縣級基層人事檔案管理中存在的問題及對策思考

文/山西省陽泉市城區公共就業和人才服務中心 王瑜萱

縣級基層人事檔案管理中存在的問題及對策思考

文/山西省陽泉市城區公共就業和人才服務中心 王瑜萱

人事檔案是人事管理工作中的重要內容，是記錄人才信息的主要信息源，與個人工資待遇及組織關系緊密掛鉤。當前縣級基層單位的檔案管理仍存在一些共性問題，本文試分析其中問題并提出相應對策。

人事檔案；縣級基層單位；分析和對策

人事檔案的全面性、真實性、動態性、機密性是它區別于其他材料的重要特征，人事檔案管理就是做好人事檔案的收集、整理、保管、鑒定和提供利用的工作。目前基層人事檔案管理中存在著許多問題亟待解決，這些問題對機關事業單位改革工作的推進極為不利，因此，解決檔案管理中所存在的問題是人事部門的頭等大事。

一、當前基層人事檔案管理所存在的問題

20世紀90年代制定的《干部檔案工作條例》仍是人事檔案工作的主要政策依據。但是隨著信息技術的快速發展，原來的方式方法已不能適應時代的要求，存在的問題日益凸顯。

（一）人事檔案千篇一律，缺乏個性。目前人事檔案注重收存員工的工作歷史資料、獎懲任免、工資等方面的有關材料，提供“硬性”資料比較多。但是檔案中收集的自傳、政治鑒定、入黨團申請、思想匯報等材料，則基本上是政治化的官方評語，千篇一律，模板化嚴重，針對個人的性格特點、工作生活等動態人事材料十分匱乏，不能客觀全面地反映一個人真實的總體情況。因此，在組織考察干部和用人單位引進人才時，人事檔案難以提供個性化的參考，更難以從檔案中看出一個人的特點、個性、能力，不利于用人單位對人才的科學引進和全面培養。

（二）年齡和重要時間節點的認定缺乏更科學的查證手段。對基層人事檔案管理人員來說，認定檔案的年齡、參加工作時間等時間節點，是一件頭疼事。特別是一些年齡較大的干部，檔案中出生年月前后不一致，陽歷、陰歷出生年月皆有；有的當事人不知道人事材料歸檔的重要性，本人深造后取得的學歷學位證書、黨團狀況、專業獲獎證書等動態材料沒有及時交給檔案管理部門；個別單位檔案管理工作不規范，一些管理人員專業知識匱乏，導致歸檔材料分類不準確，甚至檔案交轉銜接時缺失一些關鍵材料等等。而在對干部的“三齡兩歷一身份”進行認定時，缺乏科學的查證手段，僅僅能憑檔案中最早的材料來進行模糊判斷，往往使當事人“不服氣”“不認可”，經常引發矛盾。甚至有時候大家都知道這個人年齡有多大、工齡有多長，可因為檔案中缺乏有力的證據，只好繼續將錯就錯，使個人的提拔、晉級、退休、調整工資受到影響，也使組織公信力受到影響。

（三）一些基層單位對檔案管理重要性認識不足，意識淡薄。長期以來，一些基層單位對檔案管理認知存在誤區，認為“人事檔案就是儲物柜”，甚至個別領導對檔案管理工作“薄愛三分，低看一眼”，在他們眼中，檔案管理無非就是一些抄寫、保管工作，不會創造任何經濟利益，也不會產生什么社會效益，沒有認識到人事檔案是單位非常重要的人力信息資源庫。因此，在人們潛意識的指導下，一些與檔案管理的相關工作都被忽視了，硬件投入、人員配備不足，關注度、聲譽度不高。

（四）檔案管理工作的行業吸引力低，新鮮血液注入難。目前社會上對檔案管理工作特別是基層檔案管理工作也有偏見，認為干了這一行，進步空間小，將來“沒前途”，客觀上造成這項工作難以吸引更優秀的人才加入。而且很多基層單位的人事檔案管理人員多為兼任，專業不對口、人員頻繁更換，檔案錯放、歸類不清、查詢不便、調檔難辦等情況時有發生。同時，由于新鮮血液注入較少，人力資源不足，難以應對越來越繁瑣的人事檔案管理工作，從而影響了工作的質量。

二、應對基層單位檔案管理問題的一些解決措施

從上面的敘述中可以看出，基層機關事業單位檔案管理還存在諸多問題。針對上面的問題，筆者提出一些思考和建議。

（一）探索更先進的檔案數據管理辦法。如引入國外人事招聘領域中常見的性格測試手段，運用現代化的科技和科學的調查方式，對個人的性格進行測試和分析，全面地評定個人的性格特點，并體現在檔案中，為組織使用人才提供更有價值的參考資料。再比如運用大數據的分析手段，將個人的出生年月、參加工作時間等納入大數據管理中，使查詢更加方便和更具權威性。

（二）加強檔案管理的信息化建設。實行信息化管理模式，將信息技術引入到檔案管理當中，充分發揮網絡的優勢，完善管理制度，運用現代手段進行檔案的管理、調閱、更改、變動。

（三）提升檔案管理人員素質和專業水平。在招聘檔案管理人員時，要嚴格考察人才的政治、專業以及責任心等方面，把責任心強、政治敏感度高以及思想覺悟高的人才引進到檔案管理崗位上來。應多組織專題業務培訓，開拓工作人員的視野，提高其分析問題和解決問題的能力。

（四）進一步規范檔案資料收集工作。要確保人事檔案的權威性、完整性、準確性，及時處理不符合歸檔的材料，對于手續不足的材料要重新退回到材料收集部門。

三、結語

人事制度改革給檔案管理工作帶來新的挑戰，也帶來新的機遇。我們應該吐故納新，吸納國內外先進方法，有效整合，推陳出新，將基層機關事業單位人事檔案的管理引領到一個嶄新的臺階。

[1]李鳳娟,牛穎.關于機關事業單位人事檔案管理創新新思路的探討[J].黑龍江史志,2015(01):272.

[2]伍再君.淺析人事檔案管理存在的問題與對策[J].瓊州大學學報,2005(03).

[3]孫偉.淺析機關事業單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志,2014(5):107-108.