不同階段檔案工作者的特點及培養策略探析

文/福建師范大學福清分校 盧飛斌

不同階段檔案工作者的特點及培養策略探析

文/福建師范大學福清分校 盧飛斌

檔案隊伍專業化是檔案事業發展“十三五”規劃的一個重要發展目標。本文首先在分析檔案工作者新手、熟手和專家三個不同職業發展階段的概念和特點基礎上，建議應根據三個階段檔案工作者的工作特征和心理狀態，分對象有針對性地設計培養方案，從而為更有效提升檔案工作者的專業素養提供一些建議。

檔案；特點；培養策略

2016年，國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確將檔案隊伍專業化作為發展目標之一，并將健全檔案干部培養機制，建設檔案專家信息庫列為檔案事業發展的一項主要任務。在這一重要指導思想下，學術界又一次掀起了探討如何提高檔案工作者專業素養和培養檔案專家的熱潮。然而，縱觀已發表的相關文章和書籍，都忽略檔案工作者從新手到專家的長期發展過程中還存在一個熟練階段，即檔案熟手階段。檔案熟手介于檔案新手和專家之間，是一個能夠熟練處理常規檔案問題，但創新水平不高的檔案工作者。一般而言，檔案新手經過一段時間的相關工作實踐和培訓都能成為檔案熟手，但不是所有的檔案熟手都能成為檔案專家。實際上許多檔案工作者往往習慣于熟手的角色，讓專業素質停滯在這一階段，直至退休也未成為專家，這可能是當前檔案工作者專業素養不高的一個重要原因。因此，各級各類的檔案工作者培訓必須研究檔案工作者專業發展過程中最重要階段——檔案熟手，并與檔案新手和專家進行比較，明晰不同專業發展階段檔案工作者的工作狀態、心理特征，發現三者的職業差異點，從而更有針對性地為提升不同階段的檔案工作者專業水平服務。

一、檔案新手—熟手—專家的定義

在新手、熟手、專家研究最多的教師領域，連榕教授提出可以通過教齡和職稱來進行劃分，因為我國教師的水平主要還是通過職稱來體現，而職稱與教齡有密切關系。一般而言，教齡的長短是職稱評定的前提條件之一。對檔案專家的界定，2016年國家檔案局辦公室印發的《全國檔案專家選拔與培養實施方案》中指出檔案專家的選拔范圍為“在全國檔案系統、高等院校和科研機構、機關企事業單位等從事檔案工作或檔案學研究5年以上的在職優秀人才和業務骨干”；檔案專家還分為“檔案法規標準、檔案收集鑒定、檔案保管保護、檔案信息開發利用、檔案信息化建設、檔案學理論研究”6個專業領域。

綜上所述，本文也認為在6個檔案專業領域中應以檔案工齡和職稱來劃分檔案工作者新手、熟手和專家3種職業發展水平。職稱為副研究館員及以上、檔案工齡在5年以上的檔案工作者為檔案工作者專家階段；職稱為助理館員及以下、檔案工齡在0～2年稱作檔案工作者新手階段；介于兩者之間的就是檔案工作者熟手階段。

二、檔案工作者新手、熟手、專家3個階段的特點

（一）檔案工作者新手階段。在從事檔案工作的頭2年，新手階段的檔案工作者還不能夠很好地將檔案基礎知識和實際工作相聯系，對檔案專業工作的基本方法和操作技能的掌握也處于較為生疏階段。因此，他們更為關注的是檔案基礎工作能否完成，在意外界對其檔案業績的評價，希望通過檔案工作的有效完成提高他人對自身的評價。由于檔案新手還不能熟練處理解決各種檔案問題，與查檔對象的互動不夠和檔案的“冷門專業”印象，大多數處于這一階段的檔案工作者會出現檔案職業承諾（對職業的認同，并愿意為之投入時間、精力和因社會規范內化導致不愿變更職業的程度）水平不高，工作中情緒的自我調節能力不強，職業成就感缺乏；對解決相關檔案問題的前期計劃和后期效果評估也缺乏有效的反思等現象。

