加強企業檔案工作對企業建設的價值研究

文/浙江省送變電工程公司 鐘海芹

加強企業檔案工作對企業建設的價值研究

文/浙江省送變電工程公司 鐘海芹

加強企業檔案工作，不僅能夠逐步規范企業管理，且能夠為企業生產經營提供借鑒。本文從企業檔案工作入手，分析企業檔案工作對企業建設的決策、增值及培訓等價值，并提出完善企業檔案工作的有關建議。

企業檔案；企業建設；價值

21世紀，人類社會正式進入到信息時代，現在信息技術發展對檔案管理構成了深遠影響。檔案現代化管理，具有網絡化、信息化及智能化特點，能夠顯著提高檔案管理的有效性，且能夠實現共享。全新的檔案管理模式為企業建設帶來了更多發展契機，如何抓住檔案管理改革，加快企業建設進程受到了企業廣泛關注。

一、企業檔案工作概述

檔案管理，主要是指基于企業發展為原則，制定統一管理方式，最大限度維護企業檔案安全與完整。該項工作，能夠為企業發展規劃提供指導，且能夠記錄企業發展歷程，對于企業戰略決策具有指導意義。在網絡、信息技術的影響下，檔案管理也呈現出全新的特點，如網絡化、信息化等，已經完全擺脫了以往形式化管理，朝著資源挖掘等縱向方向發展。

二、檔案工作對企業建設價值分析

（一）決策價值。企業發展離不開戰略決策的制定，而戰略決策的制定以綜合信息為基礎。新時期下，檔案管理工作不僅要以文字形式實現對企業資源的優化配置，還要融合圖片、音頻等多種形式，豐富檔案內容。通過對現有資源的梳理，能夠進一步挖掘其中價值，為企業戰略的制定提供科學依據。特別是檔案網絡化趨勢下，數據挖掘、比較等應用更為廣泛，且準確性、快速性都顯著提升，從而提高分析結果實用價值，能夠為管理者提供參考。科學的決策無外乎從檔案資源中獲得，企業通過對信息資源的積累、掌握等，能夠判斷企業內外部情況，對信息進行整理和分析，能夠切實制定出符合企業現實需求的規劃。

（二）增值價值。知識經濟時代下，知識資本成為一項重要資本。技術資料、專利權及商業秘密等作為檔案的一部分，成為企業的重點保護對象。通過高效的檔案管理，能夠保障各類資源安全，從某種意義上來說，能夠促使企業增值。誠然，安全的資源管理，能夠推動資源搜索等工作進一步深入，挖掘企業發展潛能，實現對現有資源的優化配置，從而為企業創造更高的經濟效益。新興檔案管理理念，建立在規范檔案基礎之上，在高效數據清理等多項環節下，完成信息生產、處理與傳遞，從根本上改變以往事后管理弊端，實現信息資源實時管理，為企業業務發展提供應有的支持。

（三）文化價值。企業檔案為企業文化建設提供了大量歷史文獻，是企業文化建設的參考依據，能夠有效發揮教育作用。檔案管理作為企業文化的一部分，其文化價值具體表現在，檔案客體對主體的需求與滿足程度。一般來說，受到諸多因素的影響，檔案價值大小也會有所差別，且價值鑒定具有主觀性，要充分考慮企業建設，使其能夠在多方面表現出積極價值，進一步豐富檔案價值內涵。

（四）培訓價值。檔案是教育資源的具體表現形式之一，其真實性、原始性等特點，決定了其具有較強的感染力，將其納入培訓內容當中，能夠起到事半功倍的培訓效果。特別是企業現代化理念下，促進檔案管理工作朝著制度化、流程化方向轉變，對企業制度建設具有重要意義。因此加強檔案管理，能夠從中汲取優秀的成果，為企業建設與發展提供優質服務。

（五）其他價值。除了上述價值外，從作用性質上來看，企業檔案具體分為情報與參考兩項價值。前者由技術、經濟情報構成，如企業技術、生產及設備檔案等，加強對此類信息資源的挖掘，對企業生存和發展產生了極大的促進作用。對于后者，檔案中記載了企業自成立以來各類生產活動情況、成果等，從自然資源、生產手段等各類信息，非常詳盡，可以為企業科研等工作的開展提供依據。除此之外，企業在發展中，一旦遇到產品假冒等知識產權糾紛時，可以從檔案中提取有力證據，確保自身知識產權安全。

