新時期加強企業船舶產品檔案管理的策略探討

文/渤海造船廠集團有限公司 關華

新時期加強企業船舶產品檔案管理的策略探討

文/渤海造船廠集團有限公司 關華

當前國內很多企業在思想上還存在著忽視船舶產品檔案管理工作的情況，未安排專職檔案管理人員，各項基礎設施不完善，未將檔案管理制度落到實處，給船舶產品檔案的利用帶來了不利影響。基于此，本文將簡述新時期加強企業船舶產品檔案管理的意義，并分析了船舶產品檔案管理中存在的問題，最后有針對性提出了解決的對策。

新時期；企業船舶產品；檔案管理

新時期，很多企業開始提高了對船舶產品檔案的重視程度，也設立了專門的檔案管理部門，安排專業檔案管理人員。不過從實際工作情況來看，檔案管理人員素質與能力還未能達到規定要求，導致在船舶產品檔案管理中出現了很多問題，如珍貴的檔案資料收集、整理不及時，信息化管理水平不高等，為船舶產品檔案的利用帶來了不利影響。在信息時代背景下，企業應該在思想上引起高度重視，增強資金投入力度，為船舶產品檔案管理工作創造更好的條件。

一、加強企業船舶產品檔案管理的意義

企業船舶產品檔案主要指在生產、經營和管理活動中形成的檔案，包括研制、設計、建造、試驗、鑒定、驗收、修理等方面的資料，以文字、圖表和聲像等方式進行存儲，具備極高的參考與利用價值，能夠將企業各項經濟活動如實反映出來，對企業今后的發展有很大的促進作用。在新時期背景下，企業要切實加強船舶產品檔案管理工作，盡快轉變檔案管理理念，不斷創新檔案管理方法，提升檔案管理的效率，為今后的利用奠定良好的基礎。只有這樣才能真正將船舶產品的價值體現出來，讓企業未來經營活動有可靠參考依據，能夠在市場經濟中不斷增強自身的競爭力。

二、企業船舶產品檔案管理存在的問題

（一）思想上缺乏足夠重視。很多企業對船舶產品檔案管理工作認識存在偏差，沒有意識到這項工作的重要性，在實際工作中也未落到實處，不能發揮出船舶產品檔案應有的價值。第一，只為應付企業檔案驗收。對于企業船舶產品檔案管理工作而言，只有在檔案驗收的時候才會引起重視，在短時間內集中開展工作，并獲得一定效果。不過在驗收結束后，就忽視了檔案管理工作，缺乏長期性與連續性。第二，一些領導在檔案綜合管理上參與度不夠，沒有真正意識到船舶產品檔案對促進企業發展的作用，導致這項工作有領導無計劃，雖然布置有任務，卻沒有真正落到實處。

（二）船舶產品檔案管理制度不完善。現階段企業船舶產品檔案管理工作上還有很多不規范的地方，第一，未將檔案歸檔制度落到實處，歸檔的范圍與要求不明確。根據船舶產品檔案范圍與要求，相關文件、圖紙等紙質材料要保證完整性、準確性和系統性，要有清楚的線條與字跡，簽署要完備，能夠滿足長久保存的規定。不過從實際收集情況來看，制度如同虛設，很多有價值的船舶產品檔案收集不完整，整理也不及時。因為船舶產品產生的文件、圖紙等資料較多，相關設計人員也很多，一份圖紙從開始設計到完工出圖，需要圖紙設計、校對、審核和審定人員參與，簽署不能做到完備。圖紙進入施工現場以后，通常影響因素眾多，會遇到臨時更改圖紙的情況，但是這些更改過的圖紙歸檔不及時，從而影響了圖紙的準確性。對此需要企業盡快完善制度，對相關工作環節進行規范。