（二）檔案工作者熟手階段。經過新手階段的實踐，檔案工作者不僅對檔案工作的法律、法規和相關方針、政策較為熟悉，也對檔案專業基礎理論知識、基本方法、各項操作技能有了系統的掌握。相比新手，檔案熟手已經具備獨立工作能力，對檔案業務工作可以進行相關研究；形成自己的檔案工作思路，可以組織起草、實施所處單位的檔案有關規章制度，并能較有效完成檔案管理的各環節工作。一般而言，檔案熟手在解決各類檔案問題的過程中：（1）對問題的理解比檔案新手更深入，更關注問題解決的效果、問題提出者的滿意度和自己檔案專業水平的提升。（2）檔案熟手相對新手而言更隨和，能更好適應檔案工作環境，自我調節和控制能力更好，一般也能熟練掌握問題解決的相關操作程序。檔案熟手與檔案新手相似之處在于：與檔案工作的對象缺乏較有效的互動，對從檔案工作對象角度拓展檔案工作思路、優化工作流程、提高工作效率的反思水平不夠深入。

（三）檔案工作者專家階段。隨著檔案工作經驗的不斷積累，檔案工作者的關注點逐漸從工作任務的完成過渡到自我檔案專業能力的提升和檔案工作的內在價值上，尤其到了專家階段，大多數比較不在意自己的檔案工作是否成功，而能更自覺、善于對檔案工作成效進行思考。具體而言：（1）理論知識方面。某一領域的檔案專家一般已系統掌握相關的檔案理論知識，精通檔案工作制度、標準、法律、法規，對領域內的檔案學理論和前沿技術有較高的學術造詣，能幫助指導檔案工作者進行學術、業務研究或開展、主持研究領域內的檔案學術研究活動。（2）專業技能方面。檔案業務工作能力和工作經驗豐富，可以解決檔案工作中的疑難問題。與檔案熟手相比，檔案專家在從事業務工作中，大多能更好地對自己的情緒進行自我調節，能自覺通過對工作的計劃、評估、反思來改進工作成效，從而不斷提高檔案工作的效果和創新水平。此外，檔案專家工作的角度更善于站在檔案工作對象的角度來進行工作，與工作對象的關系更融洽，因此他們更容易得到工作中的反饋和認可，從而體驗到良好的工作成就感。在不斷提升的工作能力和工作成就感中，檔案專家會產生內在動機，使之對檔案工作的責任感和熱愛感不斷提高，實現了檔案工作者與所從事工作之間的良性循環。

三、不同階段檔案工作者的培養策略

檔案工作者在新手、熟手、專家三個階段的工作狀態、心理特征和培養需求都有各自的特點，因此在檔案工作者的培養中首先應區分培養對象屬于哪一階段，然后按照對象類型有針對性地給予相應的培養課程和培養手段，以促使檔案工作者隊伍的素質上一個新臺階。