三、加強企業檔案工作促進企業建設措施

（一）強化全員檔案意識。針對檔案信息資源的運用，企業要樹立品牌意識，打造外部社會形象，以此來增加檔案資源附加值，豐富企業檔案內容。加強企業檔案管理，強化全員檔案意識至關重要。在實踐中，企業要建立分層機構，配備專門管理人員，以此來建設管理網絡，將管理責任落到實處。同時，還要加強對管理人員的定期考核，針對不同時期的檔案予以針對性管理，確保檔案完整、準確。

（二）提升人員業務水平。檔案管理人員是檔案工作的核心，其綜合素質、業務能力高低直接決定了企業建設情況。因此針對檔案技術人員，企業要組織他們深入學習，及時了解和掌握先進技術，并引入企業檔案管理工作當中，或者到高校、集團企業參觀，不斷提高技術水平。針對管理人員，在培訓中，要側重對人員理論知識、管理技能的傳授，并設置合理的晉升平臺，盡快完善人才進出、績效考核等一體化機制，重視檔案管理工作。還要積極引入市場競爭理念，以此來鞭策員工，引導員工能夠在工作中發揮創新、能動意識，為檔案管理工作現代化改革貢獻力量，另外，還要注重對員工進行職業道德教育，避免個別員工為了一己私利而破壞檔案安全，從而推動企業建設朝著良好的方向發展。

（三）完善檔案管理制度。依法治國趨勢下，企業也要積極引入這一思想，根據自身實際情況，制定并完善檔案管理制度，明確檔案形成、收集等各個環節，為實踐工作提供切實可行的制度依據，以此避免人為因素的過度干涉。同時，企業還要引導管理人員樹立服務意識，認識到本職工作的重要性，保證檔案真實、完整，使得檔案管理能夠以動態形式發展，增強檔案資料的服務價值，為企業建設保駕護航。制定嚴格的責任追究制度，并針對可能發生的緊急情況制定應急預案，確保檔案安全。信息時代下，企業要對檔案信息進行全數字化管理，實施新型管理模式，為企業與國際市場銜接做好充分的準確，在管理中，利用計算機檢索等功能，能夠實現對檔案信息的接收、存儲，提高工作針對性。

（四）優化檔案編制。現代社會背景下，企業要盡可能優化檔案編制，加強對優質資料的收集。企業要立足于可持續發展理念，采取科學手段對企業文化等各類資料進行編制，規范檔案內容，以此來展現企業的成績，同時從中發現不足之處，予以完善。企業檔案管理，要將文書、會計及業務等各類檔案共同交給檔案室進行統一管理，既能夠確保檔案資料安全，且能夠確保檔案信息共享。另外，企業檔案信息呈現形式多元，如文書、科技及產品等，真實地記錄了企業發展全過程。因此企業要加大對檔案資源的利用率，通過職工培訓、廣告宣傳等途徑，不斷創新檔案利用形式，為企業提供現代化檔案服務。

（五）創新服務模式。企業之間競爭愈發激烈，對檔案工作提出了更高要求。因此檔案管理者要及時更新陳舊觀念，樹立創新意識轉變檔案管理模式，最大限度發揮檔案價值。具體來說，要方便利用，企業檔案要編制專題目錄、索引等，使檔案能夠得到一體化利用。同時，以網絡平臺為基礎，建立檔案信息網站，拓展檔案資料利用新渠道。不僅如此，還要提高人員翻閱率，針對其中重要價值的檔案，以多種形式進行保存，確保檔案資料安全。

四、結論

根據上文所述，傳統時代，檔案管理主要是簡單的資料收集，沒有體現出其重要價值；新時期，現代技術的應用，使得檔案管理朝著現代化、信息化方向轉變和發展。檔案管理發生了本質變化，由最初的單一、滯后的服務轉變為前端核心活動，為企業生產經營、文化建設及培訓等工作提供了更多支持，不斷提高企業綜合競爭力。同時，還要加強對檔案編制的優化、完善檔案管理制度，創新服務模式，推動企業檔案工作朝著規范、標準及信息方向轉變，從而促進企業建設長足發展。

[1]蔡躍江,楊丹.高校人力資源檔案管理的作用績效、動力來源與建設策略[J].檔案學研究,2012(02):39-42.

[2]王彩虹.論城市軌道交通企業檔案管理制度建設及運用——以廣州地鐵集團有限公司為例[J].檔案學研究,2016(05):67-70.

[3]厲會子.淺談檔案管理對企業文化建設的作用[A].檔案管理與利用——方法技術實踐[C],2013(5).