領域第一家檔案管理AAA級單位。2013年、2016年，順利復查換證，確認為省特級，保持了檔案規(guī)范管理領先水平。在武漢市市政工程質量監(jiān)督站室藏檔案中，工程質量監(jiān)督檔案是其重要組成部分。

一、工程質量監(jiān)督檔案類別及內容

（一）質量監(jiān)督檔案的主要內容。包括工程質量監(jiān)督注冊登記資料、工程監(jiān)督工作方案及監(jiān)督交底資料、工程質量監(jiān)督工作記錄資料、工程質量驗收監(jiān)督記錄資料、工程質量監(jiān)督報告、工程質量事故報告及相關資料、行政執(zhí)法資料、需要保存的其他文件資料等。

（二）竣工驗收備案檔案主要內容。包括市政基礎設施工程竣工驗收備案表、工程施工許可證、工程質量評價資料、工程質量監(jiān)督報告、相關機構認可文件、工程質量保障文件、法律法規(guī)要求的其他文件資料等。

二、分類整理方法

（一）類號的確定。將工程質量監(jiān)督檔案確定為專業(yè)檔案，采用混合號碼制方式確定類號，工程質量監(jiān)督檔案確定為“Z1”，竣工驗收備案檔案確定為“Z2”。

（二）分類方法的確定。工程質量監(jiān)督檔案圍繞工程建設分階段逐步自然積累，以工程項目為中心，對象明確，實體單一，聯(lián)系密切，構成了一個有機的整體。檔案資料有明確的內容，外部界限清晰，便于歸類。基于上述特征，采取“性質—工程項目分類法”進行分類。

（三）檔案號的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設全過程，在編制檔案號時不以年度為限，直接以流水號順序排列，采取“分類號+案卷順序號”的方式編制檔案號。

（四）檔案保管期限的確定。工程質量監(jiān)督檔案是與工程質量密切相關的原始資料記錄，是工程一旦發(fā)生質量問題、出現(xiàn)投訴后進行調查處理的重要依據(jù)，是監(jiān)督機構和監(jiān)督人員履職盡責的有效憑證，依據(jù)《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎設施工程質量監(jiān)督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。

三、結合檔案實際的特殊處理

（一）兩類檔案的對應。每項工程既有一套質量監(jiān)督檔案，又有一套竣工驗收備案檔案。為照顧其相互聯(lián)系，在分類整理過程中，對兩類檔案分別確定類別號，但使用相同的案卷號。如此，通過工程名稱按照案卷號查閱到質量監(jiān)督檔案后，同一案卷號對應該工程的竣工驗收備案檔案，反之亦然。

（二）工程建設周期的對應處理。利用流水號方式順序編排案卷號，直接從檔案號中無法反映檔案的生成年度和工程建設周期。整理過程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標注質量監(jiān)督注冊登記號和竣工驗收備案號，直接反映工程的開工建設時間和驗收時間；其次是在編制檢索目錄時，在案卷號后備注對應工程的質量監(jiān)督注冊登記號和備案號，在檢索工具中實現(xiàn)一目了然。

（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗收備案手續(xù)，造成質量監(jiān)督檔案已經(jīng)形成，竣工驗收備案檔案無從整理。按照兩類檔案對應一致設置案卷號的原則，已形成的質量監(jiān)督檔案也難以編號整理。為解決上述問題，對單獨形成的質量監(jiān)督檔案，采取類別號剔除阿拉伯數(shù)字只確定為“Z”，案卷號仍以流水號方式編排的方式加以整理，集中保管時歸為臨時檔案，待對應的竣工驗收備案檔案形成后再重新編號整理。

四、相關工作體會

（一）根據(jù)檔案實際合理分類。各地工程質量監(jiān)督體制多樣，質量監(jiān)督機構承擔的工作職責也不盡相同，有的監(jiān)督站可能并不承擔工程竣工驗收備案的工作職責。在工程質量監(jiān)督檔案分類整理過程中，檔案人員應從已有的檔案資料出發(fā)，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。

（二）加強內部協(xié)同配合。在質量監(jiān)督機構中，檔案部門并不是監(jiān)督檔案的生成主體，要做好檔案管理，就要加強與一線監(jiān)督部門的協(xié)同配合，檔案人員要主動出擊，不僅把檔案管理的要求宣貫下去，更要充分掌握工程質量監(jiān)督檔案的內容構成和內在聯(lián)系，為合理分類、科學整理、便捷利用打下基礎。

工程質量監(jiān)督機構監(jiān)管任務繁重，相對于監(jiān)督執(zhí)法檢查工作，檔案工作往往是薄弱環(huán)節(jié)。在痕跡管理日益重要的今天，做好檔案管理刻不容緩。只要全體人員不斷提高檔案意識，加強協(xié)同配合，工程質量監(jiān)督機構的檔案規(guī)范管理工作必將持續(xù)走向規(guī)范，不斷提升水平。

[1]王傳宇,張斌主編.科技檔案管理學.中國人民大學出版社,2009(11):3.

[2]城市建設檔案管理規(guī)定.建設部令第90號.

[3]建設工程文件歸檔整理規(guī)范,GB/T50328-2014.

[4]房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理辦法.住建部令第2號.

[5]房屋建筑工程和市政基礎設施工程質量監(jiān)督管理規(guī)定.住建部令第5號.

[6]湖北省房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收及備案管理辦法.鄂建〔2007〕28號.