關于如何提高城建檔案質量的思考

文/湖北省宜昌市城市建設檔案館 李喻曉

關于如何提高城建檔案質量的思考

文/湖北省宜昌市城市建設檔案館 李喻曉

精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關鍵。作為一名城建檔案工作的管理人員，在進行建設工程檔案業務指導時，正確處理好指導的對象、指導的方法、指導的時間，是形成準確的、高質量的城建檔案的必備條件。

業務指導；利用

作為一名城建檔案館業務指導員，去建設工地指導工程檔案建檔時，正確處理好指導的對象、指導的方法、指導的時間，是形成準確的高質量的城建檔案的必備條件。精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關鍵。建設工程檔案涉及單位很多，一個工程會產生多家建設工程檔案，只有準確地指導，才會形成正確的檔案。

以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設單位、施工單位、監理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內容與要求，指導他們正確地形成檔案。

一、工程開工時業務交底內容

（一）宣傳相關規定和要求。宣傳《建設工程質量管理條例》（國務院令第279號）《城市建設檔案管理規定》（建設部令第90號）《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設部令第136號）、《建設工程文件歸檔整理規范》以及省、市有關城建檔案管理的文件，落實參建單位應承擔的責任和要求，增強各參建單位的城建檔案法律意識，提示參建單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。

（二）建設單位應交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設單位應交資料目錄，講解具體內容與要求，了解已經辦了哪些手續，產生了哪些資料，告之保存方法等等。

（三）告之施工單位及監理單位收集資料中應注意的事項。內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程，工程檔案的內容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況，告訴他們除完善質監要求外，城建檔案部門也有特定的要求，只有把質監要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。

二、工程施工過程中的業務指導

在工程建設過程中，項目責任人不定期到施工現場進行業務指導，了解資料收集情況，特別是工程分部驗收合格后，施工單位要和城建檔案館項目負責人聯系，對分部驗收資料進行審核。業務指導主要是督促檢查為主，內容如下：一是檢查質評資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。二是原材料合格證及復試報告是否齊全。三是施工驗評資料監理簽章手續是否完備。四是設計變更要注意收集及時標注。五是監理月報的內容填寫要真實齊全，是否與形成資料一致，監理指令通知單有無及時回復到位。六是工程資料是否與工程實體同步進行等等。

三、工程竣工后的檔案接收

在檔案接收方面，我們應充分利用建設行政程序把關，建立建設工程檔案預驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。建設工程竣工驗收后一定要進行工程檔案專項驗收，檔案合格后，一定要對工程檔案進行移交，驗收并移交后，發放認可文件，才能進行備案許可，工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施，把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序，使檔案歸集不再虛弱，做到了應收盡收，將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合，拓展了歸檔渠道。

城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內容涉及城市規劃、建設和管理方方面面。一般來說，建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高；而非建設系統建設工程檔案種類多，數量大，收集矛盾多，難度大。這就要運用行政、經濟、法律等手段，突出重點、以點帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。

（一）城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通，采取有力措施，加強地下管線檔案接收，開展地下管線檔案信息的綜合動態管理。

（二）開發區的檔案。開發區城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則，依法加強對開發區城建檔案工作的監督、檢查和指導，定期接收城建檔案。

四、工程檔案進館后的檔案利用

高質量的城建檔案進館后，就要進行充分的利用。要變被動為主動，開發檔案利用市場，提高檔案利用率。

（一）加強宣傳力度，引導市場需求。利用市場經濟宣傳手段，結合檔案利用工作特點，采取多種渠道，積極、主動地開展檔案宣傳工作，徹底走出“被遺忘的角落”，重樹檔案館形象，提高社會地位和影響力，并向社會展示館藏魅力，力求喚起社會對檔案利用的重視及自覺性，從而變“等客上門”為“引客上門”。宣傳形式有：發揮大眾傳播媒介（如網絡、報紙、電視、雜志等）廣泛性的宣傳效果；通過用戶之間的“口碑”方式進行宣傳，即把服務形象、館藏內容、查閱手續等通過“大家告訴大家”的方式進行宣傳；適時宣傳，即利用各種重大事件或重大活動等契機，搞一些宣傳活動，以提高社會的重視和影響。

（二）強化需求分析，滿足用戶需求。1.加強檔案利用情況統計分析，即對某一時期檔案利用側重點做出判斷，區分出哪類檔案利用率高，哪類檔案利用率低。對利用頻率高的檔案要及時開發檔案信息資源，不斷完善各種檢索工具，為用戶提供查閱捷徑。2.加強用戶跟蹤調研，及時搜集檔案利用信息反饋，聽取用戶意見和要求，彌補工作中的不足，更好地為用戶服務。

（三）完善軟硬設施，提供優質服務。1.提高檔案人員的思想素質和業務素質，只有具有較高的思想政治上的修養和對業務知識了如指掌，才能真誠地、耐心地、主動地為用戶提供服務，才能詳細、明確地解答用戶提出的疑難問題。2.充分利用現代化科技設備和手段，建立檔案網絡信息，方便各地用戶隨時對檔案目錄、數據進行查詢，消除時間、區域限制，實現資源共享。

總之，開發檔案信息資源，服務社會經濟的發展，是歷史賦予檔案工作的神圣使命，增強檔案信息的時效性又是檔案信息資源得以充分利用的關鍵。另外，檔案利用工作還需要從觀念轉變到加強自我宣傳；從豐富館藏到提高服務水平；從改善檔案利用的環境條件到軟硬件的大量投入，只有這樣，檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。

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