（三）未及時做好船舶產品檔案收集、整理工作。因為很多檔案管理人員對船舶產品檔案收集工作不重視，沒有及時做好相關文件材料的收集工作，從而導致很多重要文件資料出現損壞或丟失的問題。第一，缺乏規范的船舶產品檔案管理流程，各種文件資料隨意擺放，比較混亂，歸檔不及時。第二，缺乏科學的歸檔模式，需要存檔的資料數量較大，電子檔案收集、歸檔意識不強。第三，船舶產品檔案連續性與完整性不好，缺乏完整的文件資料，一些文件資料存在著斷章缺頁的情況。第四，船舶產品可靠性不強。檔案管理部門為了應付上級檢查，一般模擬前幾年數據進行評估，造成檔案文件歷史性和真實性受到影響。

（四）船舶產品檔案管理信息化水平不高。企業領導還存在著忽視船舶產品檔案的情況，未真正意識到這項工作的重要性，在上面投入的資金也十分有限。從實際情況來看，一些船舶制造企業規模不大，在檔案管理中主要采取資料管理方式或只進行了最基本的微機錄入，通過Excel表格形式來管理，手段不夠先進，為檔案開發與利用帶來了不利影響。而對于規模較大的船舶制造企業而言，雖然應用了專業的檔案管理系統，不過隨著網絡的快速發展，造船規模日益擴大，已經不能滿足當前船舶產品檔案管理信息化發展要求。

（五）缺乏高素質檔案管理人員。通常企業檔案管理人員待遇不高，船舶企業也一樣，人員流動比較頻繁，從而導致檔案管理人員專業知識與崗位技能存在很大差異。從現階段企業船舶產品檔案管理工作實際情況來看，很多檔案管理人員身兼數職或者是“半路出家”，未掌握足夠的專業檔案管理知識，普遍存在著學歷較低、年齡偏大等情況。此外，很多檔案管理人員缺乏歷史學、哲學、圖書館學、邏輯學、目錄學、情報信息學等與檔案專業相關的知識，也未掌握船舶專業知識、外語知識和計算機知識，這樣很難真正勝任船舶產品檔案管理工作的需求。

三、加強企業船舶產品檔案管理的對策

（一）做好檔案宣傳工作，提高重視程度。企業要重視加強船舶產品檔案管理工作，為今后的利用提供方便，這不僅需要檔案管理人員做好本職工作，還需要企業全體員工參與進來，確保船舶產品檔案管理工作能夠順利開展。尤其是要生產、設計等部門員工參與進來，提高其檔案意識，這樣船舶產品檔案收集才能完整，避免出現遺漏、丟失和損壞的問題，讓檔案有更高利用率，促進企業效益不斷增加。對此，企業需要做好宣傳工作，讓全體員工都意識到船舶產品檔案的重要性。第一，增強宣傳內容的說服力。企業要大力宣傳檔案法律法規及各項檔案規章制度，促使他們將其履行到位。而各項檔案規章制度是結合企業實際情況制定的，通過將其落到實處，能夠為檔案管理工作提供更好的指導。第二，做好檔案利用實例宣傳工作。也就是要加工提供利用的事例，形成生動、鮮活的檔案，體現出在企業生產經營與管理中的價值與作用，讓人們產生深刻的印象，能夠讓員工對船舶產品檔案有一個全新的認識。第三，企業要利用船舶產品檔案收集與提供利用的宣傳契機。對于檔案收集與提供利用而言，和圖紙設計部門設計人員有著密切的關系，對此檔案宣傳工作要利用這些有利時機，做好宣傳工作。在收集船舶產品檔案之前，要以文件、會議等形式，對檔案管理工作的重要性、相關法規制度和注意事項等進行宣傳，確保能夠為實際工作提供指導，能夠在實踐中得到充分應用。而在提供利用的環節上，在為檔案利用者提供服務的基礎上，有針對性開展宣傳工作，增強他們的感受，今后才能給予檔案管理工作更多的支持。