（一）檔案工作者新手階段。大多數檔案新手與檔案熟手、專家相比，除了工作相關理論、技能知識的不夠、業務操作技能的不熟練和工作經驗的缺乏，他們在檔案工作的過程中還存在缺乏行之有效的工作策略，與檔案工作對象的溝通不夠順暢，情緒自我調節和控制能力也有待提升等問題，尤其是對檔案工作成果的評估和反思水平不夠。因此，對檔案新手的培養側重點應該放在檔案基礎知識和技能的掌握，檔案法律法規理念的樹立，檔案工作的使命感和重要性的認同上，從而使之盡快度過職業磨合期，能夠依法、獨立、有效地進行檔案各環節工作，獲得初步的職業成就感。當前，對檔案知識、技能和檔案法律法規的傳授線下主要采用的是直接灌輸理論知識方式；網絡培訓大多采用的也是錄制老師直接講授理論知識的方式傳播知識。這種方式可以幫助已明確了解檔案概念或術語的檔案工作者更深入了解和掌握檔案相關知識；但對原來非檔案專業剛從事檔案工作的人員而言，這種方式對他們開展實際工作的效用不大。因此，建議對檔案新手的培訓應以對檔案工作原先未接觸的人員為基準，開發用實物或案例來展示檔案相關術語、概念，用實際演示檔案各環節工作的操作程序來傳授相關檔案專業技能。檔案專業技能還可以像計算機程序教學一樣，老師演示完，學員跟著做一遍，有問題可以直接在培訓課堂上詢問教師，以實現即學即用的效果。此外，檔案新手還可以通過參觀檔案工作先進單位的具體做法、成效和參加交流座談會來提升自己的檔案專業素養。在參觀和交流中，可以讓其觀看和聽取其他單位的檔案成效和具體實際操作細節，尤其是先進單位的檔案工作具體操作細節對檔案新手而言是十分寶貴的，因為檔案新手最缺乏的就是在實踐中如何操作和應用相關檔案知識。對于檔案中不同的專業領域，必須有針對地傳授相應的工作策略，幫助檔案新手在不同的形勢中制定有效的方案，采取切合實際的方式方法實現工作任務和目標。在工作任務之后，也應通過合理的檔案工作評估模板，傳授如何進行反思和總結，以不斷拔高自身的檔案專業素養短板。從培訓單位的角度，建議可以按照不同的檔案業務領域分別做常見問題匯總小冊子，這樣有助于檔案新手規避常犯的錯誤，更快成為檔案熟手。

（二）檔案工作者熟手階段。檔案熟手相比檔案新手，雖然大都能較為系統掌握檔案的相關知識和技能，情緒管理能力有所增強，但是他們仍然對檔案工作的反思不夠有效。本文認為，反思是檔案工作者不斷完善自我和檔案工作策略與時俱進、不斷創新的基本前提條件，也是檔案工作者不斷提高檔案研究、學術造詣水平的基礎。許多檔案熟手終身停留在這一階段，而沒有向檔案專家進一步發展，就是因為缺乏自我提高的動機，對自己檔案工作中不足之處的反思總結不夠，所以其在工作中表現為滿足現狀，檔案工作水平止步不前。因此，培養檔案熟手可以將重點放在如何評估檔案工作成效，迎難而上，通過反思提升檔案專業素質，提高業務和學術研究水平，從而不斷提高檔案熟手的工作創新水平，為向檔案專家的轉化打好基礎。檔案熟手也仍然需要進行職業生涯管理，通過加強職業認同感、調動內在工作動機等手段不斷激發在工作中向上、向好的意愿，從而促使其自覺主動學習檔案新理論和新技能，檔案的工作行為和能力才可能有實質性的提高。

（三）檔案工作者專家階段。檔案專家雖然已經是高水平的檔案工作者，但是他們也仍然有不斷自我實現的需求。為了滿足這一需求，相關機構在組織檔案專家的培訓時，除了介紹、交流國內外前沿的檔案知識和技能外，還可以介紹一些與檔案有關的跨領域知識，如人工智能化、心理學、管理學等。此外，檔案專家肩負著指導檔案新手、熟手成長的任務，因此也應該熟悉教育學、教育心理學、學習心理學、職業生涯管理等知識和技能，這樣才能更有效做好“傳幫帶”工作，提高檔案工作者隊伍的整體素質。處于不同職業發展水平的檔案工作者具有不同的工作特征和心理特點，培養三個階段檔案工作者除了在相關知識、技能上要有不同的側重點外，還應將如何與檔案工作對象（檔案形成者、歸檔者和利用者）、檔案工作的布置者和相關檔案機構進行良好溝通作為一門課程，以提高3個階段檔案工作者工作中的溝通協調能力，從而進一步提高檔案工作成效。

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