論人事檔案在人力資源管理中的效用

文/天門市水利局 柯玉蓉

論人事檔案在人力資源管理中的效用

文/天門市水利局 柯玉蓉

單位人事檔案管理作為單位人力資源管理中的一項重要內容，對于事業單位更好地進行人力資源配置，充分利用人才，建立高效的職工隊伍有著十分重要的意義。本文旨在探究人事檔案在人力資源管理中的效用，并提出加強人事檔案管理的方法。

人事檔案管理；信息化；方法

一、人事檔案管理在人力資源管理中的效用

（一）促進人力資源的優化配置。人事檔案是關于單位員工信息和資料的真實全面的記錄，通過人事檔案的查閱，可以了解到真實的員工信息和材料，包括員工的工作經歷、學歷背景等等，單位要想合理地配置人力資源，從而為每個職位找到合適的人選，做好人事檔案的管理工作是至關重要的。因此，單位應當重視人事檔案的管理工作，通過人事檔案客觀的反映和分析員工能力及情況，將人事檔案作為重要的參考信息，更加合理地進行崗位的變化和人員的流動，使單位能夠更好地利用人才，增強單位的人力資源配置效率。

（二）為單位的重要決策提供依據。在事業單位的人力資源管理工作中，人事考核、績效評估、薪酬分配是重要的工作內容，這些構成了單位重要的獎懲管理、晉升制度，是單位進行一系列人力資源管理決策的參考內容。而良好的人事檔案管理可以充分反映出員工在單位的工作表現和能力，可以幫助單位通過檔案對員工進行素質和能力的評估，從而在進行決策時有所依據，更加合理地作出決策。

（三）客觀反映單位的人力資源情況，體現單位發展潛力。當今時代，單位間的競爭關鍵在于人才的競爭，單位要想更好地發展，則需要對本公司的人力資源狀況進行全面的了解和有效的預測。人事檔案是對單位的人才情況的真實反映，通過人事檔案管理，單位可以更好地了解人才方面的優勢或欠缺，及時優化人力資源，引進所需的人才，并保證人才能為公司所用，從而增強單位的發展潛力。因此，重視人事檔案的管理工作，對于單位的人力資源管理意義重大，關系到單位的生存與發展。

二、加強人事檔案管理的方法

（一）重視單位人事檔案管理的信息化改革。事業單位人事檔案往往通過文字、圖表等形式進行記錄和保存，是真實客觀的單位員工信息記錄，是單位了解員工情況，從而正確任用人才的重要考察內容。傳統的檔案往往由紙質材料組成，不利于單位更快捷地查詢和良好地保存。單位應當充分認識到在人事檔案管理工作中采用信息化的方法、意義和重要性，完善人事檔案管理工作。另一方面，要促進人事檔案管理工作人員對信息化管理方法的認識和重視程度，保證單位從上到下都樹立起信息化管理的工作意識，優化人事檔案管理體制和方法。

（二）建立健全人事檔案管理體系。很多單位已經習慣于當前的人事檔案管理模式，對于進行人事檔案管理改革的必要性缺乏認可。很多單位將工作重心放在實體管理上，大量通過人工的方式進行檔案管理，這對于人力資源的更好利用和配置十分不利。因此，單位應當對自身人事檔案管理工作中存在的落后問題進行高度的關注和深刻的分析，改變管理制度以及操作方法中的不當之處。單位應重視對于人事檔案管理體系的完善，為單位員工建立一個數據庫，將所有員工的基本信息上傳到數據庫，可以通過工號等方式進行信息的調用和檢索，形成一套健全的人事檔案體系，為人事檔案管理工作的改進打下基礎。

（三）引入先進檔案管理信息化技術。操作快捷、簡便，適合單位發展情況的人事檔案管理技術是進行人事檔案管理工作改革不可或缺的因素。這就要求單位在技術方面加大投入，從技術方面為人事檔案管理的進一步發展提供有力的支持。首先，單位應當根據單位發展的實際情況量身定做，為相關工作人員配置適合的人事檔案管理操作系統和軟件。同時，為單位員工建立個人檔案信息平臺，通過姓名、崗位、工號等信息進行信息檢索，使單位的人事檔案管理真正向著高效、便捷的信息化方向發展。

（四）提高工作人員的素質。工作人員是進行人事檔案管理工作的重要因素，單位應當在人員方面進行適當的調整，任用一些了解先進管理技術和方法的年輕人才進行檔案管理工作，同時對于不熟悉檔案管理和計算機操作方法的工作人員進行適當的培訓，保證從事相關工作的人員有著過硬的知識和能力，能夠掌握信息化管理技術，優化崗位配置，使得人事檔案管理工作的改革之路更加順暢。

（五）提升單位人事檔案管理工作者的責任意識。人事檔案是單位的重要人事資料，對于單位合理地運用人力資源，謀求更好的發展有著十分重要的意義，在單位的績效考核及崗位任用等人力資源管理方面發揮了重要的參考價值。而單位人事檔案管理工作在當前的發展中面臨著一定的風險，尤其是計算機辦公系統廣泛應用的時代，稍有不慎則可能泄露公司的重要信息。因此，需要人事檔案管理者在自己的工作中樹立高度的責任意識和保密意識，確保人事檔案的妥善管理，對人事檔案采用密碼鎖定的方式，防止以任何形式將單位的人事檔案信息泄露給他人。

綜上所述，人事檔案管理工作對于單位人力資源管理工作有著十分重要的意義。單位應當充分認識到當前人事檔案管理工作中存在的不足之處，采用信息化的管理手段和技術，積極改進工作的制度和方法，更好地利用單位人力資源，促進單位的現代化發展。

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