科研項目文檔一體化管理模式研究

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所 楊曉紅

科研項目文檔一體化管理模式研究

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所 楊曉紅

科研項目檔案是在科研項目研究過程中產生的、具有參考價值并歸檔保存的技術文件。本文通過對科研項目文檔管理模式的分析和探討，目的在于建立規范化的文檔一體化管理模式，提升科技檔案工作水平，積極推進科學技術研究工作的高效快速發展。

科研項目；一體化；文檔管理；模式

信息技術的高速發展推動了科研工作發展以及科研項目檔案管理模式的變革。科研項目管理對數字化條件下的協同管理、信息管理、系統安全提出了更高的要求。為了提高企業的市場競爭力，縮短產品的研發周期，實現科研項目信息資源的有效管控，企業通過建立信息集成管理平臺，統一管理產品設計、項目管控、文檔信息。本文對科技項目文檔一體化管理的研究源自科研管理能力提升的需求，具有提高科技檔案工作水平、增強企業競爭力的實踐意義。

一、科研項目文檔管理的現狀及存在的問題

在科研項目管理的各階段，由于科研項目團隊的多層次特性和科研項目類型的多樣化，產生了大量內容豐富的技術和管理文檔，有圖樣型、文字型，有紙介質、磁介質等。檔案人員在管理科研項目文檔過程中發現，按照檔案管理相關規定，由項目組成員主動歸檔時，存在收集的文檔資料不完整、項目文檔利用率較低、文檔管理滯后于項目等情況。雖然在科研項目立項之初，項目負責人就根據科技文件管理要求，編制了科研項目歸檔文件清單，但是由于缺乏有效的前端控制措施和規范的文檔管理機制，在項目研制各階段仍有部分文檔不能按時歸檔，影響了項目研究的順利進行。為了保證科研工作的順利進行，建立科研項目文檔一體化管理模式，是提升項目管理工作質量的有效措施。

二、科研項目文檔一體化管理的理論依據

科研項目檔案是在科研項目研究過程中產生的、具有參考價值并歸檔保存的技術文件。在項目管理日益標準化、精益化的背景下，科研項目文檔管理納入了項目管理范疇，并成為項目管理的重要部分。科研項目檔案不僅是項目管理過程的原始記錄，而且是科研成果申報、獲取知識產權保護不可缺少的依據。建立科研項目文檔一體管理模式，就是在分析文件生命周期的業務活動、文件特性和文件管理活動的基礎上產生的。文件生命周期理論起源于二十世紀四五十年代，美國檔案學者普利菲·C·布魯克斯提出: 應當更多地關注文件的產生和管理，檔案工作者應當成為檔案文件連續統一體的審計員，文件生命周期理論強調文件從形成到銷毀或永久保存的整體運動過程。文件管理活動與檔案形成活動之間存在緊密的聯系，文件形成活動是檔案管理活動的基礎，文檔一體化管理的對象包括處于各個生命階段的所有文件，并為文件形成者和利用者提供服務。因此，文檔一體化管理方法是建立在文件生命周期理論基礎上的，并且已在實際應用。

三、科研項目文檔一體管理模式的建立和實施

（一）確立科研項目文檔一體化管理標準、制度。制定科學規范的文檔管理標準、制度是實現科研項目文檔一體化管理的基礎。電子文件是科研信息資源的重要組成部分，為了對電子文件進行科學、有序管理，國家檔案局相繼制訂了GB/T17678《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、GB/T17679《CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試》、GB/T17825《CAD文件管理》、GB/T18894《電子文件歸檔與管理規范》等標準。根據國家標準，中國電科第三十八所制定了《電子文件歸檔管理及使用程序》《科技文件歸檔管理程序》和《科技文件編制格式要求》等企業項目文檔管理標準，明確各部門如研究部、質量部、標準化及檔案部門在項目文檔一體化管理中的職責，規范了電子文件的使用和更改要求、科技文件的格式要求等。企業標準的頒布實施，使科研項目文檔一體化管理更加嚴謹科學。

