人事檔案在高校的利用研究

文/湖南師范大學(xué)人事處 陳喬輝 黃順利

人事檔案在高校的利用研究

文/湖南師范大學(xué)人事處 陳喬輝 黃順利

通過人事檔案的利用，能促進高校不斷發(fā)展和進步，因此，要充分發(fā)揮人事檔案的實際作用。本文通過分析人事檔案的基本含義，具體探討在高校中的各項利用，分析人事檔案對高校的影響和利用。

人事檔案；高校；利用

人事檔案是在各種機構(gòu)以及組織中，通過進行相應(yīng)的人事管理等活動而產(chǎn)生，能夠有效反映相關(guān)人員的工作情況、表現(xiàn)和歷史記錄等，對檔案進行直接的管理和存儲，可方便在以后的工作中查找和翻閱。在社會的發(fā)展中，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，其中最核心的是人才的競爭，檔案管理是人才管理中的重點內(nèi)容，也是進行信息管理的主要方式。面對這樣的現(xiàn)象，要在高校中提高人事檔案的利用程度，通過系統(tǒng)化的管理，提高高校的綜合競爭力，通過人事檔案的應(yīng)用，促進高校變革的可持續(xù)發(fā)展。

一、人事檔案的基本概述

（一）人事檔案的含義。人事檔案屬于我國在認(rèn)識管理方面的重要組成部分，具有獨特的特點，和一個人的生活經(jīng)歷、學(xué)歷、任職資料等各方面息息相關(guān)，并且其中還包含薪資水平、勞動保障管理和結(jié)構(gòu)組織方面，都具有相應(yīng)的法律效用，是記錄一個人一生的重要資料。在我國高校，學(xué)生檔案的管理是人事檔案的重要組成因素，為大學(xué)生在以后的生活和工作中提供重要的資料依據(jù)，對工作的任用、考核等都具有重要的意義。

（二）人事檔案管理的意義。人事檔案中包含許多關(guān)于人才的信息和管理，是開展高校人事檔案的主要載體，同時也是掌握人才信息的重要方式。各個組織和機構(gòu)在進行人力資源管理中會包含相應(yīng)的獎勵措施、職位管理等各個方面的信息收集，是對職工進行考核的重要資料。人事檔案在一個人的工作中占有重要的作用，會對工作產(chǎn)生重要的影響。

（三）人事檔案的特點分析。1.人事檔案具有全面性特點。人事檔案中包含職工的相關(guān)履歷，工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷、各項考核、政治歷史、入團入黨、獎勵懲罰、職位任免等等各項材料，能夠?qū)T工的成長記錄進行全面的了解，也能夠了解思想的變化和發(fā)展。同時也對家庭情況、學(xué)習(xí)，個人生活等方面進行全面的了解。總而言之，人事檔案中包含職工的全面信息記錄，能夠完整真實地了解和掌握職工的工作學(xué)習(xí)生活情況。2.人事檔案具有現(xiàn)實性。首先在組織和機構(gòu)的單位中，人事檔案是對在職員工進行了解的重要方式，同時也能夠保證人員管理部門能夠進行正確的人才運用，有利于實現(xiàn)對人才運用的綜合管理，為薪資和升職等等提供重要的依據(jù)，也即是人事檔案能夠直接的發(fā)揮出對工作服務(wù)的現(xiàn)實性管理。3.人事檔案具有準(zhǔn)確性的特點。人事檔案中最重要的一點就是真實、準(zhǔn)確，是實現(xiàn)認(rèn)識檔案現(xiàn)實意義的重要條件，人事檔案在應(yīng)用中要保證內(nèi)容的完整性，真實性，要保證其中涉及的部分站在客觀的角度，為人才管理部門提供科學(xué)合理的決策依據(jù)。4.人事檔案具有動態(tài)性。在人事檔案建立之后，其中的內(nèi)容會根據(jù)相應(yīng)的條件發(fā)生變化，并且根據(jù)人員的各種經(jīng)歷和發(fā)展也會添加相應(yīng)變化的材料。也就是說，在進行人事檔案管理過程中要保證能夠及時、準(zhǔn)確、全面地收集各項信息，做好及時的補充工作，要不斷減少檔案和個人實際情況中存在的時間差距，在裝訂方面要采用打孔裝訂的方式，才能夠有利于及時準(zhǔn)確添加新的材料。5.人事檔案具有流動性。在人事檔案的管理中和保證和員工的管理統(tǒng)一進行，以此才能夠發(fā)揮出人事檔案的具體作用。要保證人事檔案的遷移能夠和人員的變化相符，避免出現(xiàn)檔案和人員的不符現(xiàn)象，在工作中要保證檔案跟隨人員的變動進行，在人員變動過程中要保證檔案及時轉(zhuǎn)入當(dāng)前所在部門。

二、人事檔案在高校中的各項利用

（一）人事檔案的管理有利于高校建立高水平的師資隊伍。人事檔案中包含重要的信息資源，對高校的人才管理具有重要的影響。高校面臨新時期的改革發(fā)展目標(biāo)，要不斷提高對人事檔案管理的認(rèn)識，不斷提高教師教學(xué)質(zhì)量和水平。高校對教師進行質(zhì)量管理的重要依據(jù)則來自于人事檔案管理，通過人事檔案的記錄要為學(xué)校選用高質(zhì)量高素養(yǎng)的教師，不斷提高教師隊伍的質(zhì)量。在人事檔案中有關(guān)于教師的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，工作經(jīng)歷，對其整個工作學(xué)習(xí)的過程進行準(zhǔn)確的記錄，能夠真實反映出當(dāng)前教師的綜合素質(zhì)水平。為人力資源管理部門任用教師提供科學(xué)的選擇依據(jù)，不斷提高高校的發(fā)展水平和質(zhì)量。

（二）人事檔案有利于為學(xué)校的科研工作選拔正確的人才。在高校的發(fā)展中，科研工作的成果具有主要的作用，能夠充分體現(xiàn)出高校的水平。

（三）人事檔案有利于高校開展正確的人力資源工作。在高校開展各項職業(yè)評選、選拔干部等過程中，人事檔案能夠發(fā)揮出充分的輔助作用，在進行人力資源管理中要公開、公平地選拔人才，利用人事檔案上相關(guān)的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，做出正確的判斷和選擇。在干部檔案中包含個人的經(jīng)歷、思想政治水平、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等全方面的資料，有利于從各個方面來掌握干部的相關(guān)信息，是選拔干部的關(guān)鍵因素。

三、總結(jié)

綜上所述，人事檔案的利用是目前高校管理中要重點加強的部分，具有復(fù)雜性的工作特點，要把握人事檔案的各項功能，充分利用人事檔案開展相關(guān)工作，不斷提高高校的發(fā)展水平，讓人事檔案能夠發(fā)揮出實際作用。

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