（二）健全船舶產品檔案管理制度。船舶產品檔案涉及內容眾多，事項比較復雜，是一項嚴謹的工作，在開展船舶產品檔案管理工作的時候，需要嚴格落實各項規章制度。對此，企業要結合自身實際情況，建立完善的船舶產品檔案管理制度，主要包括檔案的收集、鑒別歸檔、保密保管、查閱等管理制度，這樣檔案管理人員在開展工作的時候，才能真正有章可循、有法可依。檔案管理人員要提高自己的責任心，在細節處做好船舶產品檔案管理工作，落實相關規章制度，讓檔案管理工作更加科學化與制度化，為今后檔案的利用提供便利。

（三）加強船舶產品檔案收集、整理工作。在企業船舶產品檔案管理工作中，需要重點做好檔案的收集與整理工作，保證檔案資料的完整性和真實性。對此，企業領導與圖紙設計部門所有涉及人員要增強檔案意識，時刻注意收集與完善檔案材料，尤其是及時收集一些高價值的檔案資料，避免出現丟失的情況，這樣企業的利益才不會受損。為提升船舶產品檔案管理工作水平，需要從以下幾方面做好檔案收集與整理工作。第一，設計部門和檔案部門領導要統一思想，盡快形成共識，明確各自的檔案歸檔范圍，要通過文件的形式進行下發，讓其有更強的約束力。為將歸檔范圍明確下來，需要從企業自身實際情況出發，需要將可能形成的檔案詳細列舉出來，讓歸檔范圍更加全面，同時按照工作中出現的問題，及時修改與補充，不斷進行完善。第二，檔案管理人員要主動和生產技術人員加強聯系，及時掌握企業各項生產活動的具體情況，確保第一時間收集產生的高價值檔案資料。第三，不斷對檔案收集網絡進行完善，督促各方人員主動收集、整理與自己業務相關的檔案資料，提升船舶產品檔案收集的齊全性，經整理后盡快妥善保存。

（四）提升船舶產品檔案信息化管理水平。當前船舶制造企業高度重視檔案信息化工作，通過提升檔案管理信息化水平，讓檔案信息資源得到共享，為利用提供方便。為有效共享檔案信息資源，需要將傳統介質檔案轉變為電子檔案，可以通過數據壓縮技術、高速掃描技術等，把紙質文件、聲像文件等傳統介質圖紙和文件數字化。現在一些規模較大的船舶制作企業出圖方式主要以企業設計軟件電腦出圖為主，這些都是珍貴的電子檔案，在施工現場臨時更改信息以后，需要及時在電子圖上更新，在圖紙收集過程中把好關，提升電子文檔的準確性。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質。企業要重視人力資源建設工作，提升檔案管理人員的綜合素質與專業技能，為船舶產品檔案管理工作奠定良好的人才基礎。在進入信息時代以后，科學技術被應用到社會各個層面，企業也要引起重視，定期開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們學習到先進的信息技術知識，這樣才能提升船舶產品檔案管理工作效率。同時企業還要培養檔案管理人員的創新精神、責任意識，督促他們加強學習，掌握更多檔案學理論知識，尤其是懂得一些專業英語知識，這是由于很多客戶是外籍人員，產品圖紙有很多的英文標識。這樣才能滿足新時期船舶產品檔案管理工作的需求，推動企業健康、長遠發展。

四、結語

總之，新時期企業要充分認識到船舶產品檔案管理工作的重要性，認清現階段檔案管理工作中存在的問題，盡快采取有效的解決措施，提升船舶產品檔案管理工作的效率，為最大限度發揮出檔案應有價值創造條件。對此，企業要做好宣傳工作，提升領導和檔案管理人員的重視程度，并建立起完善的檔案管理制度，不斷增強資金投入，將各種現代化設備配置齊全，為船舶產品檔案管理工作順利開展創造條件。同時還要做好人才培養工作，從整體上提升檔案管理人員的素質與能力，讓船舶產品檔案管理工作更加有序、規范開展。

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