（二）建立IPD、PDM系統是實現科研項目文檔一體化管理的重要平臺。電子文件是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、硬盤、光盤等載體上，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。利用IPD、PDM對電子文件進行收集、整理、鑒定、保管和提供利用，實現科研項目文檔一體化管理，可以建立知識共享平臺，降低產品設計缺陷，縮短產品開發時間。IPD(Integrated Product Development集成產品研發)是一個先進的管理產品研發活動的體系，可以為客戶提供科學的管理方式。PDM（Product Data Management產品數據管理）是以軟件技術為基礎，以產品為核心，實現對產品相關的數據、過程、資源一體化管理的技術。IPD和PDM將手工管理電子文檔轉變為用計算機管理，利用軟件對項目管理、文檔管理、產品信息管理、技術信息管理、圖像管理的集中管控，在企業內部全方位實現知識共享。隨著IPD、PDM系統功能的不斷改進，中國電科第三十八所的科技人員對電子簽名、數據集成、項目信息統計功能進行逐步完善，信息資源管理人員跟蹤管理，對相關信息資源管理制度適時進行調整補充，信息資源的集成管理促進了科研項目管理水平的提升。

（三）檔案部門集中統一管理科研項目信息資源。在科研項目研發過程中，形成了大量不同類型的文檔。對科研項目文檔實行集中統一管理，有利于項目文檔信息資源的收集、整理、利用工作。按照《科學技術檔案工作條例》的基本要求，科研項目文檔管理是科技檔案工作的一項重要內容，由檔案部門集中統一管理科研項目文檔信息，建立健全科研項目檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用工作，從而實現科研項目檔案科學規范管理。

（四）實行科研項目文檔主管負責制。在項目立項階段，項目組成員的任命中包括檔案主管，檔案主管負責對項目文檔的形成、積累、整理、利用過程進行指導、監督、檢查，對項目文檔實行全過程管控。在項目研發過程中，中國電科第三十八所科研人員按照各階段歸檔范圍要求形成各類文檔，利用PDM系統，形成者可以及時整理電子文件、審簽歸檔，檔案主管協助、指導項目組成員按時完成各類文檔的歸檔工作，按照項目不同階段檢查歸檔文件的完整性、規范性，為項目階段考核提供必要的參考依據，檔案人員根據項目管理程序及檔案管理原則、方法，擬制檔案管理網絡圖，明確各類人員的職責權限。

（五）明確項目組成員的文件歸檔職責。科技人員根據項目管理工作計劃，制定項目各階段文件資料形成歸檔計劃。為了確保有保存價值的電子文件真實可靠，同時又可保存，在電子文件生命周期的設計階段，由研發人員按照《科技文件歸檔管理程序》（企業標準）確定“科技文件歸檔計劃表”，通過這個文件來確定明確歸檔范圍、歸檔時間、簽署要求，并在電子文件形成和使用階段采取計劃定期考核、質量跟蹤管理等措施，檢查落實歸檔計劃。計劃部門在下達項目科研計劃的同時，下達科研項目文件形成歸檔計劃，通過PDM系統、檔案管理系統提供的文件信息，按計劃節點對項目組成員形成的文件進行檢查考核，通過召開項目例會及時通報工作進展，實時跟蹤管理項目研發過程。

（六）嚴格控制科研項目文檔質量。控制歸檔文件的質量就是對文件進行有效的系統化管理，對文件管理過程和文件系統的記錄應該強調法律、機構和技術三方面的要求。歸檔電子文件進行歸檔時，根據GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》《科技文件編制格式要求》（企業標準），首先審查的內容是格式是否符合相關的國家和企業標準，如果不符合，擬制者將被要求提交修改，符合歸檔要求的電子文件下載打印紙質文件，利用元數據完整記錄保存電子文件的形成過程、技術措施和管理過程，保存經過元數據完整封裝的電子文件，以保障電子文件的真實性。

四、結語

電子文件在進行歸檔時，需要對歸檔的電子文歸檔條件進行檢測，歸檔檢測內容有很多，主要包括以下內容：軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染、硬件環境的有效性等。

基于PDM、IPD系統的科研項目文檔一體化管理是為了更好地開發利用技術信息資源，PDM、IPD的應用帶來了項目信息資源管理方式的變革，面對數字信息資源及其管理所帶來的機遇和挑戰，我們要拓寬視野，轉變觀念，不斷探求適應新技術發展的項目信息管理方式，才能贏得信息管理工作發展的主動權。